Сопоставления указывают LedgerPort, как преобразовывать ваши данные WooCommerce в QuickBooks Online. Перед первым синхронизацией вам необходимо сопоставить сущности WooCommerce — продукты, клиентов, налоговые коды и способы оплаты — с соответствующими счетами или позициями в вашей компании QuickBooks.
Это руководство охватывает, как открыть страницу «Сопоставления», как использовать «Автосопоставление», как синхронизировать сопоставления с ваших платформ и как вручную корректировать отдельные сопоставления.
Прежде чем начать
- LedgerPort должен быть установлен и подключен как к WooCommerce, так и к QuickBooks Online. См. Установка LedgerPort и подключение к QuickBooks Online, если вы еще не подключились.
- Ваш план счетов QuickBooks Online должен быть настроен с использованием счетов доходов и расходов, которые вы хотите использовать для ваших транзакций WooCommerce. LedgerPort сопоставляет существующие счета QuickBooks — он не создает новые.
Открытие страницы «Сопоставления»
- В вашей админ-панели WordPress перейдите в раздел LedgerPort » Сопоставления.
На странице «Сопоставления» перечислены сущности WooCommerce, которые необходимо сопоставить с QuickBooks. Сущности организованы по типам. Вы можете фильтровать по статусу сопоставления (сопоставлено, не сопоставлено, все) и искать по имени.
Синхронизация сопоставлений с ваших платформ
Перед ручной настройкой сопоставлений выполните синхронизацию, чтобы загрузить последние сущности из WooCommerce и QuickBooks в LedgerPort. Это гарантирует, что все ваши текущие продукты, клиенты и счета будут доступны для сопоставления.
- 1. На странице «Сопоставления» нажмите на продукт, который вы должны использовать для сопоставления, и нажмите Сохранить изменения.
- 2. LedgerPort извлекает последние данные из WooCommerce и QuickBooks Online.
- 3. Дождитесь завершения сопоставления. На магазинах с большим каталогом продуктов это может занять до минуты или двух.
Запускайте синхронизацию всякий раз, когда вы добавляете новые продукты или счета на любой из платформ, чтобы список сопоставлений оставался актуальным.
Использование «Автосопоставления»
«Автосопоставление» пытается автоматически сопоставить сущности WooCommerce с сущностями QuickBooks на основе схожести имен. Это самый быстрый способ настроить сопоставления при новом подключении.
- На странице «Сопоставления» нажмите «Автосопоставление».
- LedgerPort сравнивает имена сущностей на обеих платформах и предлагает совпадения.
- Просмотрите предложенные сопоставления. Автоматически сопоставленные записи отмечены, чтобы вы могли подтвердить или отменить их.
«Автосопоставление» лучше всего работает, когда названия ваших продуктов WooCommerce и названия позиций QuickBooks совпадают. Сущности, которые не могут быть сопоставлены автоматически, останутся несопоставленными и могут быть настроены вручную.
Ручное сопоставление сущности
Для сущностей, которые «Автосопоставление» не сопоставило, или для исправления предложения «Автосопоставления»:
- Найдите несопоставленную сущность в списке.
- Нажмите на строку сущности, чтобы развернуть ее (или нажмите значок редактирования).
- В поле QuickBooks выберите соответствующий счет или позицию QBO из выпадающего списка.
- Нажмите Сохранить.
Повторите для каждой несопоставленной сущности. Вы можете отфильтровать список, чтобы отобразить только несопоставленные элементы, и эффективно их обработать.
Массовое обновление сопоставлений
Чтобы обновить несколько сопоставлений одновременно:
- Выберите из выпадающего списка продукты, которые вы хотите сопоставить.
- После выбора всех элементов вы можете нажать Сохранить, чтобы применить изменения.
Что происходит, если сущность не сопоставлена
Если в WooCommerce поступает заказ, содержащий не сопоставленную сущность (например, новый продукт, который еще не был сопоставлен), LedgerPort зарегистрирует ошибку синхронизации в журналах аудита. Заказ не будет отправлен в QuickBooks до тех пор, пока сопоставление не будет устранено.
Чтобы исправить это:
- Перейдите в раздел LedgerPort » Mappings и сопоставьте недостающую сущность.
- Перейдите в раздел LedgerPort » Manual Sync, чтобы повторно отправить затронутые заказы.
- Подтвердите, что записи появились в QuickBooks.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли мне сопоставлять каждый продукт индивидуально? Да, каждый продукт или категория продуктов WooCommerce должны быть сопоставлены с учетной записью дохода или услугой QuickBooks. Если у вас много продуктов, сначала используйте Auto-Map для обработки большинства из них, а затем вручную обработайте любые оставшиеся несопоставленные элементы.
Что делать, если я добавлю новый продукт в WooCommerce после настройки? Новые продукты не сопоставляются автоматически. Когда новый продукт создается в WooCommerce, вернитесь в LedgerPort » Mappings, запустите синхронизацию, чтобы импортировать новый продукт, и сопоставьте его с соответствующей учетной записью QBO.
Могу ли я сопоставить несколько продуктов WooCommerce с одной учетной записью QuickBooks? Да. Несколько продуктов WooCommerce могут быть сопоставлены с одной и той же учетной записью дохода QuickBooks. Это обычная практика для магазинов, которые группируют все доходы от продуктов в одну учетную запись продаж.
Что означает, если сущность отображается как не сопоставленная? Не сопоставленная означает, что LedgerPort не знает, какую учетную запись или элемент QuickBooks использовать для этой сущности при синхронизации заказов. Заказы, содержащие не сопоставленные сущности, будут регистрировать ошибку и не будут отправляться в QuickBooks до тех пор, пока не будет установлено сопоставление.
Могу ли я изменить сопоставление после начала синхронизации? Да. Вы можете обновлять сопоставления в любое время. Изменения применяются к будущим синхронизациям. Они не обновляют ретроактивно транзакции, уже отправленные в QuickBooks.
Если у вас возникнут какие-либо проблемы, пожалуйста, свяжитесь с нами, нажав здесь. Наша служба поддержки сможет вам помочь.
