بشكل افتراضي، لا يقوم LedgerPort بمزامنة كل طلب فور ظهوره في Shopify. ينتظر حتى يصل الطلب إلى حالة دفع أو تنفيذ محددة قبل دفعه إلى QuickBooks. تسمى هذه الشروط مشغلات المزامنة، وأنت تتحكم بالضبط في أي منها ينطبق على متجرك.
إن ضبط المشغلات بشكل صحيح يعني أن الطلبات تصل إلى QuickBooks في الوقت المناسب، وبالحالة الصحيحة، ودون ضوضاء من المعاملات المعلقة أو الملغاة التي لا تريد تسجيلها.
قبل البدء
- تنطبق مشغلات المزامنة على المزامنة التلقائية فقط. في الخطة المجانية، المزامنة التلقائية غير متاحة. إذا كنت تستخدم الخطة المجانية، فسيتم مزامنة الطلبات فقط عندما تقوم بدفعها يدويًا.
- المزامنة التلقائية متاحة من خطة النمو (29 دولارًا شهريًا) وما فوق. لتمكينها، قم بالترقية من الفوترة ثم قم بتشغيل المزامنة التلقائية من قسم تكوين المزامنة » عام داخل تطبيق Shopify المضمن الخاص بك.
مكان تكوين مشغلات المزامنة
- من الشريط الجانبي الأيسر، انقر فوق إعدادات المزامنة.
- انقر فوق علامة التبويب الطلبات.
- مرر لأسفل إلى قسم مشغلات المزامنة.
ستجد هنا مجموعتين من الشروط: حالات الدفع وحالات التنفيذ. يجب أن يتطابق الطلب مع حالة واحدة مختارة على الأقل في كل مجموعة قبل أن يقوم LedgerPort بمزامنتها تلقائيًا.
مشغلات حالة الدفع
تخبر حالات الدفع LedgerPort بالوقت الذي يجب فيه اعتبار الطلب جاهزًا ماليًا للتسجيل في QuickBooks. يمكنك تمكين أو تعطيل أي مما يلي:
مدفوع : تم دفع الطلب بالكامل. هذا هو المشغل الموصى به لمعظم المتاجر. يضمن وصول المعاملات المكتملة فقط إلى QuickBooks.
مصرح به : تم تفويض الدفع ولكن لم يتم استلامه بعد. استخدم هذا إذا كنت تستلم المدفوعات يدويًا وتريد الطلبات في QuickBooks قبل حدوث الاستلام.
مدفوع جزئيًا : دفع العميل جزءًا من إجمالي الطلب. مفيد للمتاجر التي تقبل الودائع أو دفعات الأقساط.
قيد الانتظار : الدفع قيد التقدم ولكن لم يتم تأكيده بعد. سيؤدي تمكين هذا إلى دفع الطلبات إلى QuickBooks قبل أن تعرف ما إذا كان الدفع ناجحًا. استخدم بحذر.
تم استرداده : تم استرداد الطلب بالكامل. قم بتمكين هذا فقط إذا كنت تريد أن تنشئ الطلبات المستردة معاملات في QuickBooks بدلاً من استبعادها.
تم استرداده جزئيًا : تم استرداد جزء من الطلب. إذا كنت تتعامل مع استردادات جزئية وتريد أن تنعكس في QuickBooks على الفور، فقم بتمكين هذا.
توصية لمعظم المتاجر: قم بتمكين مدفوع فقط. هذا يحافظ على نظافة QuickBooks الخاص بك ويضمن تسجيل المعاملات المكتملة بنجاح فقط.
مشغلات حالة التنفيذ
تخبر حالات التنفيذ LedgerPort بالمكان الذي يحتاج فيه الطلب أن يكون في سير عمل الشحن قبل مزامنته. يمكنك تمكين أو تعطيل:
تم التنفيذ : تم شحن جميع العناصر في الطلب أو تم تمييزها على أنها منفذة. استخدم هذا إذا كنت تريد الطلبات في QuickBooks فقط بعد إرسالها.
تم التنفيذ جزئيًا : تم تنفيذ بعض العناصر ولكن ليس كلها. مفيد للمتاجر التي تشحن الطلبات في حزم متعددة.
غير مُنفذ : لم يتم شحن الطلب بعد. قم بتمكين هذا إذا كنت تريد مزامنة الطلبات فور إنشائها، دون انتظار التنفيذ.
توصية لمعظم المتاجر: قم بتمكين غير مُنفذ و مُنفذ. هذا يغطي النطاق الكامل لحالات الطلب التي ستحتاج إليها عادةً في QuickBooks، دون الحاجة إلى انتظار اكتمال الشحن قبل تسجيل الطلب.
التعامل مع الطلبات الملغاة
يتم استبعاد الطلبات الملغاة من المزامنة افتراضيًا. هذا هو الإعداد الموصى به لمعظم المتاجر، حيث تمثل الطلبات الملغاة المعاملات الملغاة التي لا ينبغي أن تظهر كإيرادات في QuickBooks.
إذا كان لديك سير عمل محدد يتطلب مزامنة الطلبات الملغاة، يمكنك تمكين هذا في نفس قسم مشغلات المزامنة. يجب أن تترك معظم المتاجر هذا الخيار معطلاً.
كيف تعمل المشغلات معًا
يجب تلبية كل من مشغل حالة الدفع ومشغل حالة التنفيذ قبل أن تتم مزامنة الطلب تلقائيًا.
على سبيل المثال، إذا تم تعيين مشغل الدفع الخاص بك على مدفوع وتم تعيين مشغل التنفيذ الخاص بك على غير مُنفذ، فسيتم مزامنة الطلب فور دفعه، بغض النظر عما إذا كان قد تم شحنه. إذا قمت بتعيين التنفيذ على مُنفذ بدلاً من ذلك، فسيتم مزامنة الطلب فقط بعد تمييزه على أنه مُنفذ في Shopify، حتى لو تم التقاط الدفع في وقت سابق.
فكر في سير عمل متجرك وقم بتعيين المشغلات لتتناسب مع النقطة التي يكون فيها الطلب جاهزًا حقًا للتسجيل كمبيعة في سجلاتك.
حفظ التغييرات الخاصة بك
- بعد تحديد شروط المشغل الخاصة بك، انقر فوق حفظ في أسفل علامة التبويب الطلبات.
- تنطبق التغييرات على عمليات المزامنة الجديدة للمستقبل. سيتم إعادة تقييم الطلبات التي تم تعليقها بالفعل مقابل المشغلات المحدثة في دورة المزامنة التالية.
إذا واجهت أي مشاكل، اتصل بنا وسيسعد فريق الدعم لدينا بالمساعدة.
