В резюме указано десять лет работы с QuickBooks. Тестовое задание показывает, что они учтут ваши продажи подарочных карт как выручку. Только одно из этих утверждений предсказывает ваши следующие двенадцать месяцев.
Рекомендации были превосходными. Десять лет работы с QuickBooks Online, сертификат бухгалтера, два восторженных отзыва от предыдущих работодателей — один из них CPA. Вы наняли их в марте. В июне вы открыли файл и обнаружили, что банковские депозиты были учтены напрямую как продажи, счет возвратов пуст, а остаток по клиринговому счету рос с второй недели.
Они не лгали в резюме. Они действительно были хороши в бухгалтерском учете — для тех компаний, с которыми они работали. Ни одна из этих компаний не получала платежи в виде чистых выплат, которые объединяют продажи, возвраты, сборы и налог с продаж в одну банковскую строку.
Большинство людей, нанимающих бухгалтера для электронной коммерции, исходят из того же предположения: хороший бухгалтер — это просто хороший бухгалтер, QuickBooks — это QuickBooks, и они освоят часть, связанную с Shopify, в процессе работы. Это ложь, и она дорого обходится, потому что провал не проявляется на собеседовании. Он проявляется через три месяца, в файле, который теперь требует доработки.
Вот правда: бухгалтерский учет в электронной коммерции — это общий бухгалтерский учет плюс специфический, обучаемый набор из четырех компетенций — и каждая из них может быть проверена в процессе найма, прежде чем кандидат вообще прикоснется к вашим книгам. В этой статье вы найдете модель компетенций, шаблон должностной инструкции, тестовое задание с четкими критериями прохождения и разумный способ определения оплаты.
Несколько слов о том, для кого это предназначено. Владельцы фирм, нанимающие сотрудников для команды клиентов в сфере электронной коммерции, и владельцы магазинов, нанимающие своего первого штатного бухгалтера, нуждаются в основном в одном и том же процессе. Там, где советы действительно различаются — а это происходит в нескольких местах — в этой статье это указано явно, а не усреднено для двух групп.
Модель компетенций: общие навыки плюс специфика электронной коммерции
Общий уровень — это то, что уже есть у каждого компетентного бухгалтера: основы двойной записи, банковские выписки и сверка, гигиена плана счетов, дисциплина закрытия месяца и достаточно навыков общения, чтобы сигнализировать о том, чего они не понимают, вместо того чтобы угадывать. Проверяйте это так, как вы всегда делали — рекомендации и история являются неплохими предикторами в этом случае.
Разница — это то, что история не расскажет вам. Четыре компетенции:
1. Сверка выплат. Они должны понимать, что выплата платформы — это не доход, а чистое перечисление, содержащее валовые продажи, возвраты, сборы, корректировки и иногда налог с продаж. Каждый компонент заносится на отдельный счет через клиринговый счет, который должен обнуляться. Бухгалтер, который сопоставляет банковский депозит с «Продажами» и на этом останавливается, незаметно испортит файл при каждом цикле выплат.
2. Разделение комиссий. Комиссии платформы и обработки должны отражаться как расходы, а не исчезать в чистом доходе. У магазина с оборотом 1 млн долларов в год комиссии за обработку составляют 25 000–30 000 долларов; учет чистых депозитов как продаж делает фикцией как доход, так и расход, а вместе с ними и маржу.
3. Налог с продаж как обязательство. Налог, взимаемый с клиентов, — это деньги, принадлежащие штату, а не доход. Он зачисляется на счет обязательств и списывается при перечислении. Бухгалтеры с опытом работы в сфере услуг постоянно ошибаются в этом, и это единственный недостаток в этом списке, который несет в себе аудиторский риск.
4. Грамотность в отчетах платформы. Им необходимо ориентироваться в собственных финансовых отчетах платформы — сводках выплат, финансовых сводках, экспортах транзакций — и рассматривать их как источник истины для сверки бухгалтерских книг. Бухгалтер, который смотрит только в QuickBooks, не сможет выявить ошибки QuickBooks.
Вам не нужно нанимать кого-то, кто уже обладает всеми четырьмя навыками — разница в несколько недель, которую может освоить любой, кто хорошо разбирается в общей бухгалтерии. Вам нужен кандидат, который либо уже имеет эти навыки, либо может продемонстрировать способность их освоить. Чтобы разделить кандидатов на эти группы, дайте им перед собеседованием список для чтения из двух пунктов: основы бухгалтерского учета в электронной коммерции для полной концептуальной модели и пошаговое руководство по сверке выплат для понимания механики самой сложной компетенции. Затем проведите собеседование по материалам. Кандидаты, которые прочитали его и могут обсудить, почему клиринговый счет должен обнуляться, поддаются обучению. Кандидаты, которые просмотрели его и блефуют, — это те, кого наняли в марте, как описано в начале этого поста.
