Учет по кассовому методу или методу начисления для электронной коммерции: когда переходить

Баланс вашего банковского счета и ваша прибыль — это два разных показателя. При учете по наличному методу они притворяются одним и тем же — и для компаний с запасами эта видимость обходится дорого.

---

В сентябре вы перевели 45 000 долларов своему поставщику за запасы 4-го квартала. Разумный шаг — сроки поставки долгие, и праздничный товар должен был быть в пути к октябрю.

Затем прибыл ваш отчет о прибылях и убытках за сентябрь, и в нем говорилось, что ваш магазин едва вышел в ноль. Продажи были нормальными. Заказов было больше. Но отчет о прибылях и убытках показывал месяц, который выглядел как начало конца, и когда на следующей неделе ваш кредитор попросил финансовую отчетность, вам пришлось написать абзац объяснений к ней. Если вы когда-либо прилагали извинения к отчету о прибылях и убытках, вы уже знаете проблему, о которой идет речь в этой статье.

Отчет был не совсем неверным. Он отвечал на другой вопрос, чем тот, который вы задавали. В этом вся суть спора о наличном и кассовом учете в электронной коммерции в одном предложении: учет по наличному методу измеряет движение денег, кассовый учет измеряет эффективность бизнеса — и для магазина, который закупает запасы, эти две истории могут расходиться на десятки тысяч долларов за один месяц.

Что на самом деле измеряют два метода

Определения короткие, так что давайте их разберем.

Наличный метод: вы учитываете доходы, когда поступают деньги, и расходы, когда деньги уходят. Ваш отчет о прибылях и убытках — это, по сути, категоризированная версия вашей банковской активности.

Кассовый метод: вы учитываете выручку, когда она заработана — когда размещен заказ и вы берете на себя обязательство его выполнить — и расходы, когда они понесены, сопоставленные с выручкой, которой они помогли добиться.

Для фрилансера без запасов два метода дают почти идентичные цифры, и наличный метод выигрывает по простоте. Электронная коммерция — это другое дело, потому что почти все в движении денег магазина происходит не вовремя.

Почему наличный метод специально обманывает компании с запасами

Распространенная формулировка: «наличный метод проще, кассовый точнее». Верно, но слишком мягко. Для магазина, который хранит запасы, наличный метод не просто немного неточен — он систематически вводит в заблуждение тремя конкретными способами.

1. Закупки запасов обрушивают вашу «прибыль»

При наличном учете месяц, в котором вы платите за запасы, — это месяц, когда они становятся расходом. Этот сентябрьский перевод 45 000 долларов полностью отражается в отчете о прибылях и убытках за сентябрь — даже несмотря на то, что товары, купленные на эти деньги, принесут доход в октябре, ноябре и декабре.

Таким образом, сентябрь выглядит как катастрофа, а 4-й квартал — как чудо: распродажи в праздники поступают без соответствующей себестоимости товара, потому что себестоимость уже была «потрачена» месяцами ранее. Ваша прибыль колеблется между ужасной и неправдоподобно хорошей, и ни одно из этих чисел не является реальным. Метод начисления исправляет это, рассматривая закупленный товар как актив и учитывая его как себестоимость проданных товаров только тогда, когда каждая единица фактически продается — логика соответствия, описанная в нашем руководстве по себестоимости для продавцов Shopify в QuickBooks.

2. Сроки выплат смещают выручку между месяцами

Ваш процессинговый центр не передает вам деньги в тот момент, когда клиент оформляет заказ. Shopify Payments, PayPal и другие перечисляют средства с задержкой — это означает, что продажи за последние несколько дней марта поступят на ваш счет в апреле. На кассовой основе этот доход принадлежит апрелю, насколько это касается вашей бухгалтерии.

Результат: кассовый доход каждого месяца на самом деле представляет собой смесь продаж этого и прошлого месяца, смещенную в зависимости от вашего графика выплат. Сильное завершение месяца засчитывается следующему. Помесячные сравнения незаметно перестают иметь смысл.

3. Предоплаченные подписки приносят годовую выручку за день

Если вы продаете годовые предоплаты или планы подписки с регулярной доставкой, кассовый метод учета записывает всю предоплату как доход в день ее получения — двенадцать месяцев обязательств, учтенных как один день дохода. Одна успешная кампания создает пиковый месяц, который вы никогда не сможете повторить, за которым следуют месяцы расходов на выполнение заказов без соответствующего дохода. Механизмы правильного учета этого — отложенный доход, признаваемый по мере выполнения — подробно рассмотрены в нашем руководстве по отложенному доходу для электронной коммерции по подписке.

Сложите все три искажения, и вы получите знакомый опыт: отчет о прибылях и убытках, который дико колеблется по причинам, не имеющим отношения к реальному положению дел в бизнесе.

