Mappings geven aan LedgerPort aan hoe uw WooCommerce-gegevens naar QuickBooks Online moeten worden vertaald. Voordat u voor het eerst synchroniseert, moet u WooCommerce-entiteiten – producten, klanten, belastingcodes en betaalmethoden – koppelen aan de bijbehorende rekeningen of items in uw QuickBooks-bedrijf.
Deze handleiding behandelt hoe u de pagina Mappings opent, hoe u Auto-Map gebruikt, hoe u mappings van uw platforms synchroniseert en hoe u individuele mappings handmatig aanpast.
Voordat u begint
- LedgerPort moet zijn geïnstalleerd en verbonden met zowel WooCommerce als QuickBooks Online. Zie LedgerPort installeren en verbinden met QuickBooks Online als u nog geen verbinding hebt gemaakt.
- Uw QuickBooks Online-rekeningschema moet zijn ingesteld met de inkomsten- en uitgavenrekeningen die u wilt gebruiken voor uw WooCommerce-transacties. LedgerPort koppelt aan bestaande QuickBooks-rekeningen – het maakt geen nieuwe aan.
De pagina Mappings openen
- Ga in uw WordPress-admin naar LedgerPort » Mappings.
De pagina Mappings toont de WooCommerce-entiteiten die moeten worden gekoppeld aan QuickBooks. Entiteiten zijn georganiseerd per type. U kunt filteren op koppelingsstatus (gekoppeld, ongekoppeld, allemaal) en zoeken op naam.
Mappings synchroniseren vanaf uw platforms
Voordat u mappings handmatig instelt, voert u een synchronisatie uit om de nieuwste entiteiten van WooCommerce en QuickBooks naar LedgerPort te halen. Dit zorgt ervoor dat al uw huidige producten, klanten en rekeningen beschikbaar zijn om te koppelen.
- 1. Klik op de pagina Mappings op het product dat u wilt koppelen en klik op Wijzigingen opslaan.
- 2. LedgerPort haalt de nieuwste gegevens op van WooCommerce en QuickBooks Online.
- 3. Wacht tot het koppelen is voltooid. Op winkels met grote productcatalogi kan dit een minuut of twee duren.
Voer op elk moment een synchronisatie uit wanneer u nieuwe producten of rekeningen toevoegt aan een van beide platforms om de koppelingslijst up-to-date te houden.
Auto-Map gebruiken
Auto-Map probeert WooCommerce-entiteiten automatisch te matchen met QuickBooks-entiteiten op basis van naamovereenkomst. Het is de snelste manier om mappings te configureren bij een nieuwe verbinding.
- Klik op de pagina Mappings op Auto-Map.
- LedgerPort vergelijkt entiteitsnamen tussen beide platforms en stelt matches voor.
- Bekijk de voorgestelde mappings. Auto-gekoppelde vermeldingen worden gemarkeerd, zodat u ze kunt bevestigen of overschrijven.
Auto-Map werkt het beste wanneer uw WooCommerce-productnamen en QuickBooks-itemnamen consistent zijn. Entiteiten die niet automatisch kunnen worden gematcht, blijven ongekoppeld en kunnen handmatig worden ingesteld.
Een entiteit handmatig koppelen
Voor entiteiten die Auto-Map niet heeft gematcht, of om een Auto-Map-suggestie te corrigeren:
- Zoek de ongekoppelde entiteit in de lijst.
- Klik op de rij van de entiteit om deze uit te vouwen (of klik op het bewerkingsicoon).
- Selecteer in het QuickBooks-veld de bijpassende QBO-rekening of het bijpassende item uit de vervolgkeuzelijst.
- Klik op Save.
Herhaal dit voor elke ongekoppelde entiteit. U kunt de lijst filteren om alleen ongekoppelde items weer te geven om ze efficiënt te verwerken.
Mappings in bulk bijwerken
Om meerdere mappings tegelijk bij te werken:
- Selecteer de producten die u wilt koppelen uit de vervolgkeuzelijst.
- Zodra alles is geselecteerd, kunt u op Opslaan klikken om de wijzigingen toe te passen.
Wat gebeurt er als een entiteit ongekoppeld is
Als er een WooCommerce-bestelling binnenkomt die een niet-gekoppelde entiteit bevat (zoals een nieuw product dat nog niet is gekoppeld), registreert LedgerPort een synchronisatiefout in de Audit Logs. De bestelling wordt pas naar QuickBooks geboekt totdat de koppeling is opgelost.
Om dit op te lossen:
- Ga naar LedgerPort » Koppelingen en koppel de ontbrekende entiteit.
- Ga naar LedgerPort » Handmatige synchronisatie om de betreffende bestellingen opnieuw te verzenden.
- Bevestig dat de vermeldingen in QuickBooks verschijnen.
Veelgestelde vragen
Moet ik elk product afzonderlijk koppelen? Ja, elk WooCommerce-product of elke productcategorie moet worden gekoppeld aan een QuickBooks-inkomstenrekening of serviceartikel. Als u veel producten heeft, gebruik dan eerst Auto-Map om het grootste deel ervan af te handelen en pak vervolgens eventuele resterende niet-gekoppelde items handmatig aan.
Wat als ik na de installatie een nieuw product in WooCommerce toevoeg? Nieuwe producten worden niet automatisch gekoppeld. Wanneer een nieuw product in WooCommerce wordt aangemaakt, ga terug naar LedgerPort » Koppelingen, voer een synchronisatie uit om het nieuwe product binnen te halen en koppel het aan de juiste QBO-rekening.
Kan ik meerdere WooCommerce-producten koppelen aan dezelfde QuickBooks-rekening? Ja. Meerdere WooCommerce-producten kunnen worden gekoppeld aan dezelfde QuickBooks-inkomstenrekening. Dit is gebruikelijk voor winkels die alle productinkomsten groeperen in één Verkooprekening.
Wat betekent het als een entiteit als Niet-gekoppeld wordt weergegeven? Niet-gekoppeld betekent dat LedgerPort niet weet welke QuickBooks-rekening of welk artikel het moet gebruiken voor die entiteit bij het synchroniseren van bestellingen. Bestellingen met niet-gekoppelde entiteiten zullen een fout registreren en niet naar QuickBooks worden geboekt totdat de koppeling is ingesteld.
Kan ik een koppeling wijzigen nadat de synchronisatie is gestart? Ja. U kunt koppelingen op elk moment bijwerken. Wijzigingen zijn van toepassing op toekomstige synchronisaties. Ze werken geen transacties retroactief bij die al naar QuickBooks zijn geboekt.
Als u problemen ondervindt, neem dan gerust contact met ons op door hier te klikken. Ons ondersteuningsteam kan u helpen.
