Pagbibilang ng Imbentaryo sa Katapusan ng Taon & Mga Pagsulat para sa E-commerce

Ang pagbilang ay hindi para patunayan na gumagana ang iyong sistema. Ito ay para sukatin kung gaano ito lumihis — at ang paglihis ang mahalagang bahagi.

---

Noong nakaraang Enero, hiniling ng iyong CPA ang halaga ng iyong imbentaryo noong Disyembre 31. Nag-export ka ng ulat ng dami ng Shopify, minultiply ng gastos, at ipinadala ito. Noong Marso, habang hinahabol ang ibang tanong, natuklasan mo ang isang istante ng mga stock na nasira ng tubig na hindi na mabenta mula pa noong tag-init — nakalista pa rin sa mga libro sa buong halaga. Mali ang numerong ibinigay mo sa iyong CPA, ito ay nagpakain sa iyong tax return, at walang nagbilang ng anuman.

Iyan ang posisyon na inilalabas ka ng post na ito. Ang pagbilang ng imbentaryo sa katapusan ng taon ay ang isang sandali bawat taon kung kailan dapat magkasundo ang iyong mga libro sa iyong mga istante, at sulit itong gawin nang maayos: planuhin sa paligid ng kaguluhan sa Q4, isagawa upang ang mga numero ay mapagkakatiwalaan, at i-book upang ang pagkakaiba ay maging impormasyon sa halip na kahihiyan.

Ito ang gabay sa operasyon. Kung nagpapasya ka pa rin kung paano dapat mabuhay ang imbentaryo sa iyong mga libro — periodic kumpara sa perpetual, FIFO kumpara sa weighted average — basahin muna ang aming gabay sa mga pamamaraan ng accounting ng imbentaryo sa e-commerce. At kung malabo ang pag-timing ng COGS, ang gabay sa COGS para sa mga nagbebenta ng Shopify ay sumasaklaw sa mga mekanismo na ipinapalagay ng post na ito.

Bakit Ka Pa Rin Nagbibilang, Kahit May Perpetual System

Narito ang Kasinungalingan na lumalaktaw sa pagbilang: "Sinusubaybayan ng aking sistema ang imbentaryo sa real time, kaya ang pisikal na pagbilang ay hindi na kailangan."

Ito ay isang makatuwirang paniniwala. Namuhunan ka sa pagsubaybay bawat order — bawat benta ay nagbabawas ng isang SKU, bawat resibo ay nagdaragdag ng isa. Bakit lalakarin ang bodega upang kumpirmahin kung ano na ang alam ng software?

Dahil ang bawat sistema ng pagsubaybay ay lumilihis, walang exception. Ang isang clerk sa pagtanggap ay nag-scan ng isang case ng 24 bilang 24 kapag ang supplier ay nag-pack ng 23. Ang isang return ay nare-refund ngunit hindi na nire-restock. Dalawang yunit ang nababasag sa paghawak at itinapon nang walang transaksyon. Wala sa mga ito ang mga pagkabigo ng sistema — ito ang ordinaryong pagkiskis sa pagitan ng isang database at isang pisikal na istante, at tahimik silang naiipon.

Ang katotohanan ay magkaiba ang trabaho ng bilang at ng sistema. Sinusubaybayan ng sistema kung ano ang dapat nasa istante; itinatatag ng bilang kung ano ang naroon. Ang agwat sa pagitan nila — ang pagkakaiba — ay hindi hatol sa iyong kakayahan. Ito ay isang diagnostic reading, at ito lamang ang ulat na hindi kayang gawin ng iyong software tungkol sa sarili nito. Ang isang tindahan na nagbibilang taun-taon ay alam ang antas ng pagkawala nito at kung ito ay lumalaki. Ang isang tindahan na hindi kailanman nagbibilang ay malalaman kung gaano kalayo ang nalihis ng mga numero sa pinakamasamang posibleng sandali — isang audit, isang aplikasyon ng pautang, o isang pagsusuri ng kasipagan ng mamimili.

