- 1Neden Genel Muhasebe Bir WooCommerce Mağazasını Başarısız Kılar
- 2Temiz WooCommerce Muhasebesinin Beş Yapısı
- 31. E-ticaret için oluşturulmuş bir hesap planı
- 42. Her ödeme ağacı için bir takas hesabı
- 53. Her ödeme ağacı için bir ücret gider kalemi
- 64. Bir yükümlülük hesabına satış vergisi
- 75. Gelir karşıtı olarak iadeler
- 8WooCommerce Mağazası İçin Aylık Kapanış Kontrol Listesi
- 9Otomasyon Nerede (Dürüstçe) Yer Alır
- 10Ay Sonu, Sonrası
Kayıtlarınız disiplinsiz olduğunuz için dağınık değil. Çalıştırmadığınız bir işletme için kuruldukları için dağınıklar.
Muhasebecinizin e-postası üç satır uzunluğunda: "Hızlı bir soru - 14 Mart'taki 12.318 dolarlık para yatırma işlemi nedir?"
Kırk dakika sonra cevabı bulursunuz. Dört günlük siparişleri kapsayan iki Stripe ödemesi, 402 dolarlık işlem ücretleri düşüldükten sonra, önceki haftadan 618 dolarlık bir iade düşüldükten sonra, artı 75 dolarlık bir ters ibrazdır. Stripe kontrol panosunu açtığınız, bir CSV dışa aktardığınız, bunu WooCommerce sipariş listesiyle karşılaştırdığınız ve bir not uygulamasında aritmetik yaptığınız için bunu biliyorsunuz.
Daha önce de bu durumu yaşadınız. WooCommerce muhasebeniz, ödeme ağacı CSV'leri klasörü ve muhasebecinizin diplomatik olarak sessiz kaldığı bir QuickBooks dosyasıdır. Her ay sonunda kendinize gerçek bir sistem sözü verirsiniz. Her ay sonunda mevcut sistemi yamalarsınız.
Bir sonraki ay sonu gelmeden bilinmesi gerekenler şunlardır: bu bir disiplin sorunu değil ve muhasebe becerileri sorunu da değil. Yapısal bir sorun. Kayıtlarınız genel bir küçük işletme için kurulmuştu - ve çevrimiçi bir mağaza bunlardan biri değil.
Neden Genel Muhasebe Bir WooCommerce Mağazasını Başarısız Kılar
Çoğu dağınık e-ticaret kaydının altındaki yalan şöyledir: "Muhasebe muhasebedir. Standart küçük işletme kurulumum çevrimiçi bir mağaza için uygundur."
Bu makul bir inanç. Aynı zamanda yanlıştır, çünkü beş özel, mekanik nedeni vardır. Bir danışmanlık firması veya bir kahve dükkanı asla bunlarla karşılaşmaz. Bir WooCommerce mağazası her gün hepsini yaşar.
1. Kazanılan para yatırılan para değildir. Bir danışman 1.000 dolar fatura eder ve 1.000 dolar alır. Mağazanız Salı günü 1.000 dolarlık satış yapar ve Stripe Perşembe günü 953,90 dolar yatırır - Çarşamba günkü siparişlerle birlikte. Hiçbir banka mevduatı hiçbir satış sayısına eşit olmaz. Mevduatları gelir olarak ele alırsanız, kayıtlarınız ilk günden itibaren yanlıştır.
2. Ücretler parayı görmeden düşülür. Her ödeme ağacı kendi payını kaynaktan alır ve her biri farklı bir pay alır - Stripe, PayPal ve Square farklı fiyatlandırma yapar. Mevduatları gelir olarak kaydetmek bu ücretleri ortadan kaldırır: gelir eksik beyan edilir ve gerçek bir işletme gideri kayıtlarınızda hiçbir yerde görünmez.
3. Topladığınız satış vergisi size ait değildir. Bir eyalet adına elinizde tutuyorsunuz. Gelir olarak kaydedildiğinde, gelirinizi şişirir - ve ardından gönderim, hiç de gider olmayan bir "sürpriz" gider olarak gelir. Her zaman bir yükümlülüktü.
