- 1Die Frage, die Sie sich noch nicht gestellt haben
- 2Die vier versteckten Kosten
- 31. Ihre Zeit (Die, deren Wert Sie wahrscheinlich zu niedrig einschätzen)
- 42. Kosten durch Fehler (Die unsichtbare Steuer)
- 53. Stunden für die Bereinigung durch den Steuerberater (Was Sie für seine Frustration bezahlen)
- 64. Kosten durch Fehlentscheidungen (Die niemand berechnet)
- 7Die Zahlen, nebeneinander
- 8Die Entscheidung, die Sie aufgeschoben haben
Die meisten Shop-Betreiber denken, ihre Buchhaltungskosten betragen entweder nichts oder das, was sie einem Buchhalter bezahlen. Die tatsächliche Zahl ist normalerweise viel höher – und sie steigt jeden Monat weiter an.
Fragen Sie zehn Shopify-Shop-Betreiber, was ihre Buchhaltung sie pro Monat kostet, und die meisten werden eine von zwei Antworten geben. Entweder: „Nichts – ich mache das selbst.“ Oder: „Etwa X $ – ich habe einen Buchhalter.“
Beide Antworten sind falsch.
Nicht, weil diese Ausgaben nicht existieren, sondern weil sie die sichtbaren Posten sind. Die wahren Kosten bestehen aus vier Posten, und die meisten Shop-Betreiber haben sie nie zusammengerechnet. Wenn Sie es tun, zeigt die Rechnung fast immer in die gleiche Richtung.
Die Frage, die Sie sich noch nicht gestellt haben
Hier ist die eigentliche Frage: Was kostet Ihre Buchhaltung pro Monat insgesamt – einschließlich Ihrer Zeit, Ihrer Fehler, der Stunden für die Bereinigung durch Ihren Steuerberater und der Geschäftsentscheidungen, die Sie auf der Grundlage unzuverlässiger Daten getroffen haben?
Das ist eine schwierigere Zahl zu ermitteln, aber es ist diejenige, die zählt. Lassen Sie uns sie ermitteln.
Die vier versteckten Kosten
1. Ihre Zeit (Die, deren Wert Sie wahrscheinlich zu niedrig einschätzen)
Die meisten Shop-Betreiber, die ihre eigene Abstimmung selbst durchführen, verbringen dafür 4 bis 8 Stunden im Monat – sie exportieren Auszahlungsberichte von Shopify, versuchen, sie mit QuickBooks abzugleichen, suchen nach den Abweichungen und beheben diese schließlich oder akzeptieren die Lücke und machen weiter.
Nehmen wir konservativ 5 Stunden an.
Nun: Was ist Ihre Zeit wert? Wenn Sie einen Shop mit einem Jahresumsatz von 1 Million US-Dollar betreiben, sind Sie ein Betreiber, der etwa 100 US-Dollar pro Stunde wert ist – das sind 200.000 US-Dollar Jahreswert, verteilt auf etwa 2.000 Arbeitsstunden. Die tatsächliche Zahl ist wahrscheinlich höher, wenn man den Zinseszinseffekt von Wachstumsentscheidungen berücksichtigt.
Bei 100 $/Stunde kosten Sie diese 5 Stunden pro Monat 500 $ pro Monat – 6.000 $ pro Jahr.
Wenn Sie stattdessen einen Buchhalter eingestellt haben und dieser 4–6 Stunden pro Monat für die Abstimmung zu 40–60 $/Stunde berechnet, sind das zusätzliche 160–360 $ an Arbeitskosten, die Sie direkt zur Gesamtsumme hinzufügen können.
2. Kosten durch Fehler (Die unsichtbare Steuer)
Manuelle Abstimmung führt zu Fehlern. Nicht, weil Sie nachlässig sind – sondern weil die Shopify-Auszahlungsstruktur wirklich komplex ist. Eine Nettoauszahlung, die Verkäufe, Rückerstattungen, Plattformgebühren, Zahlungsabwicklungsgebühren und Anpassungen enthält, lässt sich nicht sauber einer Standard-Buchhaltungskategorie zuordnen. Wenn sie falsch eingegeben wird, erscheint sie als Kategorisierungsfehler.
Kategorisierungsfehler wirken sich auf Ihren ausgewiesenen Gewinn, Ihre Herstellungskosten der verkauften Produkte und Ihre Aufwandszuordnung aus – was bedeutet, dass sie sich auf Ihre Steuerschuld auswirken.
Eine Fehlerrate von 1,5 % bei 80.000 US-Dollar Bruttoumsatz pro Monat entspricht 1.200 US-Dollar falsch kategorisierten Transaktionen pro Monat. Je nachdem, wie diese Fehler ausfallen, könnten Sie Einkünfte von mehreren tausend Dollar pro Jahr über- oder untermelden. Bei einem effektiven Steuersatz von 25 % entspricht dies einer potenziellen Belastung von 300 bis 1.500 US-Dollar pro Jahr – entweder unnötig gezahlt oder unerwartet geschuldet, wenn Ihr Steuerberater dies korrigiert.
Dies sind die Kosten, die erst auftreten, wenn es bereits passiert ist.
3. Stunden für die Bereinigung durch den Steuerberater (Was Sie für seine Frustration bezahlen)
Wenn Sie mit einem Buchhalter oder Steuerberater zusammenarbeiten, berühren diese Ihre Bücher mindestens vierteljährlich – und wenn Ihre Shopify-Daten unordentlich sind, verbringen sie Zeit damit, sie zu bereinigen.