Pagpaplano ng Pagbilang ng Imbentaryo sa Katapusan ng Taon: Ang Bintana ng Unang Bahagi ng Disyembre

Ang default na ugali ay magbilang sa Disyembre 31, dahil iyon ang petsa na kailangan ang mga libro. Ang default na resulta ay isang bilang na ginawa ng pagod na mga tauhan sa pagitan ng mga pista opisyal, o hindi ginawa.

Ang mas magandang sagot para sa karamihan ng mga tindahan ay ang unang linggo ng Disyembre. Naipadala na ang mga order ng Black Friday at Cyber Monday, hindi pa nararating ang kasagsagan ng pagpapadala sa kalagitnaan ng Disyembre, at nakatayo pa rin ang iyong koponan. Magbilang noon, at ilipat ang numero hanggang Disyembre 31 sa papel: binilang na halaga, kasama ang mga resibo pagkatapos ng petsa ng pagbibilang, ibawas ang halaga ng mga yunit na naibenta pagkatapos ng petsa ng pagbibilang. Ang iyong mga tala ng benta at pagbili ay humahawak ng tatlong tahimik na linggo nang mas mapagkakatiwalaan kaysa sa isang paglalakad sa bodega na humahawak ng Bisperas ng Bagong Taon. Markahan ang roll-forward para sa iyong CPA — ito ay karaniwang kasanayan, ngunit gusto nilang makita ang trabaho.

Wall-to-wall o cycle counts? Ang wall-to-wall count ay nagpapahinto sa lahat at binibilang ito nang sabay-sabay — isang mahirap na araw, isang malinis na as-of date, ang pinakamadaling bersyon na ipagtanggol. Ang cycle counting ay nagpapamahagi ng trabaho sa buong taon, nagbibilàng ng isang bahagi ng mga SKU bawat linggo o buwan. Kung nagpapatakbo ka na ng mga cycle count na may mahusay na disiplina at dokumentadong saklaw ng buong katalogo, maaaring tanggapin ito ng iyong CPA kapalit ng pag-freeze sa pagtatapos ng taon. Kung ang pagtatapos ng taon ang tanging oras na may nagbibilang ng anumang bagay, ang wall-to-wall ang iyong sagot — at isaalang-alang ang pag-aampon ng mga cycle count sa susunod na taon upang ang Disyembre ay hindi na maging tanging ground truth na mayroon ka.

Bago ang araw ng pagbibilang, gawin ang paghahanda na nagbibigay-kahulugan sa bilang: ayusin ang mga kilalang gulo (mga hindi naprosesong return, mga PO na hindi natanggap na nakabinbin, ang istante ng "deal with later"), at siguraduhing napapanahon ang iyong cost-per-SKU file, dahil ang isang perpektong bilang ng dami na may presyong luma na gastos ay mali pa rin na numero.

Pagbilang ng stock na hindi mo nakikita: ang problema sa 3PL

Kung ang iyong imbentaryo ay nasa third-party fulfillment provider, hindi mo ito mabibilang nang mag-isa — ngunit ito pa rin ang iyong asset, at "ang dashboard ay nagsasabing 4,180 yunit" ay hindi isang bilang. Humiling ng tatlong bagay mula sa iyong bodega, nakasulat:

1. Ang kanilang iskedyul ng pisikal na pagbibilang at ang iyong puwesto dito. Karamihan sa mga 3PL ay nagpapatakbo ng taunang pisikal na pagbibilang o mga rolling cycle count. Magtanong kung kailan huling pisikal na binilang ang iyong mga SKU at kunin ang ulat — hindi ang live na numero ng sistema, ang tala ng bilang.
2. Isang may petsang snapshot ng imbentaryo, ayon sa SKU at ayon sa katayuan. On-hand na mabebenta, sira, quarantine/hold, at mga return na nasa proseso, simula sa iyong petsa ng pagbibilang. Ang mga non-sellable na lalagyan ay kung saan nagtatago ang mga write-down, at gusto ng mga dashboard na ipakita lamang sa iyo ang mabebentang numero.
3. Ang kanilang log ng disposisyon para sa taon. Mga yunit na kanilang sinira, idinonate, o itinapon para sa iyo. Kung sila ay nagtatapon ng mga nasirang return sa buong taon at hindi mo ito naitala, ang iyong mga libro ay naglalaman ng ghost stock.

