Себестоимость проданных товаров для продавцов Shopify в QuickBooks: практическое руководство

Ваш магазин не терял деньги в марте. Ваша бухгалтерия учла контейнер с запасами так, как будто вы его сожгли.

---

Ваш отчет о прибылях и убытках за март показывает убыток в размере 19 000 долларов. Апрель показывает ваш лучший месяц за все время. Ничего в вашем магазине не изменилось между этими двумя месяцами — те же продукты, те же расходы на рекламу, примерно те же продажи. Единственное отличие в том, что в марте вы перевели поставщику деньги за контейнер товара, а в апреле — нет.

Если вы смотрели на такой месяц и тихо пришли к выводу, что вашей бухгалтерии нельзя доверять, вы столкнулись с самой распространенной ошибкой COGS, которую продавцы Shopify допускают в QuickBooks: учет закупок запасов как расходов в день, когда деньги уходят. Если вы так делаете, ваша ежемесячная прибыль перестает отслеживать ваши продажи и начинает отслеживать ваш график закупок. Большая закупка — ужасный месяц. Нет закупки — фальшиво хороший месяц. Цифры отвечают на вопрос «сколько я потратил?», когда вы спрашиваете «сколько я заработал?».

Этот пост исправляет временные рамки. Вы увидите, как на самом деле работает COGS механически, что входит в него для интернет-магазина (а что нет), и три практических способа, которыми продавцы отслеживают его в масштабах магазина — с разобранным примером месяца и проводками, которые вы можете скопировать.

Ложь: «COGS — это все, что я потратил на запасы в этом месяце»

Вот убеждение, которое приводит к схеме «убыток в марте — рекорд в апреле»: себестоимость проданных товаров — это деньги, которые вы отправили своему поставщику.

Легко придерживаться этого убеждения, потому что оно соответствует движению денежных средств. Вы потратили 19 000 долларов на продукты. Продукты — это товары. Конечно, это ваша себестоимость проданных товаров.

Но COGS — это не денежная концепция, а концепция сопоставления. Стоимость продукта должна быть учтена в том же месяце, что и выручка от его продажи. Когда вы покупаете 6000 единиц в марте и продаете их в течение пяти месяцев, в марте было потреблено не 6000 единиц стоимости. В марте было потреблено столько единиц, сколько было продано в марте.

Списав всю закупку при поступлении, вы отнесли стоимость продукта за пять месяцев на один месяц. Валовая прибыль марта выглядит как катастрофа, летние месяцы выглядят так, как будто вы продаете товар, который ничего не стоил, и ни один отдельный месяц не показывает, сколько ваш магазин на самом деле зарабатывает. Это та цифра, от которой зависит кредитор, покупатель или ваши собственные решения о ценообразовании — и ее нет в вашей бухгалтерии.

Как на самом деле работает COGS: запасы — это актив до тех пор, пока они не будут проданы

Правильная механика состоит из двух шагов, и для каждого из них в QuickBooks есть счет.

Шаг первый: когда вы покупаете товар, он поступает на счет запасов, а не на счет расходов. Вы не потеряли эти деньги. Вы обменяли наличные на товар, находящийся на складе, а товар, которым вы владеете, является активом, как и наличные. Ваш отчет о прибылях и убытках не меняется.

Шаг второй: когда единица товара продается, ее себестоимость переносится с запасов на себестоимость проданных товаров. Продажа создает одновременно две вещи: выручку (сколько заплатил покупатель) и себестоимость проданных товаров (сколько стоила вам эта единица). Оба показателя попадают в один и тот же месяц — в этом и суть. Выручка минус себестоимость проданных товаров — это ваша валовая прибыль, и теперь это реальная цифра, независимо от того, когда прибыли контейнеры.

Вот и все. Это вся модель:

Событие	Что происходит в QuickBooks
Вы покупаете товар	Запасы (актив) увеличиваются. Наличные уменьшаются. Отчет о прибылях и убытках не затрагивается.
Единица товара продается	Записывается выручка. Себестоимость этой единицы переносится с запасов на себестоимость проданных товаров.
Товар остается непроданным	Он остается в балансе как актив. Влияния на отчет о прибылях и убытках нет.

Перемещается ли товар на себестоимость проданных товаров по одной единице заказа или одной месячной партией — это вопрос метода учета, который рассматривается ниже. Но пункт назначения всегда один и тот же: себестоимость признается при продаже товара, а не при его покупке. (Если вы выбираете между непрерывным учетом себестоимости проданных товаров и периодическими партиями, это вопрос периодического или непрерывного учета — мы рассматриваем его в нашем руководстве по методам учета запасов для электронной коммерции.)

Что входит в COGS для магазина Shopify (а что нет)

Себестоимость проданных товаров должна включать все расходы, необходимые для получения готовой к продаже единицы на полку вашего склада — и ничего после этого. Для большинства продавцов Shopify это означает три составляющие:

• Стоимость продукта — сколько вы заплатили поставщику за саму единицу товара.
• Входящий фрахт — стоимость контейнера, авиаперевозки или курьерской доставки для получения товара от вашего поставщика на ваш склад или к вашему 3PL-оператору.
• Импортные пошлины и тарифы — таможенные сборы при ввозе.

