Учет себестоимости доставки для продавцов-импортеров: Руководство

Счет от вашего поставщика — это наименьшая сумма, в которую вам когда-либо обойдется ваш продукт. Все, что находится между его складом и вашей полкой, также должно быть включено в себестоимость единицы продукции.

---

Счет от вашего поставщика гласит 3,00 доллара за единицу. Вы устанавливаете цену на чугунную подставку под горячее в размере 24,95 доллара, называете это 88% маржой и увеличиваете расходы на рекламу, потому что при 88% вы можете позволить себе почти любую цену за привлечение клиента (CPA), которую предлагает аукцион.

Затем приходит счет за фрахт. Затем таможенная декларация с пошлиной. Затем счет за доставку контейнера из порта в ваш 3PL-оператор. Ни один из них не содержит надписи «подставка под горячее», поэтому они кодируются на какой-то счет расходов под названием «Фрахт» или «Доставка» и забываются. Спустя месяцы — обычно, когда меняется тариф или бухгалтер спрашивает, как вы оценили свои запасы — вы впервые правильно рассчитываете и обнаруживаете, что подставка под горячее никогда не стоила 3,00 доллара. Ее себестоимость доставки составила 4,98 доллара. Ваша 88% маржа составляла 80%, а на самый тяжелый SKU она никогда не была близка.

Если у вас был такой момент — переоценка всего после обнаружения того, что ваша колонка «себестоимость» на самом деле была колонкой «счет от поставщика» — эта статья предлагает решение. Она охватывает, что входит в себестоимость доставки, как распределить расходы на отгрузку по SKU, не искажая их, и метод электронной таблицы для каждой отгрузки, который действительно работает в малых масштабах.

Что на самом деле представляет собой себестоимость доставки

Себестоимость доставки — это все, что требуется для получения единицы товара, готовой к продаже, на полку вашего склада, выраженное в расчете на единицу. Для продавца-импортера это пять составляющих:

• Стоимость продукта — счет от поставщика.
• Фрахт — морской или воздушный, плюс доставка до вашего склада или 3PL-оператора.
• Пошлины и тарифы — то, что взимала таможня при оформлении.
• Страхование груза — покрытие груза во время транспортировки.
• Внутренняя обработка — сборы брокера, доставка, разгрузка контейнера, сборы за приемку у 3PL-оператора.

Сложите их для отгрузки, разумно разделите между единицами товара в ней, и вы получите себестоимость доставки на единицу — число, на котором должны основываться все расчеты маржи.

Бухгалтерское правило гласит: все капитализируется в запасы, а не списывается при поступлении. Стоимость фрахта не является операционными расходами марта; это часть стоимости этих единиц, и она отражается в балансе в составе ваших запасов до тех пор, пока единицы не будут проданы. Когда единица продается, ее полная стоимость доставки — а не только часть поставщика — переносится на себестоимость проданных товаров. Если покупка как актив с последующим списанием при продаже является для вас новой, начните с нашего руководства по себестоимости проданных товаров для продавцов Shopify — в этой статье предполагается такая модель и более подробно рассматривается слой импорта.

Ложь: «Моя себестоимость — это счет от поставщика»

Убеждение, которое порождает проблему подставок, простое: счет-фактура поставщика — это себестоимость продукта, а фрахт, пошлина и обработка — это просто накладные расходы — издержки ведения бизнеса.

Это привлекательное убеждение, потому что оно соответствует тому, как приходят счета. Только в счете-фактуре поставщика указаны артикулы и количества — поэтому только счет-фактура поставщика рассматривается как себестоимость продукта.

Но «накладные расходы» — это утверждение, что затраты не относятся ни к одному конкретному товару — а каждая из этих затрат относится. Фрахт контейнера с подставками существует из-за подставок. Если списывать его отдельно, сломаются две вещи. Ваш отчет о прибылях и убытках становится шумным: месяцы, когда прибывают контейнеры, выглядят хуже, чем они были, а последующие месяцы выглядят лучше — тот же искаженный учет времени покупки, который вызывает списание запасов при поступлении, только применяется к фрахту и пошлине вместо продукта. И ваши затраты на единицу продукции незаметно искажаются, потому что фрахт и пошлина не влияют на каждый продукт одинаково. Тяжелый, дешевый товар несет гораздо больший фрахт на доллар стоимости, чем легкий, дорогой. Рассматривайте фрахт как накладные расходы, и ваши тяжелые артикулы будут выглядеть более прибыльными, чем они есть — постоянно.

Вы не ошиблись в бухгалтерском учете. Вы кодировали счета так, как они вам представлялись. Счета просто врали о том, чем они являются.

