Чек-лист закрытия месяца для бухгалтерии клиентов электронной коммерции

Общие чек-листы проверяют работу, выполненную человеком. Бухгалтерия клиентов электронной коммерции создается программным обеспечением — поэтому закрытие состоит из пяти проверок автоматизированных результатов в определенном порядке примерно за 30 минут.

---

Закрытие было отмечено как завершенное 8-го числа. Ваш бухгалтер работал по стандартному чек-листу фирмы — транзакции категоризированы, банковские счета сверрены, все галочки проставлены. Затем вы открыли файл для проверки партнером и обнаружили в банковской выписке платеж от Shopify от 3-го числа, не сопоставленный, с остатком на клиринговом счете, который никто не мог объяснить.

Месяц был закрыт с дырой. И самое худшее, что чек-лист не подвел — он прошел. Он просто не проверял то, что было не так.

Если ваша фирма использует чек-лист закрытия месяца, через который клиенты электронной коммерции постоянно проскальзывают, вот почему. Чек-лист не был разработан для того, как ведется эта бухгалтерия. Этот пост — замена: рабочий лист на клиента, который сотрудник-бухгалтер может выполнить примерно за 30 минут, с указанием времени и условия прохождения для каждого шага.

Почему «Бухгалтерия есть бухгалтерия» проваливается при проверке партнером

Ложь, скрывающаяся за неудачным закрытием, звучит разумно: чек-лист закрытия универсален — бухгалтерия есть бухгалтерия. Категоризировать, сверять, проверять, блокировать. Чем закрытие клиента Shopify отличается от закрытия юридической фирмы?

Потому что бухгалтерия велась по-разному. Бухгалтерия юридической фирмы ведется человеком, поэтому закрытие проверяет работу человека: все ли введено, закодировано, сверяется? Клиент электронной коммерции, использующий инструмент синхронизации, имеет машинную бухгалтерию — программное обеспечение регистрирует продажи, разделяет комиссии, записывает возвраты. Создание уже произошло. Закрытие должно проверять автоматизированные результаты, а автоматизированные результаты дают сбои так, как обычные чек-листы никогда не проверяют.

Ошибка синхронизации, которую никто не заметил 14-го числа, означает, что одиннадцать заказов так и не попали в QuickBooks — и «сверка банковского счета» не обнаружит этого, потому что банковская выписка не знает о существовании этих заказов. Депозит, сопоставленный с общей строкой «Доход от Shopify», проходит банковскую сверку, но при этом удваивает выручку. Налог с продаж, проведенный по счету доходов, выглядит нормально в любом общем чек-листе, написанном когда-либо, вплоть до подачи налоговой декларации.

Таким образом, закрытие электронной коммерции включает пять клиентских проверок в определенном порядке — каждая из них открывает следующую. Ни одна из них не является строительной работой. Все они являются проверками того, что произвела автоматизация. (Если клиент терпит неудачу в нескольких из них каждый месяц, проблема находится выше по течению от закрытия — запустите 15-минутную диагностику файлов и запланируйте очистку вместо закрытия поврежденного файла двенадцать раз в год.)

Чек-лист закрытия месяца для клиентов электронной коммерции

Общее время: около 30 минут на клиента, при условии, что клиент был принят на стандартный шаблон, поэтому каждый файл использует одну и ту же диаграмму и сопоставления. Все нижеизложенное написано для LedgerPort, но логика переносится на любой инструмент синхронизации, который отображает журнал для каждой записи.

Предварительное закрытие: разбор журнала ошибок — 5 минут

За день до закрытия откройте журнал аудита клиента и отфильтруйте Статус по Ошибка. Каждая строка — это запись, которая так и не достигла QuickBooks, с прикрепленной причиной — «Продукт не сопоставлен», «Клиент не найден». Исправьте то, что можно исправить (добавьте сопоставление, создайте клиента), а для всего, что не может быть решено сегодня, запишите это как удержание с указанием причины.

