QuickBooks 中的多店会计在您启动第二家店的那一天就已决定——大多数经营者发现这一点时已经晚了十四个月。
周四与您自己的会议议程只有一项：关闭第二家店，或加倍投入。
于是您打开 QuickBooks 来寻找答案。总收入增加了。商户费用增加了。广告支出大大增加了。但这一切都没有与任何一家店相关联。您的“销售额”账户是两个品牌的总和。您的费用账户是一个混合数字。根据您眼前的数据，您无法判断第二家店上个季度是否盈利，还是悄悄侵蚀了第一家店的利润。
这是当您开设第二家店——一个新的品牌、一个新的地区，或者在 Shopify 店旁边开设 WooCommerce 店时，没有人会警告您的部分。簿记工作不会翻倍。而是翻三倍，因为现在还有第三项工作：将两家店分开。如果您跳过了这项工作，您确切地知道原因，因为您说了几乎每个人都会说的那句话：“我只是把两家店都放入同一个 QuickBooks 账户，等需要的时候再分开。”
现在就是“以后”。关于 QuickBooks 中的多店会计，这里有一个令人不适的机械事实：混合的数据无法追溯地分离。十四个月没有店铺标签的交易并不是在等待被分类——信息从未被捕获。重要的决定是在第一天，在结构中做出的。好消息是，这个结构并不复杂。它涉及四个决定，本文将逐一介绍。
QuickBooks 中的多店会计：一个文件还是两个？
在清算账户、费用映射或任何其他事情之前——结构性问题：第二家店是存在于您现有的 QuickBooks 文件中，还是有自己的文件？
决策规则简短到可以记住：法律实体是文件边界。品牌或渠道是文件内的类别或地点。
| 您的设置 | QuickBooks 结构 |
|---|---|
| 两家店，一个法律实体（两个品牌，或 Shopify + WooCommerce） | 一个 QBO 文件，每个店有一个类别或地点 |
| 两家店，两个法律实体分别报税 | 两个 QBO 文件——无例外 |
| 控股公司及其子公司 | 每个实体一个文件；在报告层进行合并 |
理由是双向的。QuickBooks 文件是某个税务实体的记录账簿。将两个实体合并到一个文件中，您就无法在不分割文件的情况下生成任一实体的报表——每次交易都将成为“这是谁的？”的问题，而且是在最糟糕的时候。将一个实体拆分到两个文件中，您将面临相反的问题：没有单一的损益表，没有单一的资产负债表，并且每次您的注册会计师或贷方要求提供整体情况时都需要手动合并。
阅读本文的大多数经营者属于第一种情况：一个有限责任公司，两个店面。如果您是这种情况，答案是使用一个文件进行按店跟踪——本文的其余部分将介绍如何构建它。
有一个前提条件值得一提：类别和地点跟踪需要 QuickBooks Online Plus 或 Advanced 版本。如果您使用的是 Essentials 版本，那么升级就是第二家店的实际成本的一部分。请为此预算，而不是试图规避它——规避的办法就是混合。
还有一个截止日期值得一提：一旦您部署了同步工具，架构就不可逆转了。在 LedgerPort 中，一个企业将一个店面绑定到一个 QuickBooks 公司，一旦该连接获得授权，该 QBO 公司就永远无法更换为另一个公司。文件问题必须在任何人单击“授权”之前解决——而不是在六个月的交易记录流入之后再重新讨论。
也要注意该工具的假设：每个企业一个 QuickBooks 公司。“两个文件，一个登录”是原生支持的模式，每个企业都是完全隔离的——文档明确说明：在一个企业中所做的更改不会影响另一个企业。因此，如果您的店面是独立的实体，那么双文件解决方案不是您需要与软件斗争的妥协；这是软件内置的默认设置。
一个文件内的每店结构
在单个 QBO 文件中进行干净的多店簿记取决于四个部分。它们都不是稀奇的。它们都必须在交易流入之前存在，而不是之后。
1. 每个商店都有一个类别或地点
QuickBooks 为您提供两个标记维度。地点为每笔交易应用一个标签——这正是店面的作用，所以通常是更清晰的选择。类别可以拆分交易内的单个行项目，这使其更适合产品类别等内容。一个合理的默认设置：使用地点作为店面，并将类别保留为以后可能需要的第二个维度。
无论您选择哪种方式，规则是完全覆盖。每张销售收据、每笔费用、每笔退款都必须有店面标签。未标记的交易就是又回到混合中的交易。
2. 每个商店、每个网关的清算账户
每个商店的支付处理程序在您的会计科目表中都有自己的清算账户：Shopify Payments Clearing — Brand A、Shopify Payments Clearing — Brand B、Stripe Clearing — Woo Store。销售额流入商店的清算账户；付款从中流出到银行；当一切核对完毕后，账户将恢复为零。