Распределение отгрузки: по стоимости или по весу

Как только вы примете, что расходы на отгрузку относятся к ее единицам, практический вопрос заключается в том, как их разделить, когда контейнер содержит более одного артикула. Существуют две стандартные основы, и каждая из них искажает данные, если вы используете ее для неправильных расходов.

Распределение по стоимости делит затраты пропорционально доле каждого артикула в общей стоимости продукта. Это правильная основа для затрат, которые масштабируются в зависимости от того, сколько товары стоят — пошлина (которая в основном взимается как процент от стоимости), страховка и брокерские услуги. Это сильно искажает данные при применении к фрахту смешанного контейнера: фрахт — это затраты, связанные с весом и объемом, а распределение по стоимости смещает фрахт с ваших тяжелых, дешевых артикулов на ваши легкие, дорогие. Тяжелый товар — тот, для которого фактически существует фрахт — в итоге недооценивается.

Распределение по весу или объему делит затраты пропорционально килограммам или кубическим метрам — правильная основа для фрахта и физической обработки. При применении к пошлине это искажает данные в другую сторону: легкие артикулы с высокой пошлиной недооцениваются.

Практическое правило: фрахт и обработка — по весу (или объему, если ваши товары объемные, а не тяжелые), пошлина, страховка и брокерские услуги — по стоимости. Если контейнер действительно однороден — один SKU или несколько SKU одинаковой плотности и стоимости — допустимо единое разделение по стоимости, и это проще. Смешанный контейнер из тяжелых дешевых и легких дорогих товаров — это то место, где единое распределение по одному признаку незаметно переписывает вашу прибыль.

Одно замечание о строке пошлины, прежде чем мы ее используем: ставки пошлин меняются. Они зависят от тарифной классификации и страны происхождения, и в последние годы они менялись чаще и резче, чем любая другая статья расходов при ввозе. Не вписывайте процент пошлины в свою модель затрат и не забывайте о ней — берите фактическую пошлину из каждой таможенной декларации и подтверждайте текущий режим пошлин на ваши товары у вашего таможенного брокера. Ставка, которая была верной при составлении таблицы, может оказаться неверной к следующему контейнеру.

Метод электронной таблицы для каждой отгрузки

При небольших объемах — контейнер раз в месяц или два, управляемое количество SKU — себестоимость доставки не требует программного обеспечения. Она требует одной вкладки электронной таблицы на каждую отгрузку, создаваемой при поступлении документов на ввоз. Вот полный проработанный пример. Вымышленный магазин, круглые числа.

Один контейнер прибывает с тремя SKU кухонных товаров:

Товарная позиция	Единицы	Стоимость поставщика	Стоимость товара	Вес единицы	Общий вес
Чугунная подставка под горячее	2,000	$3.00	$6,000	1,8 кг	3 600 кг
Льняной фартук	1,500	$8.00	$12,000	0,3 кг	450 кг
Сервировочная доска из дуба	500	$14.00	$7,000	1,5 кг	750 кг
Итого	4,000		$25,000		4 800 кг

Другие расходы на отгрузку: 4 320 $ фрахт (морской плюс внутренний), 1 850 $ пошлина (взята построчно из таможенной декларации: 540 $ на подставки, 960 $ на фартуки, 350 $ на доски — пошлина следует собственной ставке каждого товара, поэтому используйте фактические данные по каждой строке из декларации, когда они у вас есть), и 750 $ на страховку, брокерские услуги и доставку до склада.

Распределите фрахт по весу (4 320 $ ÷ 4 800 кг = 0,90 $/кг), пошлину согласно декларации, а 750 $ — по стоимости (3% от стоимости товара):

Товарная позиция	Продукт	Фрахт	Пошлина	Страх. + обработка	Итого	Себестоимость единицы с учетом доставки
Чугунная подставка под горячее	$6,000	$3,240	$540	$180	$9,960	$4.98
Льняной фартук	$12,000	$405	$960	$360	$13,725	$9.15
Сервировочная доска из дуба	$7,000	$675	$350	$210	$8,235	$16.47
Итого	$25,000	$4,320	$1,850	$750	$31,920

Посмотрите, что сделало распределение по признаку. Себестоимость подставки под горячее на 66% выше ее цены в счете-фактуре; фартука — всего на 14%. Распределите этот фрахт по стоимости вместо этого, и подставка поглотит 0,52 $/единицу фрахта вместо 1,62 $ — занижая ее реальную стоимость более чем на доллар за единицу, по SKU, где вы меньше всего можете себе это позволить.

