你的商店三月份并未亏损。你的簿记记录了一整箱库存，就好像你把它烧了一样。
你三月份的损益表显示亏损 19,000 美元。四月份显示你最好的月份。两月之间你的商店没有任何变化——产品相同，广告支出相同，销售额大致相同。唯一不同的是，三月份你给供应商汇款购买了一整箱库存，而四月份没有。
如果你曾盯着这样的月份，并悄悄得出结论说你的账本不可信，那么你就遇到了 Shopify 卖家在 QuickBooks 中最常见的销货成本错误：在钱离开账户的那一天就将库存采购记录为费用。这样做，你的月度利润就不再跟踪你的销售额，而是开始跟踪你的采购计划。大笔购买，糟糕的月份。不购买，虚假的良好月份。当你询问“我赚了多少？”时，这些数字却在回答“我花了多少？”
本文将修正时间问题。你将看到销货成本实际如何运作，电子商务商店的销货成本应包含哪些内容（以及不应包含哪些内容），以及卖家规模化跟踪销货成本的三种实用方法——附带一个实际操作的月份示例和你可以复制的日记账分录。
谎言：“销货成本就是我这个月在库存上花的所有钱”
产生三月亏损四月盈利模式的信念是：销货成本是你支付给供应商的钱。
这是一个很容易持有的信念，因为它与现金的流动方式相符。你花了 19,000 美元购买产品。产品就是商品。这肯定就是你的销货成本。
但销货成本不是一个现金概念——它是一个匹配概念。产品的成本应与销售该产品的收入在同一个月内。当你三月份购买 6,000 件商品并在五个月内售出，三月份消耗的成本不是 6,000 件。三月份消耗的是三月份销售了多少件。
在到货时将整笔采购费用化，你就将五个月的产品成本计入了一个月。三月份的毛利率看起来像一场灾难，夏季月份看起来好像你在销售成本为零的产品，而且没有哪个月能告诉你你的商店实际赚了多少。这是贷款人、收购者或你自己的定价决策所依赖的数字——而这个数字在你的账本中并不存在。
销货成本实际如何运作：库存是资产，直到售出为止
正确的操作有两个步骤，QuickBooks 为每个步骤都有一个账户。
第一步：购买库存时，它会进入库存资产账户，而不是费用。 这笔钱并没有损失。您只是将现金转换为仓库中的产品，而您拥有的产品就像现金一样是资产。您的损益表不会受到影响。
第二步：售出时，其成本从库存转移到已售商品成本。 销售一次产生两项：收入（客户支付的金额）和已售商品成本（该单位的成本）。两者都记在同一个月——这才是重点。收入减去已售商品成本就是您的毛利润，现在它是一个实际数字，与集装箱何时到达无关。
就是这样。这就是整个模型：
| 事件 | 在 QuickBooks 中会发生什么 |
|---|---|
| 您购买库存 | 库存（资产）增加。现金减少。损益表不受影响。 |
| 售出一个单位 | 记录收入。该单位的成本从库存转移到已售商品成本。 |
| 库存未售出 | 它作为资产保留在资产负债表中。对损益表没有影响。 |
库存是按订单一次性转移到已售商品成本，还是在一个月内批量转移，这是一个跟踪方法问题——下面会讲到。但目的地始终是相同的：在商品售出时确认成本，而不是在您购买时确认。（如果您正在决定是连续记录已售商品成本还是按周期批量记录，这就是周期性与永续性问题——我们在电子商务库存会计方法指南中对此进行了介绍。）
Shopify 商店的销货成本应包含哪些内容（以及不应包含哪些内容）
已售商品成本应包含将可销售单位运送到您的仓库货架所需的所有成本——以及此后的任何成本。对于大多数 Shopify 卖家来说，这意味着三项计入：
- 产品成本——您支付给供应商的单位本身的费用。
- 进境运费——集装箱、空运或快递将库存从供应商运到您的仓库或第三方物流的费用。
- 进口关税和税费——入境时的海关费用。