4. İadeler gider değildir. Bir iade, maliyetiniz değil, gelirinizin tersidir. İadeleri sessizce mevduatlara dahil etmek — veya daha kötüsü, onları gider olarak kaydetmek — hem brüt satışlarınızı hem de kar marjlarınızı farklı yönlerde bozar.
5. Stok maliyetleri satın alındıkları ayda yer almaz. Mart ayında 20.000 dolarlık bir stok alımını gider olarak kaydederseniz, kar ve zarar tablonuz Mart ayını felaket gösterir ve Nisan ayını hayali gösterir. Satılan malın maliyeti, malların gerçekten satıldığı ayda yer almalıdır, yoksa kar marjı rakamlarınız hiçbir anlam ifade etmez.
Bunların her biri genel bir hesap planında görünmez. Bu yüzden yamalama asla işe yaramaz: giriş hataları yapmıyorsunuz, hesap yapılarını kaçırıyorsunuz. Çözüm daha dikkatli veri girişi değil. Beş yapı gereklidir.
Temiz WooCommerce Muhasebesinin Beş Yapısı
Bu beş şeyi QuickBooks Online'da bir kez ayarlayın, günlük işler rutin hale gelir. Bunları atlayın, her ay sonu arkeolojiye döner.
1. E-ticaret için oluşturulmuş bir hesap planı
Bu, diğer dört yapının asıldığı temeldir. En azından, gelir bölümünüz ürün satışlarını, nakliye gelirlerini ve bir iade karşı hesabını ayırır. Giderleriniz, ödeme ağ geçidi başına bir ücret satırı içerir. Yükümlülükleriniz ödenecek satış vergisini içerir. Varlıklarınız, ağ geçidi başına bir takas hesabı ve bir stok hesabı içerir.
Bunu sıfırdan tasarlamanıza gerek yok — öğleden sonra QuickBooks'e kopyalayabileceğiniz eksiksiz bir e-ticaret için hesap planı şablonu yayınladık. Önce bunu yapın. Aşağıdaki her şey bunun var olduğunu varsayar.
2. Her ödeme ağacı için bir takas hesabı
Bu, "bu mevduat nedir?" sorusunu kalıcı olarak yanıtlayan yapıdır.
Bir takas hesabı, "satış gerçekleşti" ve "para geldi" arasındaki bir bekleme alanıdır. Salı günkü 1.000 dolarlık Stripe siparişlerini kaydettiğinizde, para banka hesabınıza değil, Stripe Takas hesabına gider, çünkü henüz banka hesabınızda değildir. Stripe'ın ödemesi Perşembe günü geldiğinde, 953,90 doları takas hesabından bankaya ve 46,10 doları Stripe ücretlerine aktarırsınız. Takas hesabı sıfıra döner (veya hala transferde olan miktara tam olarak ulaşır).
Şimdi banka mutabakatı, yüzlerce siparişi değil, avuç içi kadar ödemeyi eşleştirmek anlamına gelir. Ve bir ödeme takas edilemezse, takas bakiyesi bunu işaretler — gelmesi gereken para gelmedi.
Tek bir paylaşılan hesap yerine, ağ geçidi başına bir takas hesabı. WooCommerce mağazaları tipik olarak iki veya üç ağ geçidi çalıştırır, her birinin kendi ödeme programı vardır. Bunları karıştırırsanız, çözmeye çalıştığınız bilmeceyi yeniden inşa etmiş olursunuz.
Bir senkronizasyon aracı siparişlerinizi yayınlarsa, bu yapı bir disiplin yerine bir ayarlar sayfasıdır. LedgerPort, mağazanızda aktif olan her ödeme ağ geçidini otomatik olarak algılar ve her birine kendi yapılandırma satırını verir — etkinleştirme düğmesi, o ağ geçidinin parasının indiği QuickBooks takas hesabı, QBO ödeme yöntemi ve ağ geçidi başına bir geri ödeme senkronizasyon anahtarı — yapılandırılmamış her şey için varsayılan bir takas hesabı yedek olarak bulunur. Bu bölümün size elle oluşturmanızı söylediği yapının aynısıdır; yazılım sürümü yalnızca algılanan her ağ geçidini hesabına yönlendirmenizi ister.
