ई-कॉमर्स क्लाइंट को अकाउंटिंग सेवा लाइन के रूप में कैसे जोड़ें

आप ई-कॉमर्स लेखा सेवा लाइन में काम पर रखकर नहीं पहुँचते हैं। आप चार संपत्तियां बनाते हैं — और आपका मौजूदा कर्मचारी उन्हें चलाता है।

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पिछले तिमाही में आपकी फर्म में दो चीजें हुईं, और वे जुड़ी हुई हैं।

पहला: एक दस साल के अनुपालन ग्राहक ने हमारी फीस पर आपत्ति जताई — वह रिटर्न जिस पर पहले कभी सवाल नहीं उठाया गया था, अब सॉफ्टवेयर से तुलना की जा रही है। स्थानीय अनुपालन कार्य धीरे-धीरे और फिर अचानक से वस्तुनिष्ठ हो रहा है, और आप इसे हर नवीनीकरण बातचीत में महसूस कर सकते हैं।

दूसरा: एक और Shopify रेफरल आया। किसी का ग्राहक, किसी का चचेरा भाई, एक स्टोर जो वास्तविक राजस्व कर रहा है और एक ऐसे एकाउंटेंट के लिए हताश है जो उनकी किताबों को समझता है। और आपकी फर्म ने विनम्रता से मना करने का एक तरीका ढूंढ लिया — फिर से — क्योंकि ई-कॉमर्स लेखा सेवा लाइन बनाने के लिए ऐसा लगा कि इसके लिए कुछ ऐसा चाहिए जो आपके पास नहीं है।

यदि आप भागीदारों से पूछते हैं कि क्यों, तो उत्तर एक ही वाक्य के कुछ संस्करण में आएगा: "इन ग्राहकों को लेने से पहले हमें एक ई-कॉमर्स विशेषज्ञ को काम पर रखना होगा।"

यह वह झूठ है जिसे यह पोस्ट तोड़ने के लिए मौजूद है। लाभदायक ई-कॉमर्स प्रथाओं को चलाने वाली फर्मों ने, बड़े पैमाने पर, एक विशेषज्ञ को काम पर नहीं रखा। उन्होंने एक सिस्टम बनाया — खातों का एक मानक चार्ट, एक सिंक लेयर जो डेटा प्लंबिंग करता है, एक प्रलेखित ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया, एक प्रकाशित दर कार्ड। विशेषज्ञता एक व्यक्ति में नहीं, बल्कि सिस्टम में रहती है। एक बार जब ये चार संपत्तियां मौजूद हो जाती हैं, तो आपके पास पहले से मौजूद कर्मचारी कुछ हफ्तों के भीतर उस विशिष्ट क्षेत्र की सेवा कर सकते हैं, क्योंकि कठिन निर्णय एक बार लिए गए थे और टेम्पलेट किए गए थे।

यहां बताया गया है कि सेवा लाइन में क्या शामिल है, इसे स्थापित करने के लिए 30-60-90 योजना, और इसके चलने के बाद की अर्थशास्त्र।

जिन रेफरल को आप अस्वीकार कर रहे हैं, वे मांग का संकेत हैं

जो पहले से सच है उससे शुरू करें: ग्राहक आपको ढूंढ रहे हैं। ई-कॉमर्स रेफरल बिना मार्केटिंग खर्च के आते हैं क्योंकि स्टोर मालिक लगातार एक-दूसरे से एकाउंटेंट की सिफारिशें मांगते हैं — और अधिकांश स्थानीय फर्म 'नहीं' कहती हैं, इसलिए रेफरल तब तक घूमता रहता है जब तक कोई उसे स्वीकार नहीं कर लेता।

वह कमी ही पूरा अवसर है। ई-कॉमर्स लेखा की मांग पक्ष हर साल बढ़ता है क्योंकि अधिक खुदरा ऑनलाइन चलता है; इसे सक्षम रूप से सेवा करने के इच्छुक फर्मों की आपूर्ति लगभग स्थिर रहती है। जो फर्म विशेषज्ञता रखती हैं वे नियमित रूप से समान दायरे के लिए सामान्यवादी दरों से 30-40% अधिक मूल्य निर्धारण करती हैं, उन कारणों से जिन्हें हमने ई-कॉमर्स ग्राहक अलाभकारी क्यों दिखते हैं - और वे नहीं हैं में विस्तार से कवर किया है। संक्षिप्त संस्करण: मार्जिन समस्या जिसने आपको पहले जला दिया था, वह एक ग्राहक-प्रकार की वेशभूषा पहने एक बुनियादी ढांचा समस्या थी।