Бухгалтерская запись при поступлении партии: дебет Запасы 31 920 $, кредит Кредиторская задолженность (или наличные) 31 920 $ — вводится через счета поставщика, фрахта и брокера, все направлены на счет актива Запасы. Отчет о прибылях и убытках не меняется. Эти данные по единицам становятся себестоимостью доставки в вашем ежемесячном расчете себестоимости проданных товаров, и себестоимость попадает в отчет о прибылях и убытках только по мере продажи единиц.

Одно замечание о валюте для импортных товаров: если ваш поставщик выставляет вам счет в другой валюте, стоимость товара в вашей таблице — это то, что вы фактически заплатили в валюте, в которой ведется ваша бухгалтерия — сумма, списанная вашим банком, а не сумма в счете-фактуре, конвертированная по любой ставке, которую вы нашли в тот день. Ваш банк уже ответил на вопрос о конвертации; используйте его ответ.

Весь метод заключается в одной вкладке на отгрузку, четырех счетах и двадцати минутах. Единственный реальный сбой — это не делать этого — позволить контейнеру прибыть и внести фрахтовый счет в учетную запись расходов «пока что».

Когда электронной таблицы становится недостаточно

Вкладка на отгрузку удивительно долго работает. Она начинает трещать, когда рушатся лежащие в ее основе предположения: несколько контейнеров в месяц, частичные отгрузки, разделяющие один заказ на поставку по нескольким записям, сотни артикулов, комплекты и сборки, изготовленные из импортных компонентов, или запасы, распределенные по складам с разными себестоимостями доставки. В этот момент электронная таблица перестает быть методом — это работа на полставки с уровнем ошибок.

Вот когда специализированное программное обеспечение для управления запасами с модулем себестоимости доставки начинает окупаться: оно добавляет фрахт и пошлины к поступлениям по мере их возникновения, поддерживает себестоимость единицы продукции в разных местах и передает чистые данные об остатках и себестоимости проданных товаров в QuickBooks. Мы подготовили честный, без партнерских ссылок, обзор вариантов в нашем руководстве по программному обеспечению для управления запасами для Shopify и WooCommerce — включая тех, кому оно действительно еще не нужно.

Что нарушают неправильные расчеты себестоимости доставки в дальнейшем

Стоит четко понимать радиус поражения, потому что ошибки в себестоимости доставки не остаются в колонке затрат.

Ваша маржа лжет, артикул за артикулом. Каждое решение о марже вклада — какие продукты масштабировать, какие отбросить, сколько можно ставить за заказ — основано на себестоимости доставки. Занижая себестоимость тяжелого артикула, вы будете масштабировать рекламу для продукта, который тихо работает на грани рентабельности. Наше руководство по марже вклада по артикулам и каналам показывает полный расчет; себестоимость доставки является его основой, и она наследует каждую ошибку.

Ваша годовая стоимость запасов неверна. Запасы на вашем балансе оцениваются по себестоимости — себестоимости доставки. Учет единиц по цене поставщика означает занижение стоимости ваших запасов, что завышает себестоимость проданных товаров и искажает налогооблагаемый доход. Когда наступает годовая инвентаризация и оценка, разрыв проявляется именно в тот момент, когда его исправление наиболее затратно.

Ваше ценообразование основано на вымысле. Подставка для горячего за «3,00 доллара» получает цену продажи, которую подставка за 4,98 доллара не может выдержать.

Версия вас, которая знает себестоимость единицы продукции

Следующий прибывший контейнер займет двадцать минут вместо того, чтобы оставлять след из потерянных фрахтовых счетов. Каждый артикул имеет себестоимость доставки, которую вы бы защитили перед бухгалтером, валовая прибыль меняется при изменении затрат — а не при прибытии контейнеров — и изменение тарифа отображается в вашей электронной таблице на той неделе, когда оно появляется в декларации, а не во время уплаты налогов.

Себестоимость доставки — это затратная сторона вашей маржи. Другая сторона — доходы, сборы, возвраты и выплаты, поступающие из вашего магазина в QuickBooks, — это то, что LedgerPort автоматизирует, поэтому рассчитанные вами себестоимости доставки имеют чистые показатели продаж для сопоставления. LedgerPort не рассчитывает себестоимость доставки за вас; он гарантирует, что остальная часть расчетов маржи не является вымыслом. Существует бесплатный план для магазинов с объемом до 30 заказов в месяц, а платные планы начинаются от 25 долларов в месяц.

Узнайте, как LedgerPort обеспечивает честность доходов в вашей марже →

Себестоимость — это одна часть бухгалтерского учета чистой импортной операции. Чтобы охватить всю картину, от выплат до налога с продаж и инвентаризации, начните с нашего полного руководства по бухгалтерскому учету в электронной торговле.