3. Her ödeme ağacı için bir ücret gider kalemi
Stripe Ücretleri, PayPal Ücretleri, Square Ücretleri — ayrı hesaplar, tek bir "ticari ücret" kutusu değil.
İki neden. Birincisi, doğruluk: ağ geçidi başına ücretler size aylık bir mantık kontrolü sağlar. Stripe'ın efektif oranı normalde yaklaşık %3 ise ve bu ay %4,1 ise, bir şeyler olmuş demektir — fiyatlandırma değişikliği, uluslararası kartlarda artış, itiraz ücreti — ve bunu gerçekten görürsünüz. İkincisi, kararlar: ağ geçitlerinin size gerçekte ne kadara mal olduğunu karşılaştıramazsınız, eğer maliyetler karıştırılmışsa.
4. Bir yükümlülük hesabına satış vergisi
Tahsil edilen her vergi doları, asla gelire değil, bir yükümlülük olan Satış Vergisi Ödenecek hesabına kaydedilir. Devlete ödeme yaptığınızda, ödeme yükümlülüğü azaltır. Gelir ve Gider Tablonuz buna hiçbir şekilde dokunmaz.
Getirisi huzurdur: ödeme son tarihi bir nakit akışı sürprizi olmaktan çıkar, çünkü para hiçbir zaman size ait sayılmamıştır. Satış Vergisi Ödenecek hesabındaki bakiye, her zaman kabaca tahsil ettiğinizi söylediğiniz vergi raporlarınızla eşleşmelidir. Eşleşmediğinde, beyan zamanında değil, erken bir hatayı yakalamış olursunuz.
LedgerPort'ta bu kural bir açılır menüdür: Vergiler sekmesinin Satır Kalemi Vergisi ayarı, WooCommerce vergisini seçtiğiniz bir QBO yükümlülük hesabına özel bir satır olarak kaydeder — yapı #4, her senkronize siparişte zorlanır. Aynı sekme, neredeyse kimsenin açıklamadığı bir ayrıntıyı içerir: vergi yuvarlama. WooCommerce ve QuickBooks vergiyi bağımsız olarak hesaplar ve ara sıra bir sent fark eder; bir yuvarlama ayarlama satır kalemi bu farkları emer, böylece yükümlülük hesabı, topladığınızla tam olarak eşleşir, aylık birkaç dolarlık açıklanamayan bir sapma biriktirmek yerine.
5. Gelir karşıtı olarak iadeler
Gelir bölümünüzde negatif bir bakiye taşıyan bir İadeler ve İndirimler hesabı oluşturun. Her iade oraya kaydedilir — brüt satışları olduğu gibi bırakarak net geliri azaltır.
Bu, ihtiyacınız olan iki sayıyı korur: gerçek brüt satışlar (talebi anlamak için) ve gerçek net gelir (işletmeyi anlamak için). Ayrıca iade oranınızı görünmez bir sızıntı yerine izlenebilir bir satır olarak ortaya çıkarır. %2 iade yapan bir mağaza ile %9 iade yapan bir mağaza farklı işletmelerdir ve genellikle bu mağazalardan yalnızca biri bunu bilir.
Bu beş yapı, e-ticarete özgü temeldir; etraflarındaki daha geniş alışkanlıklar için, e-ticaret muhasebesi en iyi uygulamaları rehberimiz geri kalanını kapsar.
WooCommerce Mağazası İçin Aylık Kapanış Kontrol Listesi
Yapılar yerindeyken, ay sonu yeniden yapılandırma olmaktan çıkar ve doğrulama haline gelir. İşte kontrol listesi, sırayla:
Önce Hatalı ve Beklemede Kayıtları Tara. Bir senkronizasyon aracı defterlerinizi gönderiyorsa, bu adım her şeyden önce gelir. LedgerPort'ta her kayıt beş durumdan birini taşır — Senkronize Edildi, Beklemede, Hatalı, Atlandı (senkron filtreleriniz tarafından kasıtlı olarak hariç tutuldu) veya Beklemede — bu nedenle ay boyunca Hatalı ve Beklemede için iki dakikalık bir filtre, kaçırılan bir webhook'u bir çeyrek değil, bir siparişken yakalar. Düzeltme aynı ekranda bulunur: kayıtları seçin ve yeniden gönderin, ve çift kayıt olmama garantisi zaten senkronize edilmiş kayıtların otomatik olarak atlandığı anlamına gelirken, yeniden gönderilen hatalar ikinci bir kayıt göndermek yerine mevcut QuickBooks işlemini günceller. "Umarım her şey senkronize olmuştur" bir onay kutusu haline gelir.