इस बीच, आप जिस काम का बचाव कर रहे हैं - स्थानीय अनुपालन - वह खंड है जिसे सॉफ़्टवेयर खा रहा है। रणनीतिक गणित असहज लेकिन सरल है: आप एक वस्तुनिष्ठ सेवा लाइन की रक्षा कर रहे हैं और एक प्रीमियम सेवा को अस्वीकार कर रहे हैं। यदि आप "जब क्षमता हो" तो ई-कॉमर्स बुककीपिंग प्रैक्टिस शुरू करने का मतलब बना रहे थे, तो ध्यान दें कि क्षमता वही है जो वस्तुनिष्ठता आपको देने वाली है।

रेफरल को अस्वीकार करने का कारण मांग नहीं है, और न ही मार्जिन है। यह विश्वास है कि उनकी सेवा करने के लिए विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है जिसे आपको श्रम बाजार में खरीदना पड़ता। तो आइए किराए को उसके वास्तविक घटकों से बदलें।

एक ई-कॉमर्स लेखा सेवा लाइन एक किराया नहीं, बल्कि चार संपत्तियां हैं

कल्पित "ई-कॉमर्स विशेषज्ञ" एक ऐसा व्यक्ति है जो चार चीजें जानता है: बहीखाता कैसे संरचित करें, प्लेटफ़ॉर्म डेटा को कैसे संभालें, किसी क्लाइंट को सफाई से कैसे लाएं, और क्या शुल्क लें। उनमें से प्रत्येक एक कर्मचारी के मौन ज्ञान के बजाय एक प्रलेखित फर्म संपत्ति के रूप में अधिक टिकाऊ - और सस्ता है। एक कर्मचारी छोड़ सकता है। एक प्रणाली चक्रवृद्धि होती है।

संपत्ति 1: खातों का एक मानक चार्ट। एक ई-कॉमर्स चार्ट, एक बार डिज़ाइन किया गया, हर क्लाइंट पर लागू किया गया। भुगतान के लिए क्लियरिंग खाता, अलग शुल्क व्यय खाते, वापसी प्रति-राजस्व, बिक्री कर देयता - वे संरचनात्मक निर्णय जो Shopify डेटा को प्रति क्लाइंट मनमानी के बजाय सफाई से लैंड कराते हैं। यह वह संपत्ति है जो क्लाइंट छह को क्लाइंट एक की लागत का एक अंश बनाती है। आपको इसे खरोंच से डिजाइन करने की आवश्यकता नहीं है: हमारा ई-कॉमर्स चार्ट ऑफ अकाउंट्स टेम्प्लेट शुरुआती बिंदु है, और आप इसे अपनी फर्म के सम्मेलनों के लिए एक बार अनुकूलित करते हैं।

संपत्ति 2: एक सिंक परत। ई-कॉमर्स जुड़ाव ऐतिहासिक रूप से विस्फोट करने का कारण यह है कि प्लेटफ़ॉर्म शुद्ध भुगतान जमा करते हैं जबकि QuickBooks को सकल राजस्व की आवश्यकता होती है जिसमें शुल्क और वापसी अलग-अलग होते हैं - और दोनों के बीच हाथ से अनुवाद करना वह जगह है जहाँ बिल न किए जाने वाले घंटे जाते हैं। सॉफ़्टवेयर अब वह अनुवाद करता है: भुगतान स्वचालित रूप से विघटित हो जाते हैं, शुल्क अलग हो जाते हैं, प्रत्येक आदेश सही खाते में पोस्ट किया जाता है। टूल चुनना अपने आप में वास्तविक ट्रेड-ऑफ के साथ एक निर्णय है, और हमने सिंक टूल के लिए एक फर्म-स्तरीय गाइड लिखा है जो विकल्पों की ईमानदारी से तुलना करता है। लेजरपोर्ट विशेष रूप से मल्टी-क्लाइंट फर्म उपयोग के मामले के लिए बनाया गया है - लेकिन आप जो भी टूल चुनें, सिद्धांत समान है: अनुवाद परत स्थायी रूप से सॉफ़्टवेयर से संबंधित है।

संपत्ति 3: एक प्रलेखित ऑनबोर्डिंग रनशीट। एक ऑनबोर्डिंग के बीच का अंतर जो एक दोपहर लेता है और एक जो 55 मिनट लेता है, वह अनुक्रमण है, कौशल नहीं - कॉल से पहले एक्सेस और निर्णय एकत्र करें, इसके दौरान कनेक्ट और मैप करें, बाद में बैकफ़िल और सत्यापित करें। अनुक्रम को एक बार लिखें और यह कुछ ऐसा बन जाता है जिसे एक जूनियर अपने तीसरे क्लाइंट द्वारा चला सकता है। हमने पूर्ण पांच-चरणीय प्रक्रिया को एक घंटे के भीतर Shopify क्लाइंट को QuickBooks में कैसे ऑनबोर्ड करें में प्रकाशित किया है; इसे चुराएं, इसे अनुकूलित करें, इसे अपनी फर्म की रनशीट बनाएं।