После каждого исправления повторно отправляйте только затронутые записи — отметьте строки, нажмите «Синхронизировать выбранные». Никакой полной повторной синхронизации, никакого ожидания следующего запланированного запуска.

Чистота выглядит так: фильтр «Ошибка» показывает только строки, для которых уже есть задокументированное удержание. Ничто в списке не является сюрпризом.

Проверка 1: сканирование журнала ошибок — 3 минуты

В день закрытия просмотрите весь месяц. Отфильтруйте журнал аудита по периоду, затем проверьте каждый статус: Ошибка должен быть пустым (или содержать только ваши задокументированные удержания), В ожидании должен быть пустым — запись, все еще находящаяся в очереди в день закрытия, означает, что что-то застряло — и каждая строка В ожидании должна иметь известную причину срабатывания, например, заказ, ожидающий оплаты.

Этот шаг выполняется первым, потому что один несогласованный заказ делает недействительными все последующие числа. Нет смысла отслеживать выплаты по книгам с дырами в них.

Чистота выглядит так: ноль неразрешенных строк «Ошибка» за месяц, ноль «В ожидании», каждая «В ожидании» объяснена.

Проверка 2: отслеживание выплат по депозитам — 6 минут

Выберите одну выплату за месяц — самую большую, так как она является лучшим стресс-тестом — и проследите ее от начала до конца: валовые продажи, проведенные по доходам, комиссии по счету расходов на комиссии, возвраты по контр-доходам и чистая сумма, которая совпадает с банковским депозитом до копейки. Одна полностью совпадающая выплата доказывает сопоставление, разделение комиссий и совпадение депозитов в одном отслеживании.

Это образец, а не перепись — автоматизация провела каждую выплату одинаково, поэтому одно полное отслеживание плюс шаг 3 охватывают остальные. Механизмы того, почему выплаты и депозиты расходятся, и как журнал выплат их связывает, описаны в руководстве по сверке выплат.

Внешний вид: отслеженная сумма к выплате равна банковскому депозиту, причем каждый компонент находится на своем счете. Несоответствие в один цент означает, что комиссия или корректировка была учтена неверно — найдите ее, прежде чем двигаться дальше.

Проверка 3: нулевая проверка клиринга — 3 минуты

Откройте регистр клирингового счета на конец месяца. Баланс должен быть равен нулю — или точно сумме транзитных выплат: заказов, оплаченных в последние дни месяца, которые Shopify еще не перечислила.

Ключевое слово — точно. Вы должны иметь возможность назвать конкретные ожидающие выплаты, из которых состоит баланс. Остаток, который вы не можете объяснить, является ранним предупреждением о проблеме несоответствия выплат — той, что отскочила в последний день закрытия.

Внешний вид: клиринг равен нулю или равен списку названных ожидающих выплат, и ничего более.

Проверка 4: сверка налога с продаж — 4 минуты

Возьмите собранный за месяц налог из отчета Shopify по налогам и сравните его с движением по счету обязательств по налогу с продаж в QuickBooks. Эти два показателя должны совпадать. Убедитесь, что возврат налога отражен против счета обязательств, а не против дохода.

Этот шаг выявляет самую незаметную ошибку в бухгалтерском учете электронной коммерции: налог, собранный и учтенный как доход. Это завышает доход, занижает обязательства, и ни одна банковская сверка никогда не выявит это.

Внешний вид: налог, собранный Shopify, равен движению по счету обязательств за период, за вычетом возвратов.

Проверка 5: обзор периода возвратов — 4 минуты

Проведите возврат средств за месяц и проверьте три момента: каждый возврат отражен как контр-доход, а не как аннулированный доход; первоначальная комиссия за обработку осталась в расходах (процессоры ее оставляют); и возвраты, пересекающие периоды — возврат в этом месяце за продажу в прошлом месяце — были учтены в этом месяце, а не перенесены в закрытый период. Сравните общую сумму с показателем возвратов Shopify за период.