Стоимость продукта плюс стоимость доставки до пункта назначения плюс пошлины, разделенная на количество единиц в партии, дает вам себестоимость единицы продукции — число, на котором основаны все расчеты себестоимости. Если вы занимаетесь импортом, правильный расчет этого показателя важнее всего в этой статье — наше руководство по учету себестоимости подробно описывает полный расчет для каждой партии.

Не менее важно то, что не входит в себестоимость проданных товаров:

• Плата за комплектацию, упаковку и выполнение заказов — то, что ваш 3PL-оператор взимает за отправку заказа, является расходом на выполнение заказа, а не расходом на товар. Это операционные расходы. (Счета от 3PL-операторов заслуживают отдельного построчного анализа — см. как на самом деле работает ценообразование 3PL-операторов.)
• Доставка клиентам — та же логика. Операционные расходы (некоторые магазины показывают их непосредственно под валовой прибылью как расходы на выполнение заказов; в любом случае, это не себестоимость проданных товаров).
• Комиссии Shopify и за обработку платежей — расходы на продажу, а не на продукт.
• Расходы на рекламу, вкладыши в упаковку, программное обеспечение — все это операционные расходы.

Эта строка важна, потому что валовая прибыль должна отвечать на один вопрос: сколько на самом деле стоит сам продукт? Если вы включите затраты на выполнение заказов и продажу в себестоимость, вы не сможете сравнить свою прибыль ни с чем — ни с другими магазинами, ни с вашей собственной историей, ни с тем, что ожидает покупатель. (А на уровень глубже валовой прибыли, маржа вклада по SKU и каналу — это показатель, который говорит вам, какие продукты на самом деле приносят деньги.) Наш шаблон плана счетов для электронной коммерции имеет предварительно нарисованные разделы себестоимости и операционных расходов, чтобы они с самого начала попадали в нужные категории.

Три способа отслеживания COGS в масштабах магазина

Знать модель — это одно. Учет COGS для 1500 заказов в месяц — это другое. На практике продавцы Shopify используют один из трех методов.

Метод 1: Ежемесячная проводка COGS

Рабочая лошадка. Раз в месяц вы рассчитываете COGS в электронной таблице и записываете его в QuickBooks как одну бухгалтерскую запись:

1. Поддерживайте себестоимость единицы товара с учетом доставки (landed cost) для каждой SKU. Одна колонка в электронной таблице для каждой SKU: стоимость поставщика + распределенные фрахтовые расходы + распределенные пошлины за единицу. Обновляйте ее, когда новая партия прибывает по другой стоимости.
2. Извлеките количество проданных единиц для каждой SKU за месяц. Отчет Shopify "Продажи по продуктам" предоставляет вам эту информацию напрямую.
3. Умножьте и суммируйте. Себестоимость с учетом доставки × количество проданных единиц, для каждой SKU, с итоговой суммой.
4. Запишите одну бухгалтерскую запись: дебет COGS, кредит Запасы, на общую сумму.

Закупки в течение месяца зачисляются на счет активов "Запасы" при вводе счетов. Месячная запись перемещает ровно то, что было продано.

Преимущества: работает при любом объеме заказов, ничего не стоит, позволяет контролировать себестоимость с учетом доставки. Недостатки: это ручная работа, она выполняется ежемесячно (нет видимости прибыли в середине месяца), и ее точность зависит от актуальности вашей электронной таблицы себестоимости с учетом доставки. Ежеквартальная инвентаризация для корректировки баланса запасов предотвращает накопление мелких ошибок.

Для большинства магазинов с объемом заказов от 200 до 5000 в месяц это честная рекомендация. Это час в месяц после создания электронной таблицы.

Метод 2: Встроенное отслеживание запасов в QuickBooks Online

QuickBooks Online Plus и Advanced могут отслеживать запасы нативно: вы устанавливаете стоимость за единицу товара, QuickBooks Online учитывает количество на складе, и каждая продажа автоматически отражает себестоимость проданных товаров (COGS) по методу FIFO.

В небольшом масштабе — несколько артикулов (SKU), скромный объем заказов — это работает. В масштабе магазина Shopify возникают три проблемы. Каждый заказ должен поступать в QuickBooks Online как детализированная транзакция с сопоставлением артикулов для автоматического отражения себестоимости проданных товаров, что означает синхронизацию каждого заказа с точным соответствием артикулов по всему вашему каталогу. Отслеживание затрат в QuickBooks Online начинается с ваших счетов на закупку, поэтому фактическая стоимость доставки учитывается только в том случае, если вы последовательно распределяете фрахт и пошлины на стоимость товаров — большинство продавцов этого не делают. А большой отслеживаемый каталог делает файл QuickBooks Online более тяжелым, а каждый неправильно сопоставленный артикул — проблемой данных.

Преимущества: COGS списывается автоматически, заказ за заказом, без ежемесячной записи. Недостатки: требует детализированной синхронизации по каждому заказу, дисциплинированного ввода себестоимости с учетом доставки по каждому счету и постоянного поддержания порядка в SKU. Разумно при ~50 SKU и умеренном объеме; становится хрупким при превышении этих показателей.