संपत्ति 4: एक प्रकाशित दर कार्ड। स्टोर गणना और ऑर्डर वॉल्यूम द्वारा बैंड, सबसे खराब महीने की लागत पर फर्श निर्धारित, ऑनबोर्डिंग को एक निश्चित शुल्क के रूप में अलग से चार्ज किया जाता है। एक दर कार्ड दो काम करता है जो प्रति-सगाई उद्धरण दृष्टिकोण नहीं कर सकता है: यह संख्याओं के साथ दायरे के सवालों का पहले से जवाब देता है, और यह संभावनाओं को संकेत देता है कि आपकी फर्म ने मानक मूल्य निर्धारण करने के लिए पर्याप्त बार ऐसा किया है - जो स्वयं विशेषज्ञ स्थिति है। मॉडल और गणित ई-कॉमर्स लेखा सेवाओं का मूल्य निर्धारण कैसे करें में काम किए जाते हैं; दर कार्ड वह कलाकृति है जो इससे निकलती है।

ध्यान दें कि उस सूची में क्या है: कोई हेडकाउंट नहीं। प्रत्येक संपत्ति एक दस्तावेज़ या एक सदस्यता है, जिसे एक बार बनाया और पुन: उपयोग किया जाता है, और प्रत्येक एक अगले ग्राहक की सेवा को सस्ता बनाता है। इसी का मतलब है "विशेषज्ञता प्रणाली में जमा होती है" - और यही कारण है कि नीचे दी गई समय-सीमा हफ्तों में मापी जाती है।

30-60-90 योजना

आप वेबसाइट अपडेट के साथ सेवा लाइन लॉन्च नहीं करते हैं। आप इसे एक ग्राहक के साथ लॉन्च करते हैं, जानबूझकर चलाते हैं।

दिन 1-30: एक ग्राहक, व्हाइट-ग्लव। अगली रेफरल लें - या ई-कॉमर्स ग्राहक को चुनें जो पहले से ही आपकी पुस्तक में छिपा हुआ है। कुछ भी उद्धृत करने से पहले, उनकी क्विकबुक्स फ़ाइल की स्थिति का आकलन करें; फ़ाइल डायग्नोस्टिक 30 मिनट की जांच है जो आपको बताती है कि आप ऑनबोर्डिंग कर रहे हैं या पुनर्वास कर रहे हैं। यदि फ़ाइल खराब है - दोगुना राजस्व, एक समाशोधन खाता जिसे कभी शून्य नहीं किया गया है - तो क्लीनअप प्लेबुक का उपयोग करके एक अलग निश्चित-शुल्क परियोजना के रूप में फिक्स को स्कोप करें, फिर साफ फ़ाइल पर ऑनबोर्ड करें। इस पहली सगाई को व्यक्तिगत रूप से और धीरे-धीरे चलाएं। आप अभी मार्जिन के लिए अनुकूलन नहीं कर रहे हैं; आप सीखने के लिए अनुकूलन कर रहे हैं। आपके द्वारा किया गया प्रत्येक निर्णय - कौन सा खाता व्यापारी शुल्क रखता है, रिफंड कैसे मैप होते हैं, महीने के अंत की समीक्षा क्या जांचती है - जैसे ही आप इसे बनाते हैं, उसे लिख लिया जाता है।

दिन 31-60: टेम्प्लेट निकालें। यह वह कदम है जिसे फर्में छोड़ देती हैं, और यह पूरा बिंदु है। पहले ग्राहक के निर्णयों को चार संपत्तियों में बदलें: अपना मानक चार्ट अंतिम रूप दें, अपने खाता मैपिंग को फर्म टेम्प्लेट के रूप में सहेजें, अपने नोट्स को ऑनबोर्डिंग रनशीट में बदलें, और अपने वास्तविक घंटों से दर कार्ड का मसौदा तैयार करें। फिर एक दूसरा और तीसरा ग्राहक लें और उन्हें टेम्प्लेट पर चलाएं - जूनियर स्टाफ निष्पादन कर रहा है, आप समीक्षा कर रहे हैं। जहां टेम्प्लेट टूटता है, टेम्प्लेट को ठीक करें, न कि केवल ग्राहक को। इस चरण के अंत तक सिस्टम, न कि आप, अधिकांश ज्ञान का काम कर रहा होना चाहिए।