Возвраты идут последними, потому что это шаг, связанный с границами периода: здесь вы подтверждаете, что ничего не затронуло предыдущий месяц, который вы собираетесь закрыть. Полное описание — контр-доход, комиссии, возврат налога, пополнение запасов — содержится в руководстве по возвратам.

Внешний вид: общая сумма возвратов совпадает с данными Shopify, все возвраты в пределах периода, записи предыдущих периодов не изменены.

После закрытия: блокировка и отчет — 5 минут

Закройте период в QuickBooks: Настройки → Дополнительно → Закрыть книги, установите дату закрытия, введите пароль. Незакрытое закрытие — это не закрытие, а предложение.

Затем отправьте клиенту один абзац. Шаблон, который ваши сотрудники могут заполнить за три минуты:

Закрытие июня завершено для [Store]. Все 1 214 заказов синхронизированы с QuickBooks без неразрешенных ошибок. Каждая выплата отслежена до банковского депозита; клиринговый счет на конец месяца возвращен к нулю. Налог с продаж, собранный за период, составляет 4 860 долларов США и соответствует счету обязательств. Возвраты за период: 2 310 долларов США, учтены как возвраты. Один пункт для отметки: [item]. Книги закрыты по состоянию на 3 июля.

Работа с 15 клиентами

Один рабочий лист занимает 30 минут. Пятнадцать клиентов — это 7,5 часов работы персонала; вопрос в том, как их распланировать и контролировать.

Пакетная обработка по дням, а не по прихоти клиента. Закрытие месяца не может начаться до тех пор, пока не будет завершен последний платеж за месяц, что обычно означает 2-е или 3-е число. Планируйте пять клиентов в день с 3 по 5 число: два с половиной часа работы в день, каждое закрытие месяца завершено к 5-му числу.

Разделите роли. Сотрудники выполняют полный чек-лист по каждому клиенту. Партнер ничего не перепроверяет — он выборочно проверяет одну верификацию на клиента, чередуя: отслеживание платежей по самым крупным файлам, сверку налогов или проверку очистки по остальным. Поскольку каждый шаг имеет письменное условие прохождения, «проверено» означает проверку заявленного результата, а не его перерасчет.

Изолируйте клиентов. Чек-лист работает в больших объемах только в том случае, если исправление у одного клиента не может повлиять на другого. В LedgerPort каждый клиент — это отдельный Бизнес — один магазин, связанный с одной компанией QuickBooks, полностью изолированный, со своим журналом аудита, сопоставлениями и настройками синхронизации под одной учетной записью фирмы. Сотрудники переключают клиентов из селектора бизнеса, и чек-лист выглядит одинаково для всех.

Отправьте чек-лист клиенту

Вот ход, который пропускает большинство фирм: прикрепите заполненный чек-лист к ежемесячному резюме.

Для клиента «ежемесячное бухгалтерское обслуживание» — это строка в счете, которую он не видит изнутри. Пять поименованных проверок с результатами — устраненные ошибки, отслеженный до копейки платеж, нулевой остаток по клирингу, сверенные налоги, проверенные возвраты — это видимая добросовестность. Это превращает договор от оплаты, которую они терпят, в отчет, который они бы пропустили, и это именно тот вид читаемой, систематизированной работы, который поддерживает ценообразование на основе ценности, а не часов.

Есть и эгоистичная выгода. Клиент, который читает этот абзац каждый месяц, никогда не спрашивает, за что вы ему платите — и рассказывает о вас другим владельцам магазинов.

Платеж от 3-го числа не будет учтен за счет более усердной работы. Он будет учтен с помощью чек-листа, который знает, что машинные книги дают сбои по-другому — и проверяет именно это, по порядку, за 30 минут.

Забронируйте звонок по настройке CPA →, и мы настроим вашего первого клиента вместе с вами — подключения, сопоставления и первое закрытие месяца по этому точному чек-листу, так что ваш следующий обзор партнером ничего не найдет.