Метод 3: Специализированное программное обеспечение для управления запасами

За определенным пределом — несколько складов, комплекты и наборы, сборка, тысячи артикулов — управление запасами выходит за рамки как электронных таблиц, так и нативного отслеживания QuickBooks Online. Инструменты класса Cin7, Katana или inFlow отслеживают количество и стоимость как свою основную задачу и передают обобщенные данные о себестоимости проданных товаров и стоимости запасов в QuickBooks.

Преимущества: создано для решения проблемы; правильно обрабатывает транспортные расходы, сборки и несколько мест. Недостатки: реальная ежемесячная стоимость, реальные усилия по внедрению, еще одна синхронизация для поддержки. Правильный ответ, когда сложность управления запасами является узким местом — не раньше.

Разобранный пример месяца

Вымышленный магазин, круглые числа. Вы продаете три товарные позиции керамической посуды. В марте прибывает партия: 42 000 долларов США за товар, 4 800 долларов США за морские перевозки, 1 200 долларов США за пошлины — всего 48 000 долларов США с учетом доставки.

Когда прибывает партия (вводится через счета поставщика и фрахта):

Дебет Запасы 48 000 $ · Кредит Кредиторская задолженность / Денежные средства 48 000 $

Отчет о прибылях и убытках за март: без изменений. Ваш баланс теперь отражает товар как актив.

В течение марта вы продаете 1 620 единиц из трех товарных позиций за 51 000 долларов США дохода. В конце месяца вы извлекаете данные о проданных единицах по каждой товарной позиции из Shopify и умножаете на себестоимость с учетом доставки:

Товарная позиция	Себестоимость единицы с учетом доставки	Проданные единицы	Себестоимость проданных товаров
Кружка, 12 унций	$6.40	900	$5,760
Стакан, 16 унций	$8.10	520	$4,212
Набор кувшинов	$19.50	200	$3,900
Итого		1,620	$13,872

Запись в журнале на конец месяца:

Дебет Себестоимость проданных товаров 13 872 $ · Кредит Запасы 13 872 $

Валовая прибыль за март: 51 000 $ − 13 872 $ = 37 128 $, валовая маржа 72,8%. Оставшиеся 34 128 $ от партии остаются на балансе, ожидая, когда они станут себестоимостью проданных товаров в апреле, мае и июне по мере продажи.

Теперь проведите тот же месяц в обратном порядке — все 48 000 $ списаны при поступлении. Март показывает доход 51 000 $ против «себестоимости» 48 000 $: маржа 5,9%. Апрель, с аналогичными продажами и без покупок, показывает почти 100%. Тот же магазин, те же продукты, и два числа, которые бесполезны. В этом вся разница, которую создает время.

Где здесь сторона продаж

Каждый из вышеперечисленных методов зависит от одного и того же: точного знания того, что было продано, по артикулу, за месяц, и наличия точных данных о выручке в QuickBooks для сопоставления с вашей себестоимостью проданных товаров. Если ваши заказы Shopify поступают в QuickBooks Online как общие депозиты — или не поступают вовсе — у записи себестоимости проданных товаров нет надежного партнера, и валовая прибыль остается вымыслом, независимо от того, насколько хороша ваша таблица фактической стоимости доставки.

Эта сторона выручки — та, которую стоит автоматизировать в первую очередь, и именно ее обрабатывает LedgerPort: заказы, возвраты, сборы и выплаты, синхронизированные из Shopify в QuickBooks с товарами, сопоставленными с правильными элементами QuickBooks Online, и счетами доходов, сопоставленными там, где вы хотите. LedgerPort не рассчитывает вашу себестоимость проданных товаров — это ваша математика фактической стоимости доставки или ваш инструмент управления запасами — но он гарантирует, что выручка, с которой эти затраты сопоставляются, точна до цента, месяц за месяцем. Существует бесплатный план для магазинов с объемом до 30 заказов в месяц, а платные планы начинаются от 25 долларов в месяц.

Узнайте, как LedgerPort обеспечивает чистоту стороны доходов вашей валовой прибыли →

Та версия вас, которая доверяет отчету о прибылях и убытках

Через шесть месяцев контейнер марта приземляется, и ваша прибыль и убытки не моргнут. Валовая прибыль составит 72% в марте, 71% в апреле, 73% в мае — показатель настолько точный, что падение на два пункта заставит вас проверить фрахтовые ставки, а не сомневаться в своих записях. Когда ваш бухгалтер спросит об имеющихся запасах, это будет число из баланса, а не догадка.

Механизмы в этом посте — весь трюк: покупки на актив «Запасы», себестоимость каждой единицы товара (SKU), себестоимость, признанная в месяце продажи единицы. Выберите метод отслеживания, соответствующий вашему масштабу — ежемесячной бухгалтерской записи достаточно для большинства магазинов — и график закупок перестанет влиять на вашу прибыль и убытки. Себестоимость проданных товаров — одна из основ чистого бухгалтерского учета электронной коммерции; для полной картины начните с нашего полного руководства по бухгалтерскому учету электронной коммерции.