Шаблон должностной инструкции
Скопируйте, вставьте и заполните скобки. Это намеренно просто — тестовое задание выполняет фильтрацию, а не описание вакансии.
Title: E-commerce Bookkeeper ([full-time / part-time / contract])
About us: [2–3 sentences. Store owners: what you sell and rough order
volume. Firms: your e-commerce client count and the platforms they're on.]
The work:
- Own monthly bookkeeping in QuickBooks Online for [our store / a
portfolio of e-commerce clients]
- Reconcile platform payouts (Shopify / WooCommerce / others) to bank
deposits, with fees, refunds, and sales tax posted to the correct
accounts
- Maintain a clearing account that zeros every payout cycle
- Run month-end close against a documented checklist and flag
exceptions rather than forcing them to fit
- [Firms: work within our standardized chart of accounts and close
process across clients]
- [Store owners: prepare a clean monthly package for our CPA]
You're a fit if:
- You have [X]+ years of bookkeeping experience in QuickBooks Online
- You either know e-commerce payout mechanics or can explain how you'd
learn them (we'll ask — and there's a paid test task)
- You document what you do and ask before you guess
Process: short screen, a paid test task (2–3 hours), then a final
conversation. Comp: [range], [location/remote policy].
Строка об оплачиваемом тестовом задании должна быть в самом описании вакансии. Она отпугивает кандидатов, которые хотели полагаться на рекомендации, и сигнализирует сильным кандидатам, что вы оцениваете работу, а не собеседования.
Тестовое задание: один вымышленный запутанный месяц
Это та часть процесса, которая действительно предсказывает производительность, и это та часть, которую почти никто не делает. Дизайн заимствует свою логику из 15-минутной диагностики файлов, которую фирмы проводят для файлов потенциальных клиентов: бухгалтерские книги в электронной коммерции ломаются по небольшому количеству известных причин, поэтому вы проверяете именно эти поломки. Диагностика выявляет дефекты в существующем файле; тестовое задание проверяет, создаст ли их кандидат.
Создайте одностраничный вымышленный сценарий — явно вымышленный бизнес, круглые числа — и попросите кандидата описать (или записать в песочнице QuickBooks, если вы хотите потратить время на настройку), как бы он отразил три вещи:
Пункт 1 — выплата для разбора. «Marigold Candle Co. получила банковский депозит в размере 9 140 долларов от Shopify. Отчет о выплатах за этот период показывает валовой доход от продаж в размере 10 000 долларов, возврат средств на 600 долларов и комиссии за обработку в размере 260 долларов». Вопрос: проведите меня по записям и расскажите, как будет выглядеть клиринговый счет, когда вы закончите.
Зачет: валовой доход от продаж в выручку, возврат средств в контр-выручку, комиссии в расход, и явное заявление о том, что клиринговый счет обнуляется по депозиту в 9 140 долларов. Провал: 9 140 долларов в продажи — ошибка чистого депозита, самый распространенный способ порчи файлов электронной коммерции.
Пункт 2 — возврат для записи. «Клиент возвращает заказ на 120 долларов за прошлый месяц. Shopify обрабатывает возврат; комиссия за обработку от первоначальной продажи не возвращается». Вопрос: что вы записываете и чего вы не делаете?
Зачет: возврат в контр-выручку, чтобы валовой доход от продаж, возвраты и чистые продажи оставались видимыми, плюс замечание о том, что невозвращенная комиссия остается в расходах. Бонусные баллы, если они упомянут проверку того, как возврат отражается в следующей выплате. Провал: молчаливое зачет против продаж — или ответ, который должен положить конец собеседованию, удаление транзакции «потому что она ни с чем не совпадает».
Пункт 3 — продажа подарочной карты. «Клиент покупает подарочную карту на 200 долларов в декабре. В январе кто-то использует 75 долларов из нее». Вопрос: когда это выручка?
Зачет: декабрьская продажа — это обязательство (полученные наличные за еще не доставленные товары), а выручка признается при погашении, то есть 75 долларов в январе, а 125 долларов остаются в обязательствах. Провал: 200 долларов выручки в декабре. Этот пункт является самым четким разделителем между общим подходом и подходом по разнице из трех, потому что это чисто бухгалтерское рассуждение; знание платформы не требуется.