Один месяц, два отчета о прибылях и убытках

Вот весь аргумент в одной таблице. Магазин вымышленный, а цифры намеренно округлены: бренд свечей с объемом заказов 60 000 долларов в месяц, себестоимостью продукции 35% и крупной закупкой запасов на 4-й квартал в сентябре.

Что произошло в сентябре:

• Размещено заказов на 60 000 долларов. Задержка выплат означает, что в этом месяце на счет поступило только 57 000 долларов от процессингового центра.
• Собрано 6 000 долларов предоплаты за год от подписной кампании. Только один месяц — 500 долларов — был фактически заработан в сентябре.
• Поставщику уплачено 45 000 долларов за запасы 4-го квартала. Товары, которые были проданы в сентябре, стоили 21 000 долларов (35% от 60 000 долларов).
• 12 000 долларов операционных расходов, выставленных и оплаченных в этом месяце, одинаковы для обоих методов.

Статья баланса	Кассовый метод	Метод начисления
Доход от продаж	57 000 долларов (полученные выплаты)	60 000 долларов (размещенные заказы)
Доход от подписки	6 000 долларов (полученные наличные)	500 долларов (заработан один месяц)
Себестоимость проданных товаров	45 000 долларов (оплачено поставщику)	21 000 долларов (фактически проданные товары)
Операционные расходы	$12,000	$12,000
Прибыль за сентябрь	$6,000	$27,500

Тот же магазин. Тот же месяц. Те же заказы, отправленные тем же клиентам. Одна книга учета говорит, что вы заработали 6 000 долларов; другая — 27 500 долларов.

И вот неприятная часть: в ноябре искажение меняется на противоположное. Отчет о прибылях и убытках по кассовому методу покажет праздничные доходы при почти нулевых затратах на продукт — запасы были списаны еще в сентябре — и покажет настолько опасную прибыль. Устанавливайте цены, нанимайте или тратьте рекламный бюджет, исходя из этого, и вы будете принимать реальные решения на основе вымышленной цифры.

[ИЗОБРАЖЕНИЕ: Сравнительные столбчатые диаграммы ежемесячной прибыли для одного и того же вымышленного магазина с сентября по декабрь — кассовый метод колеблется от почти нуля до завышенных значений, метод начисления остается стабильным]

Почему большинство продавцов начинают с наличного метода — и когда кассовый перестает быть необязательным

Справедливости ради стоит отметить кассовый метод: почти все начинают с него, и на то есть веские причины. Он проще. Он не требует отслеживания запасов, графиков отложенных доходов или учета дебиторской задолженности. Именно это QuickBooks фактически предоставляет вам, если вы просто принимаете банковские операции по мере их поступления. А для очень мелких продавцов кассовый метод расчета налогов может быть действительно выгодным — вы, как правило, не платите налог на доход, который еще не получили. (Подпадаете ли вы под его действие и что означает ваш выбор, зависит от вашего дохода, вашей организации и меняющихся правил — это вопрос для обсуждения с вашим бухгалтером, а не вывод из статьи в блоге.)

Проблема в том, что условия, делающие кассовый метод терпимым, — это именно те условия, которые устраняет рост. На практике метод начисления перестает быть опцией в несколько определяемых моментов:

• Запасы в масштабе. Как только ваши закупки запасов становятся достаточно большими, чтобы повлиять на отчет о прибылях и убытках за месяц — примерно, когда один заказ на поставку составляет значительную часть ежемесячного дохода — прибыль по кассовому методу перестает коррелировать с реальностью. Это таблица за сентябрь, показанная выше, происходящая каждый квартал.
• Вы хотите, чтобы бизнес был оценен или профинансирован. Покупатели и их бухгалтеры работают с данными по методу начисления, точка. Книги по кассовому методу — одна из самых распространенных причин задержек в проверке или появления пересмотренных предложений — мы подробно описываем подготовку в книгах, готовых к проверке, для продажи вашего магазина. Кредиторы и инвесторы — это та же аудитория с теми же ожиданиями; см. книги, готовые к финансированию для электронной коммерции.
• Предоплаченный доход становится реальными деньгами. Как только подписки или предварительные заказы составляют значительную долю продаж, кассовый метод не просто искажает ваши книги — он скрывает реальное обязательство. Часть вашего банковского баланса причитается клиентам в виде будущих поставок, и ваши книги должны это отражать.
• Кто-то другой должен читать ваши цифры. Партнер, временный финансовый директор, бухгалтер, который сравнивает вас с другими магазинами. Метод начисления — это общий язык.

Гибридный метод, который фактически используют большинство магазинов

Вот что удивляет продавцов, которые думают, что это бинарный выбор: ваш метод бухгалтерского учета и ваш выбор налогообложения не обязательно должны совпадать.