Die meisten Steuerberater berechnen 200–400 US-Dollar pro Stunde. Wenn sie pro Quartal zusätzliche 30 Minuten für die Bereinigung von Auszahlungsdaten aufwenden, die nicht korrekt abgeglichen wurden, sind das 400–800 US-Dollar pro Jahr an abrechenbarer Zeit. Wenn es schlimmer ist – wenn ein ganzer Monat nicht abgeglichener Daten vorliegt oder ein Jahresabschluss, der eine Rückdatierung und Korrektur von sechs Monaten an Kategorisierungsfehlern erfordert –, kann diese Zahl in einem einzigen Jahr auf 1.500–3.000 US-Dollar steigen.
Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie viel Zeit er für Ihre Bücher im Vergleich zu einem Kunden aufwendet, dessen Daten sauber eingehen. Der Unterschied sind Ihre Bereinigungskosten.
4. Kosten durch Fehlentscheidungen (Die niemand berechnet)
Dies ist am schwierigsten zu quantifizieren und am folgenreichsten.
Wenn Ihre Bücher unzuverlässig sind, treffen Sie Geschäftsentscheidungen mit unzuverlässigen Daten. Das bedeutet Preisentscheidungen, die auf Margen basieren, die um einige Prozentpunkte abweichen können. Lagerbestandsentscheidungen, die auf Rentabilitätszahlen basieren, die nicht ganz korrekt sind. Wachstumsentscheidungen – Einstellungen, Werbeausgaben, Produkteinführungen –, die auf der Grundlage eines Finanzbildes getroffen werden, das die Realität nicht vollständig widerspiegelt.
Eine einzige schlechte Lagerbestandsentscheidung in einem Geschäft mit 1 Million US-Dollar Jahresumsatz kann 10.000–50.000 US-Dollar kosten. Eine Preisstrategie, die auf falschen Margendaten basiert, kann die Rentabilität monatelang untergraben, bevor sie sich auf Ihrem Bankkonto bemerkbar macht.
Wir werden diesem Posten keinen festen Dollarbetrag zuweisen. Aber er gehört in das Modell.
Die Zahlen, nebeneinander
Hier sind die Vollkosten der manuellen Buchführung bei zwei Bestellvolumina:
| Kostenkategorie | 1.000 Bestellungen/Monat (~800.000 US-Dollar/Jahr) | 5.000 Bestellungen/Monat (~3 Mio. US-Dollar/Jahr) |
|---|---|---|
| Zeit des Eigentümers/Buchhalters | 500 $/Monat (5 Std. @ 100 $/Std.) | 1.200 $/Monat (12 Std. @ 100 $/Std.) |
| Fehlerbelastung (Steuer) | ~50 $/Monat | ~$200/Monat |
| Zeit für Steuerberater-Bereinigung | ~75 $/Monat | ~175 $/Monat |
| Gesamte sichtbare Kosten | ~625 $/Monat | ~1.575 $/Monat |
| Jährlicher Gesamtbetrag | ~7.500 $/Jahr | ~18.900 $/Jahr |
Dies sind konservative Schätzungen. Sie gehen davon aus, dass Sie konsistent abgleichen (viele Eigentümer tun dies nicht), dass Ihre Fehlerrate niedrig ist (bei höherem Volumen ist sie normalerweise nicht niedrig) und dass Ihr Steuerberater effizient ist (er berechnet jede Minute der Bereinigung).
Vergleichen Sie das mit der Automatisierung. Der Growth-Plan von LedgerPort deckt bis zu 1.000 Bestellungen pro Monat für 29 $/Monat (25 $ jährlich abgerechnet) mit täglicher automatischer Synchronisierung in QuickBooks ab. Bei 5.000 Bestellungen pro Monat kostet der Scale-Plan 79 $/Monat (67 $ jährlich abgerechnet) und fügt Auszahlungsjournale und Gebührenverwaltung hinzu, sodass die Auszahlungen ohne manuelle Arbeit mit Ihren Bankeinzahlungen übereinstimmen. Aktuelle Pläne finden Sie immer auf der Preisseite.
Die Entscheidung, die Sie aufgeschoben haben
Es gibt eine Version davon, bei der man sich die Zahlen ansieht und zu dem Schluss kommt, dass es sich immer noch nicht lohnt, zu wechseln. Ihr Bestellvolumen ist gering, Ihre Abstimmung dauert eine Stunde im Monat und Ihr aktuelles System funktioniert gut genug.
Das ist eine legitime Berechnung.
Aber die meisten Ladenbesitzer, die diese Übung durchlaufen, stellen fest, dass sie 500–1.000 US-Dollar pro Monat an versteckten Kosten zahlen – und ein Tool für 25–79 US-Dollar pro Monat als „Ausgabe“ und nicht als Ersatz für etwas Teureres einstufen.
Der Grund, warum es sich nicht so anfühlt, ist, dass manuelle Buchhaltungskosten über Ihren Kalender verteilt werden. Eine Stunde hier, ein Gespräch mit Ihrem Steuerberater dort, eine etwas höhere Steuerrechnung als erwartet. Sie fallen nicht als einzelne Posten an. Die Kosten der Automatisierung schon – und das lässt sie im Vergleich teuer erscheinen.
Das ist sie nicht.
Die Geschäfte, die die saubersten Bücher zu den niedrigsten Kosten führen, sind nicht diejenigen mit den meisten Buchhaltungsstunden im Kalender. Es sind diejenigen, die aufgehört haben, die Abstimmung als Aufgabe zu betrachten, und sie als Infrastruktur betrachten.
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