Los mapeos indican a LedgerPort cómo traducir sus datos de WooCommerce a QuickBooks Online. Antes de su primera sincronización, necesita mapear las entidades de WooCommerce (productos, clientes, códigos de impuestos y métodos de pago) a las cuentas o artículos correspondientes en su empresa de QuickBooks.
Esta guía cubre cómo abrir la página de Mapeos, cómo usar el Mapeo Automático, cómo sincronizar mapeos desde sus plataformas y cómo ajustar manualmente los mapeos individuales.
Antes de Empezar
- LedgerPort debe estar instalado y conectado tanto a WooCommerce como a QuickBooks Online. Consulte Instalar LedgerPort y Conectar a QuickBooks Online si aún no se ha conectado.
- El Plan de Cuentas de su QuickBooks Online debe estar configurado con las cuentas de ingresos y gastos que desea utilizar para sus transacciones de WooCommerce. LedgerPort se mapea a cuentas existentes de QuickBooks; no crea nuevas.
Abrir la Página de Mapeos
- En su administrador de WordPress, vaya a LedgerPort » Mapeos.
La página de Mapeos enumera las entidades de WooCommerce que necesitan ser mapeadas a QuickBooks. Las entidades están organizadas por tipo. Puede filtrar por estado de mapeo (mapeado, sin mapear, todos) y buscar por nombre.
Sincronizar Mapeos desde Sus Plataformas
Antes de configurar los mapeos manualmente, ejecute una sincronización para extraer las últimas entidades de WooCommerce y QuickBooks en LedgerPort. Esto asegura que todos sus productos, clientes y cuentas actuales estén disponibles para mapear.
- 1. En la página de Mapeos, haga clic en el producto que tiene que usar para Mapear y Guardar Cambios.
- 2. LedgerPort obtiene los últimos datos de WooCommerce y QuickBooks Online.
- 3. Espere a que se complete el mapeo. En tiendas con grandes catálogos de productos, esto puede tardar hasta uno o dos minutos.
Ejecute una sincronización cada vez que agregue nuevos productos o cuentas en cualquiera de las plataformas para mantener actualizada la lista de mapeos.
Usar el Mapeo Automático
El Mapeo Automático intenta hacer coincidir entidades de WooCommerce con entidades de QuickBooks automáticamente basándose en la similitud de nombres. Es la forma más rápida de configurar los mapeos en una nueva conexión.
- En la página de Mapeos, haga clic en Mapeo Automático.
- LedgerPort compara los nombres de las entidades en ambas plataformas y propone coincidencias.
- Revise los mapeos sugeridos. Las entradas mapeadas automáticamente se marcan para que pueda confirmarlas o anularlas.
El Mapeo Automático funciona mejor cuando los nombres de sus productos de WooCommerce y los nombres de los artículos de QuickBooks son consistentes. Las entidades que no se pueden hacer coincidir automáticamente permanecerán sin mapear y se pueden configurar manualmente.
Mapear una Entidad Manualmente
Para las entidades que el Mapeo Automático no hizo coincidir, o para corregir una sugerencia del Mapeo Automático:
- Encuentre la entidad sin mapear en la lista.
- Haga clic en la fila de la entidad para expandirla (o haga clic en el icono de editar).
- En el campo de QuickBooks, seleccione la cuenta o artículo de QBO coincidente del menú desplegable.
- Haga clic en Guardar.
Repita para cada entidad sin mapear. Puede filtrar la lista para mostrar solo los artículos sin mapear y así trabajar con ellos de manera eficiente.
Actualizar Mapeos en Bloque
Para actualizar varios mapeos a la vez:
- Seleccione del menú desplegable los productos que desea mapear.
- Una vez seleccionados todos, puede hacer clic en Guardar para aplicar los cambios.
¿Qué sucede si una entidad no está mapeada?
Si llega un pedido de WooCommerce que contiene una entidad no mapeada (como un producto nuevo que aún no se ha mapeado), LedgerPort registrará un error de sincronización en los Registros de auditoría. El pedido no se publicará en QuickBooks hasta que se resuelva el mapeo.
Para solucionar esto:
- Vaya a LedgerPort » Mapeos y mapee la entidad que falta.
- Vaya a LedgerPort » Sincronización manual para reenviar los pedidos afectados.
- Confirme que las entradas aparecen en QuickBooks.
Preguntas frecuentes
¿Necesito mapear cada producto individualmente? Sí, cada producto o categoría de producto de WooCommerce debe mapearse a una cuenta de ingresos o artículo de servicio de QuickBooks. Si tiene muchos productos, utilice primero el Mapeo automático para gestionar la mayoría, y luego aborde manualmente los elementos restantes no mapeados.
¿Qué pasa si agrego un producto nuevo en WooCommerce después de la configuración? Los productos nuevos no se mapean automáticamente. Cuando se crea un producto nuevo en WooCommerce, vuelva a LedgerPort » Mapeos, ejecute una Sincronización para importar el producto nuevo y mápeelo a la cuenta de QBO correspondiente.
¿Puedo mapear varios productos de WooCommerce a la misma cuenta de QuickBooks? Sí. Se pueden mapear varios productos de WooCommerce a la misma cuenta de ingresos de QuickBooks. Esto es común en tiendas que agrupan todos los ingresos de productos en una única cuenta de Ventas.
¿Qué significa si una entidad aparece como No mapeada? No mapeada significa que LedgerPort no sabe qué cuenta o artículo de QuickBooks usar para esa entidad al sincronizar pedidos. Los pedidos que contengan entidades no mapeadas registrarán un error y no se publicarán en QuickBooks hasta que se establezca el mapeo.
¿Puedo cambiar un mapeo después de que haya comenzado la sincronización? Sí. Puede actualizar los mapeos en cualquier momento. Los cambios se aplican a las sincronizaciones futuras. No actualizan retroactivamente las transacciones ya publicadas en QuickBooks.
Si tiene algún problema, no dude en contactarnos haciendo clic aquí. Nuestro equipo de soporte podrá ayudarle.