产品成本加上进境运费加上关税，除以该批次中的单位数，即得到单位到岸成本——这是所有已售商品成本计算的基础。如果您进口，正确计算它比本文中的任何其他内容都更重要；我们已在进口卖家到岸成本会计指南中进行了详细介绍。
同样重要的是哪些成本不计入已售商品成本：
- 拣货、包装和配送费——您的第三方物流公司收取的订单配送费用是*配送*成本，而不是*商品*成本。这是一项运营费用。（第三方物流发票值得逐行阅读——请参阅第三方物流定价实际运作方式。）
- 向客户发货——逻辑相同。运营费用（有些商店将其显示在毛利润下方作为配送成本；无论哪种方式，它都不是已售商品成本）。
- Shopify 和支付处理费——销售成本，而非产品成本。
- 广告支出、包装插页、软件——所有这些都是运营费用。
毛利率之所以重要，是因为它应该能回答一个问题：产品本身成本是多少？如果将履行和销售成本计入销货成本，你就无法将利润率与其他任何事物进行比较——无论是与其他商店、与你自己的历史数据，还是与收购方所期望的。我们的电子商务会计科目表模板预先绘制了销货成本和运营部分，因此这些内容从一开始就能归入正确的类别。
三种规模化跟踪销货成本的方法
了解模式是一回事。每月处理 1,500 个订单的销货成本是另一回事。实际上，Shopify 卖家使用以下三种方法之一。
方法 1：月度销货成本日记账分录
主力方法。每月一次，你在电子表格中计算销货成本，并将其作为单个日记账分录记录在 QuickBooks 中：
- 维护每个 SKU 的到岸成本。 每个 SKU 一个电子表格列：供应商成本 + 分摊的运费 + 分摊的关税，每单位。当新一批货物以不同成本到达时进行更新。
- 拉取每个 SKU 每月售出的单位数量。 Shopify 的按产品销售报告直接提供此信息。
- 乘以并求和。 每个 SKU 的到岸成本 × 售出单位数量，然后汇总。
- 记录一个日记账分录： 借记销货成本，贷记库存，总计金额。
当收到账单时，当月采购的商品会记入库存资产账户。月末分录会移出已售出的确切数量。
优点： 适用于任何订单量，不产生额外费用，让你能够控制到岸成本。缺点： 手动操作，每月一次（无月中利润可见性），其准确性取决于你的到岸成本电子表格是否最新。每季度进行一次盘点以核对库存余额，可防止小错误累积。
对于每月订单量在 200 到 5,000 之间的绝大多数商店来说，这是最实际的建议。一旦有了电子表格，每月只需一小时。
方法 2：QuickBooks Online 内置库存跟踪
QBO Plus 和 Advanced 可以原生跟踪库存：你设置每个产品的成本，QBO 会跟踪现有数量，并且每次销售都会自动使用先进先出法过账销货成本。
在小规模下——少量 SKU，适度的订单量——这种方法是可行的。但在 Shopify 商店规模下，会出现三个障碍。每个订单都必须作为明细的、已映射产品的交易进入 QBO，才能自动过账销货成本，这意味着需要进行每笔订单同步，并在你的产品目录中进行清晰的 SKU 匹配。QBO 的成本跟踪从你的采购账单开始，因此只有当你持续地将运费和关税分配到商品成本上时，到岸成本才能被纳入——大多数卖家都不会这样做。而且，庞大的跟踪目录会使 QBO 文件变重，并且每个错误的 SKU 匹配都会成为一个数据问题。
优点： 销货成本自动过账，逐单进行，无需月末分录。缺点： 需要每笔订单的明细同步，每笔账单都要有严谨的到岸成本录入，以及持续的 SKU 清洁。在 SKU 数量约 50 个以下且交易量适中的情况下比较合理；超出此范围则越来越脆弱。
方法 3：专用库存软件
一旦超过某个点——涉及多个仓库、捆绑包和套件、组装、数千种SKU——库存管理就会超出电子表格和QBO原生跟踪的能力范围。Cin7、Katana或inFlow这类工具的核心工作是跟踪数量和成本，并将汇总的销货成本和库存价值条目推送到QuickBooks。
