Som standard synkroniserar LedgerPort inte varje order i samma ögonblick som den visas i Shopify. Den väntar tills en order når ett specifikt betalnings- eller leveransstatus innan den skickas till QuickBooks. Dessa villkor kallas synkroniseringsutlösare, och du styr exakt vilka som gäller för din butik.
Att få dina utlösare rätt innebär att ordrar hamnar i QuickBooks vid rätt tidpunkt, med rätt status och utan brus från väntande eller ogiltigförklarade transaktioner som du inte vill ska registreras.
Innan du börjar
- Synkroniseringsutlösare gäller endast för automatisk synkronisering. På gratisplanen är autosynkronisering inte tillgänglig. Om du har gratisplanen synkroniseras ordrar endast när du skickar dem manuellt.
- Autosynkronisering är tillgänglig från Growth-planen (29 USD/mån) och uppåt. För att aktivera den, uppgradera från Fakturering och slå sedan på Autosynkronisering från sektionen Synkroniseringskonfiguration » Allmänt inom din Shopify Embedded App.
Var man konfigurerar synkroniseringsutlösare
- Klicka på Synkroniseringskonfiguration i sidofältet till vänster.
- Klicka på fliken Ordrar.
- Skrolla ner till sektionen Synkroniseringsutlösare.
Här hittar du två uppsättningar villkor: betalningsstatus och leveransstatus. En order måste matcha minst en vald status i varje grupp innan LedgerPort synkroniserar den automatiskt.
Betalningsstatusutlösare
Betalningsstatusar talar om för LedgerPort när en order ska anses vara finansiellt redo att registreras i QuickBooks. Du kan aktivera eller inaktivera alla av följande:
Betald: ordern har betalats fullt ut. Detta är den rekommenderade utlösaren för de flesta butiker. Det säkerställer att endast slutförda transaktioner når QuickBooks.
Auktoriserad: betalning har auktoriserats men ännu inte fångats. Använd detta om du fångar betalningar manuellt och vill ha ordrar i QuickBooks innan betalningen sker.
Delvis betald: kunden har betalat en del av orderns totalbelopp. Användbart för butiker som accepterar depositioner eller delbetalningar.
Väntande: betalningen pågår men är ännu inte bekräftad. Att aktivera detta kommer att skicka ordrar till QuickBooks innan du vet om betalningen lyckades. Använd med försiktighet.
Återbetald: ordern har återbetalats fullständigt. Aktivera detta endast om du vill att återbetalda ordrar ska skapa transaktioner i QuickBooks istället för att exkluderas.
Delvis återbetald: en del av ordern har återbetalats. Om du hanterar delvisa återbetalningar och vill att de ska återspeglas i QuickBooks omedelbart, aktivera detta.
Rekommendation för de flesta butiker: Aktivera endast Betald. Detta håller din QuickBooks ren och säkerställer att endast framgångsrikt slutförda transaktioner registreras.
Utlösare för leveransstatus
Leveransstatusar talar om för LedgerPort var en order behöver vara i leveransflödet innan den synkroniseras. Du kan aktivera eller inaktivera:
Levererad: alla artiklar i ordern har skickats eller markerats som levererade. Använd detta om du bara vill ha ordrar i QuickBooks efter att de har skickats.
Delvis levererad: vissa men inte alla artiklar har levererats. Användbart för butiker som skickar ordrar i flera paket.
Olevererad: ordern har ännu inte skickats. Aktivera detta om du vill att ordrar ska synkroniseras så snart de läggs, utan att vänta på leverans.
Rekommendation för de flesta butiker: Aktivera Olevererad och Levererad. Detta täcker hela spektrumet av ordertillstånd som du vanligtvis vill ha i QuickBooks, utan att kräva att du väntar på att leveransen ska slutföras innan en order registreras.
Hantering av annullerade ordrar
Annullerade ordrar exkluderas från synkronisering som standard. Detta är den rekommenderade inställningen för de flesta butiker, eftersom annullerade ordrar representerar avbrutna transaktioner som inte bör visas som intäkter i QuickBooks.
Om du har ett specifikt arbetsflöde som kräver att annullerade ordrar synkroniseras, kan du aktivera detta i samma avsnitt för Synkroniseringsutlösare. De flesta butiker bör lämna detta avstängt.
Hur utlösare fungerar tillsammans
Både en utlösare för betalningsstatus och en utlösare för leveransstatus måste uppfyllas innan en order synkroniseras automatiskt.
Till exempel, om din betalningsutlösare är inställd på Betald och din leveransutlösare är inställd på Olevererad, kommer en order att synkroniseras så snart den är betald, oavsett om den har skickats. Om du istället ställer in leverans till Levererad, kommer ordern endast att synkroniseras efter att den har markerats som levererad i Shopify, även om betalningen togs emot tidigare.
Tänk på din butiks arbetsflöde och ställ in utlösare för att matcha den punkt då en order verkligen är redo att registreras som en försäljning i dina böcker.
Spara dina ändringar
- Efter att ha valt dina utlösarvillkor, klicka på Spara längst ner på fliken Ordrar.
- Ändringar gäller för nya synkroniseringar framåt. Ordrar som redan är i kö kommer att omvärderas mot de uppdaterade utlösarna vid nästa synkroniseringscykel.
Om du stöter på några problem, kontakta oss så hjälper vårt supportteam dig gärna.