在商店之间共享一个清算账户，您就会失去最佳的诊断能力。一个无法归零的清算账户会告诉您具体出了什么问题——但前提是它只属于一个商店。将两个商店合并到一个账户中，Brand A 的错误就会无限期地隐藏在 Brand B 的余额中。
如果您的会计科目表早于商店 #2，那么现在是时候重组它了——我们的电子商务会计科目表模板是初始布局，您可以为每个商店复制清算和费用部分。
3. 每店费用明细
按商店显示费用——要么是单独的账户（Merchant Fees — Brand A），要么是在应用了商店标签的单个费用账户中。
这比看起来更重要。每个商店的有效处理成本不同：不同的网关组合、不同的平均订单价值、不同的退款率。如果 Brand B 的有效费率为 3.1%，而 Brand A 的为 2.4%，这是一个真实的利润差距，您可以采取行动——但前提是费用从未合并过。
4. 关于分摊成本的书面规则
两家商店共享一些东西：一个广告账户、一个 3PL 合同、您自己的薪水。选择一个分配基础——收入分成是可以的——每月通过经常性日记账分录进行记录，并将规则写下来。不存在完美的分配。一致的分配才能使每个商店的损益表值得信赖，而只有当规则被记录下来而不是每个月重新决定时，一致性才能得以维持。
[图片：会计科目表示例，显示了并行的每个商店部分——两个清算账户和两个商户费用账户，分别标记为 Brand A 和 Brand B]
如果您的一个店面是 WooCommerce，它的订单数据比 Shopify 的要混乱——WooCommerce 会计指南在您将该商店纳入此结构之前涵盖了这些具体细节。
将账簿重新合并的三大陷阱
即使是正确的设置也会在可预见的地方出现退化。其中三个是造成大部分损害的原因。
商店间库存转移。将库存从 Brand A 转移到 Brand B 并不是销售——您是同一个法人实体。将其记录为一项，Brand A 将显示它从未赚取的收入，而 Brand B 的销货成本将出现偏差。以成本价通过库存资产账户之间的日记账分录进行转移，任何地方都没有收入项。（如果您的商店是独立的实体，则情况相反：这是一笔真实的关联公司销售，价格可证明——这是实体边界决定首先要考虑的另一个原因。）
共享广告支出。一个 Meta 账户为两个店铺的广告系列提供资金，并且银行卡扣款会作为一笔单独的费用入账。如果不对其进行拆分，一个店铺将默默承担另一个店铺的获客成本——通常是老店铺补贴新店铺，这使得新店铺看起来比实际情况更好。每月一次，按广告系列提取支出，并按店铺标签拆分费用。这只需要二十分钟，却是在店铺损益表和店铺虚构数据之间的区别。
一个网关服务两个店铺。将第二个店铺的结账通过您已有的支付账户进行处理，这是很诱人的。但不要这样做。每次收款现在都包含两个店铺的订单，并且在入账后没有干净的方法来拆分存款。每个店铺一个网关账户。相比于您永远无法归属的银行流水，额外的管理工作是微不足道的。
工具无法让你陷入的陷阱
混合账本通常源于流程漂移，而同步工具在结构上弥补了一些漂移点。两个防护栏和一个剩余风险，都在 LedgerPort 的自有文档中命名。
防护栏一：一个店铺不能被重复认领。尝试连接一个已链接到其他 LedgerPort 账户的店铺，连接将失败并显示明确的错误——“此网站已连接到其他账户。”这可以阻止多操作员风险，即两个同步管道默默地争夺一个店铺，各自编写自己的账本版本。
防护栏二：店铺数量限制是可见的，而不是需要发现的。连接数量是基于套餐的，并且直接显示在“连接”页面上，因此“这涵盖了多少店铺”永远不会成为支持工单——您将在边界处遇到“已达到最大连接数”，而不是静默的部分同步。
值得了解的剩余风险：QuickBooks 中重复录入。当手动同步和自动同步重叠在同一订单上时，同一个订单号可能会录入两次。它会显示为一个命名的错误，并附有已记录的修复方法——在 QBO 中验证，删除重复项，重新同步——而不是在收入中隐藏直到对账。
每店可见性实际上改变了什么
回到周四的会议。同样的问题——关闭还是加倍投入——但现在您运行的是按地点划分的损益表，答案就摆在两列中。
假设品牌 B 上个月的销售额为 38,000 美元。在其自有费用、分配的广告支出、其运费之后，其净利润率为 4%，而品牌 A 的净利润率为 12%——现在您知道第二个店铺存在利润率问题，并且其规模是特定的，您可以确定是哪一项导致了这个问题。或者两列数据互换：B 是利润率更高的业务，而 A 的销量掩盖了这一点，在这种情况下，关闭 B 将是一项代价高昂的错误，而这个错误是基于听起来很确定的混合数字做出的。