- Her siparişin QuickBooks'te olduğundan emin olun. Ayın tüm satışları gönderildi — ürün geliri, nakliye, vergi ve ödeme yönlendirme eksiksiz. Manuel olarak giriyorsanız, bu en uzun adımdır; bunu aylık değil, haftalık yapın. Bir senkronizasyon aracı gönderiyorsa, yeniden girmek yerine doğrulayın: LedgerPort'un denetim günlüğü, türe, varlığa, duruma ve tarihe göre filtrelenebilen tam senkronizasyon geçmişini gösterir, bu nedenle kaçırılan veya hatalı bir sipariş saniyeler içinde ortaya çıkar.
- Her ödeme ağından gelen ödemeyi bir banka mevduatıyla eşleştirin. Her Stripe, PayPal ve diğer ödeme, bir mevduata karşılık gelmeli ve ilgili takas hesabını temizlemelidir.
- Takas hesabı bakiyelerini kontrol edin. Her biri yalnızca şu anda yolda olan paraya eşit olmalıdır — henüz ödenmemiş son bir veya iki günün satışları. Bundan fazlası, nereye bakmanız gerektiğini söyleyen eşleşmemiş bir işlemdir.
- Her ödeme ağının ücretlerini gözden geçirin. Her ödeme ağının toplam ücretini beklenen efektif oranıyla karşılaştırın. Yüzde yarımından fazla bir sapma iki dakikalık bir incelemeyi hak eder.
- Ödenecek satış vergisini doğrulayın. Yükümlülük bakiyesi, vergi raporlarınızın topladığınızı söylediği tutardan, ödediğiniz tutarın çıkarılmasıyla eşleşmelidir. Yaklaşan ödeme son tarihlerini not edin.
- Satılan Malın Maliyetini (SMM) kaydedin ve envanteri ayarlayın. Bu ay gerçekten satılan birimlerin maliyetini kaydedin; envanterden çıkarıp satılan malın maliyetine taşıyın.
- İadeleri ve chargeback'leri gönderin. Karşıt gelirlere ulaştıklarından emin olun ve oradayken iade oranına bir göz atın.
- Gelir Tablosunu ve Bilanço'yu çalıştırın. Bir şey göndermek için değil — onları okumak için. Beklenen aralıktaki marjlar, şişmiş hesaplar yok, sizi şaşırtan hiçbir şey yok. Eğer hiçbir şey sizi şaşırtmıyorsa, kapattınız demektir.
Temiz yapılarla manuel olarak yapıldığında, bu ayda bir ila üç saat sürer, sipariş hacmine bağlı olarak. Yapılar olmadan, aynı kapanış bir hafta sonu sürer — çünkü 2, 3 ve 5. adımlar adli inceleme projeleri haline gelir.
Otomasyon Nerede (Dürüstçe) Yer Alır
Dürüst olmayan versiyonu bulmak kolay olduğu için, işte dürüst versiyonu.
Ayda kabaca 100-200 siparişin altında, beş yapıyla manuel muhasebe gerçekten yeterlidir. Kapanış kısa, giriş hacmi yönetilebilir ve bir araç henüz sahip olmadığınız bir sorunu çözecektir.
Bunun üzerinde matematik değişir. Sipariş girişi hacimle doğrusal olarak ölçeklenir ve hata oranları yorgunlukla ölçeklenir. İki veya üç ağ geçidi üzerinden ayda 500-1.000 siparişte, o kontrol listesinin yalnızca 1. adımı, mağazayı çalıştırmak için ayırdığınız saatleri yiyebilir - ve on binlerce satır öğesi arasında yanlış yazılmış bir vergi tutarı gizlenir.