优点：为解决问题而生；正确处理已登陆成本、组装件和多地点库存。缺点：实际的月度成本、实际的实施工作量、需要维护的额外同步。当库存复杂性成为瓶颈时，这是正确的解决方案——在此之前则不是。
一个实际操作的月份示例
虚构的商店，整数。您销售三种陶瓷饮具SKU。三月份，一批货物抵达：产品价值42,000美元，海运费4,800美元，关税1,200美元——总登陆成本为48,000美元。
货物抵达时（通过供应商和运费账单录入）：
借记库存48,000美元 · 贷记应付账款/现金48,000美元
三月份的损益表：未受影响。您的资产负债表现在将库存作为资产持有。
三月份期间，您以51,000美元的收入售出了三种SKU共1,620件。月末，您从Shopify提取每个SKU的销售单位数，并乘以已登陆成本：
| 库存单位 | 单位已登陆成本 | 已售单位 | 销售成本 |
|---|---|---|---|
| 马克杯，12盎司 | $6.40 | 900 | $5,760 |
| 旅行杯，16盎司 | $8.10 | 520 | $4,212 |
| 壶套装 | $19.50 | 200 | $3,900 |
| 总计 | 1,620 | $13,872 |
月末日记账分录：
借记销货成本13,872美元 · 贷记库存13,872美元
三月份的毛利润：51,000美元 - 13,872美元 = 37,128美元，毛利率为72.8%。剩余的34,128美元货物仍留在资产负债表上，等待成为四月、五月和六月的销货成本，随着它们的销售。
现在以错误的方式运行相同的月份——全部48,000美元在抵达时就已支出。三月份显示收入51,000美元，而“成本”为48,000美元：利润率为5.9%。四月份，销售额相似且无采购，利润率接近100%。同一家商店，同样的产品，但两个数字都毫无用处。这就是时间差异的全部意义所在。
销售方面如何契合
以上所有方法都依赖于同一件事：确切知道每个SKU每月销售了多少，并在QuickBooks中拥有准确的收入以匹配您的销货成本。如果您的Shopify订单以总计存款的形式进入QBO——或者根本没有进入——那么销货成本条目就没有可信赖的匹配对象，无论您的已登陆成本电子表格有多好，毛利润都将是虚构的。
收入方面是首先值得自动化的部分，也是LedgerPort处理的部分：订单、退款、费用和付款从Shopify同步到QuickBooks，其中产品映射到正确的QBO项目，并且收入账户映射到您想要的位置。LedgerPort不计算您的销货成本——那是您的已登陆成本计算或您的库存工具——但它确保与这些成本相匹配的收入准确无误，月复一月。对于每月订单量高达30个的商店，有免费套餐，付费套餐起价为每月25美元。
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那个相信损益表的你
六个月后，三月份的集装箱到货，您的损益表不会有任何波动。三月份的毛利率为 72%，四月份为 71%，五月份为 73% — 这个信号足够精确，以至于两点的下降会让您去检查运费，而不是怀疑您的账簿。当您的注册会计师询问手头的库存时，这是一个资产负债表上的数字，而不是一个猜测。
这篇帖子中的机制是整个诀窍：采购计入库存资产，每个 SKU 的实际成本，在商品售出的当月确认成本。选择与您的规模相匹配的跟踪方法 — 大多数商店每月记账一次就足够了 — 采购计划将不再影响您的损益表。销货成本是干净的电子商务账簿的一大支柱；要了解全貌，请从我们的电子商务会计完整指南开始。
