По умолчанию LedgerPort не синхронизирует каждый заказ в момент его появления в Shopify. Он ждет, пока заказ не достигнет определенного статуса оплаты или выполнения, прежде чем отправить его в QuickBooks. Эти условия называются триггерами синхронизации, и вы точно контролируете, какие из них применяются к вашему магазину.
Правильная настройка триггеров гарантирует, что заказы попадают в QuickBooks в нужное время, с правильным статусом и без лишних данных о незавершенных или отмененных транзакциях, которые вы не хотите записывать.
Прежде чем начать
- Триггеры синхронизации применяются только к автоматической синхронизации. В бесплатном плане автосинхронизация недоступна. Если вы используете бесплатный план, заказы будут синхронизироваться только при ручной отправке.
- Автосинхронизация доступна начиная с плана Growth ($29/мес) и выше. Чтобы включить ее, перейдите в раздел Billing, а затем включите Auto-Sync в разделе Sync Config » General в вашем встроенном приложении Shopify.
Где настроить триггеры синхронизации
- В боковой панели слева нажмите Sync Config.
- Нажмите вкладку Orders.
- Прокрутите до раздела Sync Triggers.
Здесь вы найдете две группы условий: статусы оплаты и статусы выполнения. Заказ должен соответствовать хотя бы одному выбранному статусу в каждой группе, прежде чем LedgerPort автоматически синхронизирует его.
Триггеры статуса оплаты
Статусы оплаты сообщают LedgerPort, когда считать заказ финансово готовым для записи в QuickBooks. Вы можете включить или отключить любой из следующих:
Paid (Оплачено): заказ полностью оплачен. Это рекомендуемый триггер для большинства магазинов. Он гарантирует, что в QuickBooks попадают только завершенные транзакции.
Authorized (Авторизовано): платеж авторизован, но еще не списан. Используйте это, если вы списываете платежи вручную и хотите, чтобы заказы попадали в QuickBooks до списания.
Partially Paid (Частично оплачено): клиент оплатил часть общей суммы заказа. Полезно для магазинов, которые принимают депозиты или платежи по частям.
Pending (В ожидании): платеж находится в процессе, но еще не подтвержден. Включение этого параметра приведет к отправке заказов в QuickBooks до того, как вы узнаете, был ли платеж успешным. Используйте с осторожностью.
Refunded (Возвращено): заказ полностью возвращен. Включите это, только если вы хотите, чтобы возвращенные заказы создавали транзакции в QuickBooks, а не исключались.
Partially Refunded (Частично возвращено): часть заказа была возвращена. Если вы обрабатываете частичные возвраты и хотите, чтобы они немедленно отражались в QuickBooks, включите этот параметр.
Рекомендация для большинства магазинов: Включите только Paid (Оплачено). Это сохранит чистоту ваших данных в QuickBooks и гарантирует запись только успешно завершенных транзакций.
Триггеры статуса выполнения
Статусы выполнения сообщают LedgerPort, на каком этапе рабочего процесса доставки должен находиться заказ перед синхронизацией. Вы можете включить или отключить:
Fulfilled (Выполнено): все товары в заказе были отправлены или отмечены как выполненные. Используйте это, если вы хотите, чтобы заказы попадали в QuickBooks только после их отправки.
Частично выполнено: некоторые, но не все товары были выполнены. Полезно для магазинов, которые отправляют заказы несколькими посылками.
Не выполнено: заказ еще не отправлен. Включите эту опцию, чтобы заказы синхронизировались сразу после размещения, без ожидания выполнения.
Рекомендация для большинства магазинов: Включите Не выполнено и Выполнено. Это охватывает полный спектр состояний заказа, которые обычно требуются в QuickBooks, без необходимости ждать завершения доставки, прежде чем заказ будет зарегистрирован.
Обработка отмененных заказов
Отмененные заказы по умолчанию исключаются из синхронизации. Это рекомендуемая настройка для большинства магазинов, поскольку отмененные заказы представляют собой отмененные транзакции, которые не должны отображаться в QuickBooks как доход.
Если у вас есть особый рабочий процесс, требующий синхронизации отмененных заказов, вы можете включить эту опцию в том же разделе «Триггеры синхронизации». Большинству магазинов следует оставить эту опцию выключенной.
Как работают триггеры вместе
Для автоматической синхронизации заказа должны быть выполнены как триггер статуса оплаты, так и триггер статуса выполнения.
Например, если ваш триггер оплаты установлен на Оплачено, а триггер выполнения — на Не выполнено, заказ будет синхронизирован сразу после оплаты, независимо от того, был ли он отправлен. Если вместо этого вы установите выполнение на Выполнено, заказ будет синхронизирован только после того, как он будет отмечен как выполненный в Shopify, даже если оплата была получена ранее.
Продумайте рабочий процесс вашего магазина и установите триггеры, соответствующие моменту, когда заказ действительно готов к регистрации в качестве продажи в вашей бухгалтерии.
Сохранение изменений
- После выбора условий триггера нажмите Сохранить внизу вкладки «Заказы».
- Изменения применяются к новым синхронизациям в будущем. Заказы, которые уже находятся в ожидании, будут повторно оценены в соответствии с обновленными триггерами в следующем цикле синхронизации.
Если у вас возникнут какие-либо проблемы, свяжитесь с нами, и наша служба поддержки будет рада помочь.