Ituring ang mga tugon nang may parehong pagdududa na ilalapat mo sa kanilang buwanang invoice — ang mga tala ng warehouse ay unang nagsisilbi sa warehouse. Kung ang bilang na binilang ng 3PL ay iba sa iyong sistema, ang pagkakaiba na iyon ay totoo at ilalagay sa iyong mga libro tulad ng iba pa.

Huwag kalimutan ang stock na walang nakabantay: ang imbentaryo na nasa biyahe na pagmamay-ari mo (nabayaran na, nasa barko, hindi pa natatanggap) ay kabilang sa iyong year-end number, suportado ng mga invoice ng supplier at mga dokumento sa pagpapadala sa halip na isang count sheet.

Pagpapatupad: Pag-freeze, Pagbilang, Pag-verify

Ang mga mekanismo ay simple; ang disiplina ang produkto.

I-freeze ang window. Pumili ng isang bloke — isang gabi, isang Linggo — kung kailan walang gumagalaw. Walang pagtanggap, walang pagkuha, walang pagproseso ng return. Ang isang bilang na kinuha habang ang mga order ay ipinapadala palabas ay isang litrato ng isang gumagalaw na sasakyan. Kung ang ganap na paghinto ay imposible, i-stage ang stock na nasa biyahe (nakabalot na mga order, hindi pa nabuksan na mga resibo) sa isang minarkahang sona at bilangin ito nang hiwalay.

Bilangin nang bulag. Ang mga count sheet o scanner session ay dapat magpakita ng lokasyon at SKU — hindi ang inaasahang dami. Ang isang counter na nakakakita ng "sinasabi ng sistema na 46" ay makakahanap ng 46. Ang mga blind count ay mas mabagal at tapat; iyon ang kapalit.

Gumamit ng dalawang tao kung saan ito mahalaga. Ang tagabilang at tagatala bilang magkahiwalay na tungkulin, at para sa iyong pinakamataas na halaga ng mga SKU, dalawang independiyenteng bilang na ihahambing pagkatapos. Ito ang parehong dahilan kung bakit ang mga bangko ay may dual-control sa vault — ang isang bilang na tanging isang tao lamang ang makapagpapatunay ay isang digit na nalipat lamang ang layo sa kawalang-saysay.

Muling bilangin ang mga outlier bago tanggapin ang mga ito. Anumang SKU na nagpapakita ng pagkakaiba na lampas sa isang threshold na iyong itinakda nang maaga (halimbawa, 2% o isang nakapirming bilang ng yunit) ay makakakuha ng pangalawa, independiyenteng bilang. Karamihan sa malalaking pagkakaiba ay mga pagkakamali sa pagbilang, hindi totoong pagkalugi — mahuli ang mga ito ngayon, hindi sa journal entry.

Isulat ang kondisyon, hindi lamang ang dami. Ang bilang ay ang iyong isang beses sa isang taon na pisikal na inspeksyon. Mga nadurog na kahon, kupas sa araw na packaging, stock ng nakaraang taon na pang-season — markahan ito sa sheet. Ang dami ay nagpapakain sa shrinkage entry; ang kondisyon ay nagpapakain sa mga write-down.

Pag-book Kung Ano ang Natagpuan ng Pagbilang

Ngayon ang bilang ay nagiging accounting. Dalawang magkahiwalay na pagsasaayos ang lalabas mula sa isang magandang bilang, at sasagutin nila ang dalawang magkaibang tanong.

