Ang E-commerce Client Intake Questionnaire para sa mga CPA

Ang ecommerce client intake questionnaire na ginagawang confirmation calls ang discovery calls — anim na seksyon, bawat tanong ay handa nang i-copy-paste.

---

Nasa pangalawang discovery call ka kasama ang parehong prospect. Maayos ang naging una — magandang rapport, malinaw na problema, isang Shopify store na may solidong volume papunta sa QuickBooks Online. Inihanda mo ang proposal nang gabing iyon.

Pagkatapos ay dumating ang follow-up email: "Oh — mahalaga ba na nagbebenta rin kami sa Etsy? At nagdagdag kami ng Afterpay noong nakaraang tagsibol." Mahalaga ito. Ang Etsy ay pangalawang channel na may sariling mga bayarin at deposito; ang Afterpay ay isang gateway na may sariling iskedyul ng payout na napupunta sa parehong bank account. Ang iyong saklaw, plano ng tooling, at presyo ay binuo batay sa isang larawan na kulang ng dalawang mahalagang katotohanan. Kaya narito ka, sa pangalawang tawag, muling nag-iimbestiga.

Karamihan sa mga kumpanya ay tumutugon sa pamamagitan ng pagsisikap na maging mas mahusay sa mga discovery call — mas matalas na mga tanong, mas mahabang tawag, isang partner sa linya. Iyon ay batay sa isang kasinungalingan na karapat-dapat pangalanan: lahat ay lumalabas sa isang magandang discovery call. Hindi ito nangyayari, at hindi ito maaaring mangyari, dahil hindi kusang ibinibigay ng mga kliyente ang mga katotohanan na hindi nila alam na mahalaga. Walang nagbabanggit ng Afterpay sa kanilang accountant nang hindi tinatanong — iyon lang ang paraan ng pagbabayad ng mga customer.

Narito ang katotohanan na nag-aayos nito: ang isang e-commerce client ay hindi isang bukas na misteryo. Mayroong isang nalalaman, tiyak na hanay ng mga katotohanan sa pagpasok — mga platform, gateway, channel, mga band ng volume, entity at tax posture, estado ng file, listahan ng access — at isang nakasulat na ecommerce client intake questionnaire ang kumukuha ng 90% ng mga ito bago pa man makipag-usap ang sinuman. Ang post na ito ay ang questionnaire na iyon, sa anim na seksyon, bawat tanong ay handa nang i-paste sa iyong intake form o pre-call email.

Bakit Nagaganap ang Pangalawang Discovery Call

Ang isang discovery call ay improvisasyon. Nagtatanong ka ng naalala mong itanong, ang kliyente ay sumasagot ng sa tingin nila ay mahalaga, at lahat ng hindi ninyo naabot ay nananatiling nakatago hanggang sa may masira — karaniwan ang proposal, minsan ang engagement.

Ang nakasulat na intake ay kabaligtaran niyan. Ang kliyente ay sumasagot nang mag-isa, kasama ang kanilang Shopify admin at bank statement na bukas — sinusuri sa halip na inaalala. Ang "Ilang estado ang iyong kinabibilangan?" ay makakakuha ng totoong sagot mula sa isang filing portal sa halip na "uh, ilan?" mula sa memorya.

At dahil ang hanay ng katotohanan ay limitado, ang questionnaire ay hindi kailangang maging matalino — kailangan itong maging kumpleto. Anim na seksyon ang sumasaklaw dito. Ito ang pinalawak na bersyon ng pre-call email sa Stage 1 ng 55-minutong proseso ng onboarding, na ipinadala bago mo pa man nasukat ang trabaho.

Ang E-commerce Client Intake Questionnaire, Bawat Seksyon

Ipadala ang lahat ng anim na seksyon bilang isang dokumento. Ang bawat tanong sa ibaba ay isinulat upang ma-paste kung ano ito.

Seksyon 1: Mga Platform at Sales Channel

Ang tanong sa Etsy, na tinanong bago ito magastos sa iyo ng muling pagsulat ng panukala.