这才是这种结构的真正回报。不是整洁——而是指导。哪个商店能获得下一笔 10,000 美元的库存。品牌 B 的运费是否需要更改。当贷方询问门店业绩时，您向他们展示什么。您的注册会计师会收到一个干净的文件，而不是一个里面有两个企业的杂物箱，并且所有这些电话都是基于证据打出的。
每家店的可见性还有第二个大多数运营商会忽略的层面：每家店的同步可见性。在 LedgerPort 中，每个企业都有自己的审计日志——实体类型包括付款和每日摘要，而不仅仅是订单——因此会前抽查是一个过滤器，而不是电子表格：将状态设置为未同步或错误（按商店），每个店面六十秒，您就知道每家店的账簿实际上是最新的，然后任何人打开损益表。如果一家店没有更新，恢复方法就是文档自带的故障排除方法：按日期范围过滤差距窗口，全选，同步选定的——按店，而不影响正常的店。一个诚实的说明：日志保留是按计划分级的（7 天、30 天或 90 天，最多不限），因此进行季度审查的公司需要更长的保留期。
LedgerPort 的作用
以上所有内容都可以手动完成。它也是一项永久性的纪律：每天，跨所有店面，将每个订单、退款、付款和费用标记到正确的商店并路由到正确的清算账户。失败的模式不是无知——而是繁忙的第四季度。
这是多店同步自动化存在的具体工作——无论您是为多个 Shopify 商店处理会计，还是混合使用 Shopify Plus 和 WooCommerce。LedgerPort 的多店同步将每个 Shopify 或 WooCommerce 店面连接到同一个 QuickBooks Online 文件，并为您维护边界：每家店都有自己的清算账户、自己的费用映射以及自己的类别或地点标签，订单、退款、付款和费用会自动按店过账。
在仪表板内，边界是结构性的，而不是命名约定：每个店面在一个登录下作为一个独立的企业存在。单击左上角的企业名称，切换器会列出账户中的所有商店——每家商店都完全隔离，拥有自己的连接、同步日志、映射和设置，因此品牌 A 的任何内容都不会泄露到品牌 B。
添加第 2 家店——或第 3 家——需要一个名称、一种货币和一种时区。然后，您以与第一家店相同的方式连接该店及其 QuickBooks 公司。
访问遵循相同的边界。角色是按业务设置的，因此您可以将簿记员添加到 A 店的账簿中 — 他们可以在其中查看同步日志并运行手动同步 — 而无需他们查看 B 店或您的账单。管理员/成员的划分在如何添加团队成员和管理角色中进行了说明。
对于管理客户店铺的公司：相同的结构可扩展到客户工作 — 每个客户的店铺都是您公司登录下的独立业务，每个客户都有角色范围的访问权限。请参阅CPA 合伙人计划和LedgerPort CPA 合伙人计划指南。
在两个平台运行店铺？ Shopify-plus-WooCommerce 的情况也是如此，从同一个账户进行操作。Shopify 店铺连接大约需要 15 分钟 — LedgerPort 入门是整个流程 — WooCommerce 店铺作为插件安装，并通过设置向导完成，请参阅在 WooCommerce 店铺安装 LedgerPort 并连接到 QuickBooks Online。两个店铺都将保持各自的边界同步到 QuickBooks — 无需第二个工具，无第二份订阅。
关于定价：Scale 套餐（67 美元/月起，5000 笔订单/月）最多可处理 3 个店铺，提供实时同步以及按店铺的收款日记账和费用处理 — 这足以满足大多数双品牌或 Shopify-plus-Woo 运营商的需求。Enterprise 套餐（169 美元/月起）无限制：无限店铺和订单，礼品卡和店铺积分会计，以及专属客户经理。按年付费可节省 15%，所有套餐均提供 14 天退款保证 — 100% 退款，无疑问。
诚实的边界：LedgerPort 不会决定您的共同成本分配规则或记录您的店际库存转移。这些决策权仍由您和您的会计师决定。它消除的是日常交易的纪律 — 那些侵蚀性的部分。
两步会议
下个季度，会议将再次举行 — 这次是关于第 3 个店铺是否是个好主意。
您打开 QuickBooks。报告。按地点划分的损益表。两下点击。B 品牌自 4 月份调整运费以来，净利润率为 9% 且持续增长。A 品牌保持稳定。会议需要四分钟，其中大部分时间您都在思考如何利用剩余的时间。
这是您将经历过的最不激动人心的战略会议。这就是目标。
搅拌机只能单向运行 — 您今天不分开的店铺数据，就是明年无法提取的按店铺划分的损益表。如果您现在正在设置第 2 个店铺，或者第 2 个店铺在 14 个月前就已经存在但账簿从未跟上，请参阅LedgerPort 如何自动保持每个店铺账簿的分离，或免费开始并在大约 15 分钟内连接您的第一个店铺。