Shrinkage: mga yunit na nasa libro ngunit wala sa istante. Presyuhan ang mga binilang na dami sa gastos, ihambing sa halaga ng libro, at ayusin ang imbentaryo pababa (o paminsan-minsan pataas) sa katotohanan. I-debit ang isang nakalaang shrinkage account sa iyong COGS section, i-credit ang Inventory. Labanan ang pagnanais na ilibing ito sa pangkalahatang COGS — ang isang may pangalang linya ang nagpapahintulot sa iyo na ihambing ang paglihis ngayong taon sa susunod na taon. Kung ang iyong tsart ay walang isa, ang template ng aming chart of accounts para sa e-commerce ay kasama ito.

Mga write-down: mga unit na umiiral ngunit nagsisinungaling tungkol sa kanilang halaga. Ang itinigil na SKU na gagalaw lamang sa 70% off, ang nasirang istante, ang mga ibinalik na may gradong "mabibili" ng isang mapagbigay na 3PL. Ang accounting ay nagpapahalaga sa imbentaryo sa pinakamababa sa halaga nito o kung ano ang makatotohanang mababawi nito — kaya ang stock na hindi mababawi ang halaga nito ay isusulat pababa sa kung ano ang kaya nito. I-debit ang isang gastos sa write-down ng imbentaryo, i-credit ang Imbentaryo. Ang proseso ay simple; ang paggamot sa buwis ay may mga tunay na patakaran tungkol sa pag-timing at pagtatapon, kaya kumpirmahin sa iyong CPA bago mag-file — ang bawas na nalilikha ng isang write-down, at kung kailan, ay desisyon nila, hindi ng post na ito.

Isang pinag-aralang halimbawa, simula hanggang katapusan

Kathang-isip na tindahan, mga bilog na numero. Sinasabi ng iyong mga libro na ang imbentaryo ay $150,000 sa petsa ng bilang. Ang bilang ng Disyembre 3, na may presyong kasalukuyang landed cost, ay umaabot sa $147,000 — isang $3,000 na agwat, nasa 2%.

Tinutunton mo ito bago ito i-book. Isang supplier ang nagkulang ng isang case sa isang Oktubre PO na hindi nahuli ng receiving: $1,100. Ang log ng disposisyon ng iyong 3PL ay nagpapakita ng mga nasirang ibinalik na nawasak sa Q3, hindi na-book: $600. Ang mga nabasag na itinapon sa buong taon nang walang mga entry: $400. Ang natitirang $900 ay walang bakas ng papel — maling bilang o pagnanakaw, at hindi mo malalaman kung alin. Lahat ng ito ay shrinkage:

I-debit ang Inventory Shrinkage (COGS) $3,000 · I-credit ang Inventory $3,000

Ang bilang ay nag-flag din ng mga problema sa kondisyon: 120 yunit ng isang itinigil na kulay, nasa mga libro sa $2,400, na talagang nagkakahalaga ng mga $800 sa isang clearance ng Enero:

I-debit ang Inventory Write-Down $1,600 · I-credit ang Inventory $1,600

Ang imbentaryo ngayon ay nagbabasa ng $145,400 — isang numero na iyong binilang, binigyan ng presyo, at kayang ipagtanggol linya bawat linya. I-roll ito pasulong hanggang Disyembre 31 gamit ang mga resibo at benta pagkatapos ng bilang, at ang email ng Enero sa iyong CPA ay tumatagal ng isang pangungusap.

Ano ang Sinusubukang Sabihin sa Iyo ng 2% na Pagkakaiba

Narito kung bakit ang pagtutunton sa agwat ay mas mahusay kaysa sa pag-book lamang nito: ang bawat hiwa ng pagkakaiba ay tumuturo sa ibang sirang proseso.