• Saang mga platform ka kasalukuyang nagbebenta? (Shopify, WooCommerce, Amazon, Etsy, eBay, Walmart, TikTok Shop, iba pa)
• Ilista ang lahat ng URL ng tindahan — kasama ang mga tindahan na hindi aktibo ngunit mayroon pa ring kasaysayan ng mga benta.
• Nagbebenta ka ba ng wholesale o B2B sa magkahiwalay na tuntunin mula sa iyong online store?
• Nagbebenta ka ba nang personal — POS, mga palengke, pop-up, isang lokasyon ng tingi?
• Mayroon ka bang mga produkto na subscription o paulit-ulit na kita?
• Nagdagdag o nagsara ka ba ng anumang channel ng benta sa huling 24 na buwan?

Ang huling tanong na iyon ay sumasaklaw sa channel na nagsara noong Marso ngunit kailangan pa rin ang kasaysayan nito na maitala.

Seksyon 2: Mga Payment Gateway at Dalas ng Payout

Ang bawat gateway ay isang hiwalay na daloy ng mga deposito na dapat itugma. Kung makaligtaan mo ang isa, sasabihin sa iyo ng bank feed sa kalaunan, sa mga rate ng paglilinis.

• Anong mga payment processor ang ginagamit mo? (Shopify Payments, PayPal, Stripe, Amazon Pay, iba pa)
• Nag-aalok ka ba ng buy-now-pay-later? (Afterpay, Klarna, Affirm, Shop Pay Installments)
• Para sa bawat gateway: gaano kadalas ito nagbabayad — araw-araw, lingguhan, buwanan?
• Aling bank account (s) ang tumatanggap ng mga payout? Isang account o ilan?
• Mayroon bang anumang gateway na nagho-hold ng reserba o rolling balance?
• Nagbebenta o tumatanggap ka ba ng mga gift card o store credit?

Seksyon 3: Mga Band ng Volume at Seasonality

Mga banda, hindi eksaktong mga numero — ang kliyente ay maaaring sumagot sa loob ng tatlumpung segundo, at ang mga banda ay lahat ng kailangan ng pag-scope.

• Mga order bawat buwan, humigit-kumulang: wala pang 100 / 100–500 / 500–2,000 / 2,000–5,000 / higit sa 5,000
• Banda ng taunang kita: wala pang $250K / $250K–$1M / $1M–$5M / higit sa $5M
• Ilang SKU ang dala mo: wala pang 50 / 50–500 / higit sa 500
• Anong bahagi ng taunang kita ang napupunta sa iyong pinakamalaking quarter, at aling mga buwan?
• Humigit-kumulang anong porsyento ng mga order ang nagreresulta sa refund o return?
• Nagbebenta ka ba sa mga currency maliban sa USD, o nagpapadala sa ibang bansa?

Seksyon 4: Estado ng QuickBooks File

Ang seksyong ito ang nagpapasya kung nag-quote ka ba ng onboarding o onboarding kasama ang isang cleanup — ang pinakamahal na bagay na matuklasan nang huli.

• Gumagamit ka ba ng QuickBooks Online o QuickBooks Desktop? Anong subscription level?
• Sino ang gumagawa ng mga libro, at gaano katagal? (Ikaw, isang bookkeeper, isang dating kumpanya, wala)
• Ano ang pinakahuling buwan na na-reconcile ang bawat bank account?
• Paano kasalukuyang napupunta ang data ng iyong tindahan sa QuickBooks? (Isang sync app, mga import ng CSV, manu-manong pagpasok, bank feed lamang)
• Anong mga sync app ang naka-install ngayon — at alin ang na-install noon, kahit saglit?
• Mayroon bang clearing account para sa mga payout ang iyong chart of accounts? Alam mo ba ang kasalukuyang balanse nito?