Очень распространенный вариант — и тот, который часто рекомендует хороший специалист по CPA для электронной коммерции — это ведение бухгалтерского учета на основе начисления с налоговым выбором на основе кассового метода. Вы ведете повседневный учет на основе начисления, чтобы ваш отчет о прибылях и убытках был читаемым, а ваша маржа — реальной. Во время уплаты налогов ваш CPA переводит на кассовый метод для подачи декларации, если этот выбор по-прежнему выгоден вам. QuickBooks Online упрощает механическую часть: его отчеты переключаются между кассовым и начисленным представлением одних и тех же исходных данных.

Это переключение работает только в том случае, если исходные данные записываются в стиле начисления — с датой, когда что-либо было заработано и понеслось. Вы можете обобщить начисленные записи до кассового представления; вы не можете создать начисленное представление из записей, которые знают только о движении денег. Вот почему практический совет: ведите бухгалтерский учет в стиле начисления, а выбор налогообложения оставьте отдельным профессиональным решением. Процесс — ваш; выбор — решение вашего CPA.

Сколько на самом деле стоит переход

Раздел честности. Переход от кассового метода к начислению — это не изменение настроек, и любой, кто скажет вам, что это займет полдня, что-то продает.

Настоящий переход означает установление начальных остатков, которые кассовый метод никогда не отслеживал: товарные запасы на руках в качестве актива, дебиторская и кредиторская задолженность, отложенные доходы, если у вас есть предоплаты, начисленные расходы. Обычно это означает проход очистки исторических данных, потому что ваши существующие записи знают только даты платежей. Это означает, что ваши старые и новые отчеты какое-то время не будут сопоставимы — линии трендов разрываются в дату перехода. И это означает часы работы CPA; переход для магазина с реальными запасами обычно является полноценным заданием, а не услугой.

Существуют также постоянные расходы: бухгалтерский учет на основе начисления требует большей дисциплины. Себестоимость проданных товаров требует реальной цифры запасов за ней. Предоплаты требуют графика признания. Ничто из этого не является сложным, но все это является повторяющимся.

Честный противовес: затраты являются первоначальными, а искажения накапливаются. Каждый квартал, который вы ждете, добавляет больше запутанной истории для распутывания и больше решений, принятых на основе таких цифр, как эти 6000 долларов в сентябре.

Ваши ежедневные сводки уже имеют форму кассового учета

Еще один взгляд под другим углом, и это хорошие новости, если вы следовали методам этого блога.

Стандартный способ правильного учета продаж в магазине — ежедневная сводная запись с датой даты продажи, с разбивкой по валовым продажам, возвратам, сборам и налогам, плюс клиринговый счет, который обеспечивает разрыв до получения выплаты — это бухгалтерский учет в стиле начисления. Доход учитывается, когда он заработан. Задержка выплаты обрабатывается явно, а не молчаливо перемещая доход между месяцами. Если вы реализовали подход из нашего руководства по учету продаж Shopify в QuickBooks, вы уже создали сторону учета доходов в бухгалтерском учете на основе начисления, независимо от того, называли ли вы это так.

Именно здесь автоматизация занимает свое место в этой конкретной истории. LedgerPort синхронизирует заказы Shopify и WooCommerce в QuickBooks Online с датой продажи, отделяя комиссии от выручки и регистрируя возвраты как возвраты — а в плане Scale журналы выплат связывают депозиты процессора с заказами внутри них. Другими словами, данные о продажах по умолчанию формируются по методу начисления каждый день, без вашего участия.

Заявление об ограничении ответственности, потому что мы вам должны: ни один инструмент синхронизации не меняет ваш метод учета. Ваши запасы и записи себестоимости проданных товаров, ваш график отложенной выручки и ваш выбор налогообложения остаются работой для вас и вашего бухгалтера. Что убирают чистые данные о продажах с датой продажи — это самая большая рутина при переходе от кассового метода к методу начисления — перестройка стороны выручки — и постоянные затраты на поддержание ее правильности.

Цифра, которую вы думали, что у вас есть

Вы открыли этот пост, думая о проблеме прибыльности — сентябре, который едва вышел в ноль. На самом деле у вас была проблема измерения: книги учета, которые сообщали о ваших банковских переводах и называли их эффективностью.

Если ваш отчет о прибылях и убытках колеблется так, как не колеблется ваш бизнес, выполните двухколоночное упражнение из этого поста за свой худший месяц — заказы размещены против выплат получено, товары проданы против платежей поставщикам. Разрыв между колонками — это то, чего вам стоил кассовый метод с точки зрения ясности. Для более полного понимания того, как все части взаимосвязаны, начните с руководства по учету электронной коммерции — и если сторона выручки — это то, что вы ненавидите, LedgerPort автоматически записывает продажи по методу начисления, начиная бесплатно.