Оценивайте просто: три зачета — результат для найма, два зачета с хорошим обоснованием промаха — поддается обучению, один или ноль — отказ, независимо от рекомендаций. Платите за задачу (обычно фиксированное вознаграждение в размере 50–100 долларов) и уложитесь в три часа из уважения к кандидату.
Для владельцев фирм одно дополнение: попросите кандидата написать свои ответы так, как будто они предназначены для рабочего документа, ориентированного на клиента. Вы также проверяете качество документации, потому что их работа будет пересекаться с несколькими файлами, и ее будут читать другие люди. Владельцы магазинов могут довольствоваться четким устным объяснением, но все равно проведите тест. У вас меньше права на ошибку при найме, чем у фирмы, потому что за ними нет партнера, который бы их проверял. Все, что они запишут, ваш бухгалтер получит в конце года.
Оплата: оценивайте должность, а не резюме
Таблица зарплат здесь намеренно отсутствует — вознаграждение бухгалтера сильно варьируется в зависимости от рынка, опыта и того, является ли должность штатной, частичной или удаленной, и любая цифра, напечатанная в посте в блоге, будет неверной в большинстве городов, где ее прочитают.
Структура, которая работает везде: цена для вашего местного рынка за стандартный уровень, затем ожидайте скромную наценку — или вложите несколько недель обучения — за дельту электронной коммерции. Дельта достаточно редка, чтобы чего-то стоить, но не настолько экзотична, чтобы вы соглашались на цену «специалиста по электронной коммерции», не выполнив сначала тестовое задание. Многие кандидаты с завышенной ценой проваливают пункт три.
Другой рычаг — география. Владельцы фирм, в частности, должны взвесить наем сотрудника в штат против распределенного — компромиссы, управленческие накладные расходы и то, где удаленная работа действительно работает (а где нет), описаны в руководстве по удаленному найму. Тестовое задание выше работает без изменений для удаленных кандидатов, что именно и является целью: оно оценивает работу, а не акцент, часовой пояс или тарифную сетку.
Владельцам магазинов с оборотом менее нескольких сотен заказов в месяц обычно вообще не нужен штатный сотрудник — бухгалтер на неполный рабочий день, работающий несколько часов в месяц, — это подходящий вариант. Выполните то же тестовое задание. Неполный рабочий день не означает непроверенный.
Адаптация: ориентируйтесь на рабочие процессы, а не на интуицию
Наем либо успешен, либо провален в течение первых трех закрытий, и разница в том, дадите ли вы им документированный процесс или логин и добрые пожелания.
Предоставьте им письменный чек-лист закрытия с первого дня — чек-лист закрытия месяца создан именно для этого, и он работает как для одного магазина, так и для портфеля клиентов. Затем проведите трехэтапную подготовку: первое закрытие, они наблюдают за вами (или за тем, кто закрывал в прошлом месяце), работая по чек-листу. Второе закрытие, они ведут процесс, а вы проверяете каждую строку. Третье закрытие, они полностью отвечают за процесс, а вы выборочно проверяете два пункта с наибольшим риском — баланс транзитного счета и налоговую задолженность по продажам.
Чек-лист выполняет нечто более тонкое, чем контроль качества. Он преобразует вашу дельту электронной коммерции из неформальных знаний в документ, что означает, что ваш следующий наем будет проходить обучение за недели, а не за месяцы — а для владельцев фирм это означает, что работа может быть делегирована наименее опытному сотруднику, который может ее выполнить. Это вся история маржи в линейке услуг электронной коммерции, сжатая в чек-лист.
Найм, который сделает июнь скучным
Выполните этот процесс — список для чтения, описание вакансии, тестовое задание, подготовка по чек-листу — и июньский обзор файлов из начала этого поста станет будничным. Очистка на нуле. Возвраты видны в контра-доходах. Обязательства по подарочным картам погашаются по графику. Не потому, что вам повезло с резюме, а потому, что вы проверили четыре компетенции, которые резюме не отражают, а затем провели онбординг на основе процесса, а не личности.
Кандидаты, которые проходят вопрос о подарочных картах, существуют. Тестовое задание — это способ найти их до марта, а не после июня.
Владельцы фирм, создающие команду электронной коммерции: приведенный выше процесс найма сочетается с инструментами и рабочими процессами практики — см. как LedgerPort работает с фирмами CPA и бухгалтерскими фирмами.