Ang mga sagot dito ay direktang napupunta sa Shopify-QuickBooks file diagnostic — patakbuhin ito bago ka mag-quote, dahil ang isang file na naglalaman ng dobleng binilang na kita o mga labi ng isang abandonadong sync app ay isang cleanup engagement, na naka-scope at naka-presyo nang mag-isa, hindi isang sorpresa na nasipsip sa unang buwan.

Seksyon 5: Tax Posture

Hindi tax advice sa intake — inventory. Itinatakda mo kung ano ang umiiral at, higit sa lahat, kung sino ang responsable para dito.

• Ano ang uri ng iyong entity, at ano ang katapusan ng iyong fiscal year?
• Saang mga estado ka nakarehistro para sa sales tax? Ilista lahat.
• Sino ang nagfa-file ng sales tax returns ngayon — ang iyong magiging firm, ikaw, o isang serbisyo tulad ng Avalara o TaxJar?
• Ano ang dalas ng pagfa-file sa bawat estado — buwanan, quarterly, taunan?
• Nagpapatakbo ka ba ng payroll? Nag-iisyu ka ba ng 1099 sa mga contractor?
• Paano mo binibilang ang inventory at COGS ngayon, kung mayroon man?
• Naka-file at kasalukuyan ba ang mga prior-year return, at sino ang naghanda nito?

Ang naka-bold na tanong ay ang tanong sa engagement-scope na nakabalatkayo. Ang "ang kliyente ang nagfa-file" at "ang firm ang nagfa-file" ay magkaibang retainer, at ang pag-aakala ng isa habang ang kliyente ay nag-aakala ng isa pa ay kung paano nagiging trabaho ng wala ang sales tax sa loob ng dalawang quarter.

Seksyon 6: Checklist ng Access at Credentials

Ang huling seksyon ay hindi mga tanong — ito ay mga kahilingan. Ipadala ito bilang isang checklist na ginagawa ng kliyente bago ang tawag, upang ang tawag ay hindi magamit sa panonood ng isang tao na nagre-reset ng password. Rule of thumb: read-only muna. Humiling ng reporting-level access saanman ito umiiral, at i-escalate sa admin lamang kapag kinakailangan ng trabaho.

• Magpadala ng QuickBooks Online accountant invite sa aming firm login (hindi shared password).
• Magbigay ng Shopify collaborator access sa aming firm — at staff access sa anumang iba pang platform na iyong ibinebenta.
• Magbigay ng reporting o read-only access sa bawat payment gateway (Stripe, PayPal, BNPL dashboards).
• Magbigay ng read-only bank access, o ang huling 12 buwan ng mga statement para sa bawat account na tumatanggap ng mga payout.
• Ibahagi ang access sa iyong sales tax filing portal(s), kung ikaw ang nagfa-file ng sarili mo.
• Kumpirmahin na maaari naming kontakin ang iyong nakaraang accountant o bookkeeper, at ibahagi ang kanilang mga detalye.

Ano ang Binabago ng Bawat Sagot

Ang isang sagot sa intake na hindi mo ginagawa ay trivia. Narito ang pagmamapa mula sa sagot patungo sa engagement:

Ang sagot	Ano ang binabago nito
Higit sa isang platform o store	Scope at tooling — kailangan mo ng multi-store consolidation, hindi isang simpleng connector, at ang retainer ay nagpepresyo bawat channel
BNPL o maraming gateway	Isang clearing account bawat gateway at isang reconciliation step bawat payout stream — mag-quote ng buwanang trabaho nang naaayon
Pinakamataas na volume band (5,000+ orders/buwan)	Ang mga manual at CSV na pamamaraan ay hindi na opsyon; ang sync tooling at ang tier nito ay ngayon ay isang line item sa proposal
Malakas na seasonality	Ang volume ng error at support load ay tumataas sa mga peak month — magtakda ng mga inaasahan at staffing ngayon, hindi sa Nobyembre
QuickBooks Desktop	Isang usapan tungkol sa migration bago ang lahat — karamihan sa sync tooling, kasama ang LedgerPort, ay Online-only lamang
Mga buwan na hindi na-reconcile o isang dating sync app	Isang hiwalay na nakalaang cleanup engagement muna; ang pag-onboard sa isang sirang file ay nag-a-automate ng kalat
Maraming nakarehistrong estado, mga file ng kliyente	Isang advisory boundary na iguguhit sa engagement letter — nakasulat, sa unang araw
Mga gift card o store credit	Isang desisyon sa patakaran ng liability-account sa oras ng pagmamapa, dahil ang mga naibentang gift card ay hindi kita