Otomasyonun yapmayacağı bir şey: bozuk bir hesap planını düzeltmek. Genel defterlere yöneltilen bir senkronizasyon aracı, hızlı, otomatik bir karmaşa üretir. Her zaman önce yapılar.
Bir senkronizasyon aracının yaptığı şey, beş yapıyı sürekli olarak yürütmektir. Örneğin LedgerPort, WooCommerce'i QuickBooks Online'a bağlar ve her günün satışlarını, ücretlerini, vergilerini ve iadelerini ait oldukları hesaplara gönderir - dahil edilen hesapları temizler - böylece kontrol listesinin 1'den 7'ye kadar olan adımları oturmadan önce büyük ölçüde tamamlanmış olur. Kurulum yaklaşık 15 dakika sürer ve ayda 30 siparişe kadar kapsayan ücretsiz bir planı vardır, ödemeli planlar ise hacim arttıkça ayda 25 dolardan başlar. İki sistemi bağlamanın tam adım adım kılavuzunu istiyorsanız, WooCommerce'i QuickBooks Online ile senkronize etmek için adım adım bir kılavuz yazdık.
Ayrıca zaten çalıştığınız yerde yaşar. LedgerPort, bir WordPress eklentisi olarak yüklenir, böylece kontrol paneli, eşlemeler, senkronizasyon geçmişi ve manuel senkronizasyon denetimleri, oturum açmak için ayrı bir uygulama olmadan wp-admin kenar çubuğunuzda yer alır.
Ve "önce yapılar" kuralı bir başlangıç yapıyor: Eşlemeler sayfasında, Auto-Map WooCommerce ürünlerinizi, müşterilerinizi ve hesaplarınızı QuickBooks ile karşılaştırır ve önerilen eşleşmeleri işaretleyerek, herhangi bir gönderimden önce onaylamanız veya geçersiz kılmanız için her öneriyi işaretler.
Bahsetmeye değer ödünleşme: kapanışı hala gözden geçireceksiniz. Otomasyon sizi muhasebeyi yapmaktan doğrulama aşamasına getirir - ki bu tam olarak bir mağaza sahibinin olması gereken yerdir.
Ay Sonu, Sonrası
O muhasebeci e-postasının bir sonraki versiyonunu hayal edin. "Hızlı bir soru - 14'ündeki 14.205 dolarlık para yatırma işlemi nedir?"
Bir CSV açmazsınız. QuickBooks'i açar, para yatırma işlemine tıklarsınız ve ödeme makbuzunu görürsünüz: iki günlük sipariş, kalem kalem ücretler, bir iade, vergi yükümlülük hesabına yönlendirilmiş. Yanıtınız bir satır ve doksan saniye sürer ve muhasebeciniz - ilk kez - "harika, ihtiyacım olan her şey bu" diye yanıt verir.
Ay sonu, yukarıdaki sekiz adımlı kontrol listesi, bir fincan kahve ve yaklaşık otuz dakikadır. Yeniden yapılandırılacak bir şey yok, çünkü hiçbir şey gevşek değildi. Ağ geçidi CSV'lerinin klasörü hala bir yerlerde duruyor, insanların çekmecede eski bir telefon saklaması gibi. Sadece asla açmazsınız.
Bu 12.318 dolarlık mevduatın açıklanması 40 dakikanızı aldı çünkü beş hesap yapısı eksikti - bu, defterlerinizin daha fazla çaba gerektirmesi nedeniyle değil. Yapıları bu hafta kurun, ay sonunda kontrol listesini çalıştırın ve sipariş hacminiz manuel girişi zaten aştıysa, LedgerPort'u ücretsiz başlatın ve satışları, ücretleri ve vergileri sizin için kaydetmesine izin verin →
Her ücretli plan 14 günlük para iade garantisi ile birlikte gelir - %100 geri ödeme, sorgusuz sualsiz.
İlgili: E-ticaret Hesap Planı · WooCommerce'i QuickBooks Online ile Nasıl Senkronize Edebilirsiniz · E-ticaret Muhasebesi En İyi Uygulamaları