Ang $1,100 na agwat sa pagtanggap ay nagsasabi na ang iyong proseso ng pagpasok ay nagtitiwala sa mga packing slip. Kailangan ng mga case ng spot-check na timbang o bilang sa pantalan, dahil ang isang short-ship na hindi mo mahuli sa claim window ay isang pagkawala na iyong tinanggap. Ang $600 ng tahimik na nawasak na mga ibinalik ay nagsasabi na ang iyong reverse logistics ay may butas sa bookkeeping — ang mga disposisyon ay nangyayari sa downstream na hindi kailanman nakakarating sa iyong ledger, na isang problema sa mga talaan ngayon at problema sa pagpapahalaga magpakailanman. At ang hindi maipaliwanag na $900 ay ang iyong kisame sa pagtitiwala sa proseso: kung ito ay lumalaki taon-taon, isang bagay — o isang tao — ay nangangailangan ng mas malapit na pagtingin.

Ang isang tindahan na nagbu-book ng isang malaking "pagsasaayos" ay walang natututunan at inuulit ang lahat ng ito sa susunod na taon. Ang pagkakaiba ay ang tunay na produkto ng bilang. Basahin ito.

Ang Numero na Sa Huli ay Susubukan ng Iba

Isa pang dahilan para gawin ito nang maayos: ang imbentaryo ay karaniwang ang pinakamalaking asset sa balance sheet ng isang e-commerce, at ang mga taong pinakamahalaga — mga nagpapautang na sumusukat ng credit line, mga mamimili na nagpepresyo ng pagkuha — itinuturing itong may sala hanggang sa mabilang. Magtatanong ang isang diligence team kung kailan huling pisikal na na-verify ang imbentaryo at kung paano na-book ang variance; ang "hindi pa kami nakakapagbilang" ay nagbabago sa presyo ng deal, dahil binabawasan ng mga mamimili ang hindi nila ma-verify. Ang taunang pagbibilang na may dokumentadong variance ay hindi lamang kalinisan. Ito ay patunay na ang iyong mga libro ay naglalarawan ng isang tunay na negosyo.

Ang pagbilang ay nagpapatunay. Ang data ay nagpapakain.

Ang pagbibilang sa Disyembre ay nagbibigay sa iyo ng isang mapagkakatiwalaang snapshot sa isang taon. Kung ano ang mangyayari sa katumpakan ng imbentaryo sa iba pang 364 na araw ay nakasalalay sa data ng transaksyon na dumadaloy sa iyong mga libro — bawat benta na dapat magbawas ng stock, bawat refund na dapat magbalik ng isang yunit sa pamamagitan ng mga return. Kung ang mga order ay dumating sa QuickBooks bilang mga lump-sum deposit, o ang mga refund ay hindi dumating, ang dami ng iyong libro ay mas mabilis na lumalayo at ang variance sa susunod na taon ay lumalaki.

Ang data layer na iyon ang hinahawakan ng LedgerPort: ang mga order, refund, at bayarin ng Shopify at WooCommerce ay naka-sync sa QuickBooks Online sa paraan ng sync na iyong pinili, na may mga produkto na naka-map sa tamang QBO items upang ang math ng mga yunit na nabenta ay tumakbo sa malinis na mga input. Hindi nito bibilangin ang iyong mga istante — walang ibang makakabilang ng iyong mga istante kundi ikaw — ngunit pinapanatili nito ang bahagi ng libro ng paghahambing ng libro laban sa istante na tapat sa pagitan ng mga pagbibilang. Mayroong libreng plano hanggang 30 order bawat buwan; ang mga bayad na plano ay nagsisimula sa $25/buwan.

Ilagay ang pagbibilang sa kalendaryo para sa unang linggo ng Disyembre, bago ito kainin ng mga deadline sa pagpapadala. Ang 2% na makikita mo ay magbabayad para sa Linggo na gugugulin dito.

Tingnan kung paano pinapanatiling malinis ng LedgerPort ang bahagi ng transaksyon ng iyong math sa imbentaryo →