Ang bawat hilera ay isang saklaw, presyo, o desisyon sa pag-tool — na siyang pagsubok sa isang magandang tanong sa pagkuha: kung walang sagot na magbabago sa engagement, putulin ito.

Paano Gamitin Ito: Ipadala, Suriin, Kumpirmahin

Ang workflow ay tatlong hakbang.

Ipadala ito kasama ng iyong mga materyales sa panukala. Ang questionnaire ay ipapadala bago ang tawag, kasama ng iyong engagement overview, na tapat na nakabalangkas: "Ganito namin sinisigurado na tumpak ang aming panukala sa unang pagkakataon." Ang mga seryosong prospect ay kumukumpleto nito; ang mga hindi ay nagsasabi sa iyo ng isang bagay tungkol sa kung paano magiging ang mga kahilingan sa dokumento sa Marso.

Suriin ito bago ang tawag. Labinlimang minuto kasama ang kumpletong form at alam mo ang mga platform, ang mga gateway, ang volume band, ang panganib sa file, at ang tax exposure. Patakbuhin ang file diagnostic kung ang Seksyon 4 ay nagtaas ng mga flag. I-draft ang saklaw. Ito ang bagong ecommerce client checklist na pinapatakbo ng iyong accounting team sa bawat prospect — parehong anim na seksyon, sa bawat oras, hindi magkakamali ang junior staff.

Hayaan ang tawag na maging kumpirmasyon, hindi pagtuklas. Nagsisimula ka sa "Nasa Shopify at Etsy ka, Afterpay at Shopify Payments, humigit-kumulang 2,000 order bawat buwan, nakarehistro sa anim na estado, at ikaw mismo ang nagfa-file ng iyong sales tax — mayroon pa ba akong namiss?" Naririnig ng kliyente ang isang firm na nauunawaan na ang kanilang negosyo. Ang tawag ay ginugugol ang oras nito sa paghatol — saklaw, timeline, ang usapan sa paglilinis — sa halip na sa imbentaryo.

Ang pag-reframe na iyon ang buong kabayaran. Ang mga katotohanan ay palaging makokolekta sa papel; ang isang client intake form para sa mga bookkeeping engagement ay kinokolekta lamang ang mga ito kung saan sila ay masusuri sa halip na mahulaan. At kung ikaw ay bumubuo ng e-commerce sa isang nakatayong service line sa halip na isang eksperimento bawat kliyente, ang questionnaire na ito ang pintuan sa harap: ang instrumento sa pagkuha na nagpapahintulot sa bawat engagement na magsimula mula sa parehong kumpletong larawan.

Tanggalin ang Pangalawang Discovery Call

Ang tawag sa Etsy-and-Afterpay mula sa itaas ng post na ito ay hindi nangyayari sa mga firm na nagpapatakbo ng nakasulat na pagkuha. Ang parehong mga katotohanan ay nakaupo sa Seksyon 1 at 2, sinagot ng kliyente sa kanilang kusina, isang linggo bago may nag-iskedyul ng anumang bagay.

I-paste ang anim na seksyon sa iyong intake form ngayong linggo. Pagkatapos, kapag bumalik ang unang kumpletong questionnaire, mag-book ng CPA onboarding call — susuriin namin ang mga sagot kasama mo, imapa ang mga ito sa saklaw at pag-tool, at dadalhin ang kliyente mula sa kumpletong pagkuha hanggang sa unang reconciled payout kasama ka sa linya.