כברירת מחדל, LedgerPort אינו מסנכרן כל הזמנה ברגע שהיא מופיעה ב-Shopify. הוא ממתין שהזמנה תגיע למצב תשלום או ביצוע ספציפי לפני שהוא דוחף אותה ל-QuickBooks. תנאים אלו נקראים טריגרים לסנכרון, ואתה שולט בדיוק אילו מהם חלים על החנות שלך.
הגדרת הטריגרים שלך נכון פירושה שהזמנות יגיעו ל-QuickBooks בזמן הנכון, עם הסטטוס הנכון, וללא רעש מעסקאות ממתינות או מבוטלות שאינך רוצה שירשמו.
לפני שמתחילים
- טריגרים לסנכרון חלים רק על סנכרון אוטומטי. בתוכנית החינמית, סנכרון אוטומטי אינו זמין. אם אתה בתוכנית החינמית, הזמנות יסונכרנו רק כאשר תדחוף אותן ידנית.
- סנכרון אוטומטי זמין החל מתוכנית Growth ($29/לחודש) ומעלה. כדי להפעיל אותו, שדרג מחיוב ולאחר מכן הפעל סנכרון אוטומטי מתוך קטע Sync Config » General בתוך אפליקציית Shopify המשובצת שלך.
היכן להגדיר טריגרים לסנכרון
- מהסרגל הצדדי השמאלי, לחץ על Sync Config.
- לחץ על הכרטיסייה הזמנות.
- גלול לקטע טריגרים לסנכרון.
כאן תמצא שתי קבוצות של תנאים: סטטוסים של תשלום וסטטוסים של ביצוע. הזמנה חייבת להתאים לפחות לסטטוס אחד שנבחר בכל קבוצה לפני ש-LedgerPort יסנכרן אותה אוטומטית.
טריגרים לסטטוס תשלום
סטטוסים של תשלום אומרים ל-LedgerPort מתי להתייחס להזמנה כמוכנה מבחינה פיננסית לרישום ב-QuickBooks. ניתן להפעיל או לבטל כל אחד מהבאים:
שולם : ההזמנה שולמה במלואה. זהו הטריגר המומלץ עבור רוב החנויות. הוא מבטיח שרק עסקאות שהושלמו יגיעו ל-QuickBooks.
מורשה : התשלום הורשה אך עדיין לא נגבה. השתמש באפשרות זו אם אתה גובה תשלומים באופן ידני ורוצה שהזמנות יופיעו ב-QuickBooks לפני שהגבייה מתרחשת.
שולם חלקית : הלקוח שילם חלק מסך ההזמנה. שימושי עבור חנויות שמקבלות פיקדונות או תשלומים בתשלומים.
ממתין : התשלום בתהליך אך עדיין לא אושר. הפעלת אפשרות זו תדחוף הזמנות ל-QuickBooks לפני שתדע אם התשלום הצליח. השתמש בזהירות.
הוחזר : ההזמנה הוחזרה במלואה. הפעל אפשרות זו רק אם אתה רוצה שהזמנות שהוחזרו ייצרו עסקאות ב-QuickBooks במקום להיות מוצאות מהרישום.
הוחזר חלקית : חלק מההזמנה הוחזר. אם אתה מטפל בהחזרים חלקיים ורוצה שהם ישתקפו ב-QuickBooks באופן מיידי, הפעל אפשרות זו.
המלצה עבור רוב החנויות: הפעל שולם בלבד. זה שומר על QuickBooks שלך נקי ומבטיח שרק עסקאות שהושלמו בהצלחה נרשמות.
טריגרים לסטטוס ביצוע
סטטוסים של ביצוע מציינים ל-LedgerPort היכן הזמנה צריכה להיות בתהליך המשלוח לפני שהיא מסתנכרנת. ניתן להפעיל או לבטל:
בוצע : כל הפריטים בהזמנה נשלחו או סומנו כבוצעו. השתמש באפשרות זו אם ברצונך שהזמנות יופיעו ב-QuickBooks רק לאחר שנשלחו.
בוצע חלקית : חלק מהפריטים, אך לא כולם, בוצעו. שימושי עבור חנויות ששולחות הזמנות במספר חבילות.
לא בוצע : ההזמנה טרם נשלחה. הפעל אפשרות זו אם ברצונך שהזמנות יסתנכרנו מיד עם קבלתן, מבלי להמתין לביצוע.
המלצה לרוב החנויות: הפעל לא בוצע ו-בוצע. אפשרויות אלו מכסות את מגוון מצבי ההזמנה שתרצה בדרך כלל ב-QuickBooks, מבלי שתצטרך להמתין לסיום המשלוח לפני שהזמנה נרשמת.
טיפול בהזמנות מבוטלות
הזמנות מבוטלות אינן מסונכרנות כברירת מחדל. זוהי ההגדרה המומלצת לרוב החנויות, מכיוון שהזמנות מבוטלות מייצגות עסקאות שבוטלו שאמורות לא להופיע כהכנסה ב-QuickBooks.
אם יש לך תהליך עבודה ספציפי הדורש סנכרון של הזמנות מבוטלות, תוכל להפעיל זאת באותו מקטע 'הפעלות סנכרון'. רוב החנויות צריכות להשאיר אפשרות זו כבויה.
כיצד הפעלות פועלות יחד
גם הפעלת סטטוס תשלום וגם הפעלת סטטוס ביצוע חייבות להתקיים לפני שהזמנה מסתנכרנת אוטומטית.
לדוגמה, אם הפעלת התשלום שלך מוגדרת ל-שולם והפעלת הביצוע שלך מוגדרת ל-לא בוצע, הזמנה תסתנכרן מיד לאחר שתשולם, ללא קשר אם נשלחה. אם תגדיר ביצוע ל-בוצע במקום זאת, ההזמנה תסתנכרן רק לאחר שסומנה כבוצעה ב-Shopify, גם אם התשלום נגבה מוקדם יותר.
חשוב על תהליך העבודה של החנות שלך והגדר הפעלות כך שיתאימו לנקודה שבה הזמנה מוכנה באמת להיזקף כמכירה בספרים שלך.
שמירת השינויים שלך
- לאחר בחירת תנאי ההפעלה שלך, לחץ על שמור בתחתית הלשונית 'הזמנות'.
- שינויים חלים על סנכרונים חדשים בלבד. הזמנות שכבר ממתינות ייבדקו מחדש מול ההפעלות המעודכנות במחזור הסנכרון הבא.
אם אתה נתקל בבעיות כלשהן, צור איתנו קשר וצוות התמיכה שלנו ישמח לעזור.