दिन 61-90: प्रकाशित करें और भरें। अपनी वेबसाइट पर आला रखें - एक समर्पित पृष्ठ जो कहता है कि आप Shopify और WooCommerce व्यवसायों की सेवा करते हैं, जिस पर दर कार्ड बैंड हैं। अपने रेफरल स्रोतों को बताएं कि उत्तर अब हाँ है, और उन रेफरल का जवाब दें जिन्हें आपने पहले अस्वीकार कर दिया था; कुछ अभी भी देख रहे हैं, क्योंकि बाकी सभी ने उन्हें भी अस्वीकार कर दिया था। दिन 90 तक लक्ष्य सिस्टम पर पांच ग्राहक हैं - यूनिट अर्थशास्त्र को साबित करने, रनशीट का तनाव परीक्षण करने और केस-स्टडी सामग्री उत्पन्न करने के लिए पर्याप्त है जो ग्राहक दस को आसान बनाता है।

तीन महीने। कोई नौकरी पोस्टिंग नहीं।

5 और 15 ग्राहकों पर अर्थशास्त्र कैसा दिखता है

हमने मूल्य निर्धारण गाइड में पूर्ण यूनिट-अर्थशास्त्र गणित किया है, इसलिए यहां केवल इसका आकार है।

इंजन एक फ्लैट मासिक रिटेनर है जो ज्यादातर निश्चित समय लागत के मुकाबले है। एक उदाहरणात्मक मिड-बैंड क्लाइंट पर, एक मैन्युअल क्लोज पर्याप्त सीनियर घंटे लेता है कि मार्जिन 30% से नीचे रहता है — और दो बुरे महीने इसे मिटा सकते हैं। सिंक लेयर के साथ सुलह करने के साथ, क्लोज मिनटों में मापा गया एक समीक्षा बन जाता है, और उसी रिटेनर पर मार्जिन लगभग 80% तक पहुंच जाता है। जैसे-जैसे पोर्टफोलियो बढ़ता है, प्रति क्लाइंट सॉफ्टवेयर लागत राउंडिंग एरर की ओर घटती जाती है, जो LedgerPort के फर्म सेटअप का सटीक डिज़ाइन है — हर क्लाइंट एक फर्म लॉगिन के तहत एक अलग व्यवसाय है, आपका चार्ट टेम्पलेट उन सभी पर लागू होता है।

5 क्लाइंट्स पर, यह सेवा लाइन एक सार्थक नया राजस्व स्रोत है जिसे आपका मौजूदा स्टाफ अपने वर्तमान बुक के साथ अवशोषित करता है — पांचों के पार मासिक समीक्षा कार्य एक कार्य दिवस से भी कम है। यहीं पर अधिकांश फर्मों को यह अहसास होता है कि "हमें काम पर रखना होगा" विश्वास उल्टा था: काम पर रखना केवल मैन्युअल अर्थशास्त्र के तहत आवश्यक था।

15 क्लाइंट्स पर, आप सेवा लाइन पर छह-आंकड़ों की वार्षिक रन रेट पर हैं, फिर भी बिना किसी समर्पित काम के — लगभग बीस घंटे प्रति माह समीक्षा कार्य जिसे एक सीनियर आराम से संभाल सकता है, रिटेनर पर जो किसी को आश्चर्यचकित नहीं करते हैं। यहीं पर चक्रवृद्धि भी दिखाई देती है: क्लाइंट पंद्रह टेम्पलेट्स पर एक घंटे से भी कम समय में ऑनबोर्ड होता है जिसे क्लाइंट एक ने आपको बनाने के लिए भुगतान किया था।

ईमानदार चेतावनी: यह आकार तभी बना रहता है जब आप सिस्टम का बचाव करते हैं। एहसान के तौर पर किसी क्लाइंट को टेम्पलेट से हटा दें, किसी डील को तेजी से बंद करने के लिए डायग्नोस्टिक को छोड़ दें, और आपने कस्टम एंगेजमेंट को फिर से बना लिया है — वही चीज जिसने ई-कॉमर्स क्लाइंट्स को पहले स्थान पर अलाभकारी बना दिया था।

ग्राहक वास्तव में कहां से आते हैं

यहां कोई ग्रोथ हैक्स नहीं हैं — तीन चैनल, जिनमें से सभी पहले से मौजूद हैं।

आपको पहले से ही मिलने वाले रेफरल। आपके पास चैनल है; आपने अभी तक 'हाँ' नहीं कहा है। पिछले साल के पास किए गए रेफरल पर वापस जाएं, और अपने रेफरल स्रोतों — वकीलों, बैंकरों, मौजूदा ग्राहकों — को बताएं कि ई-कॉमर्स अब एक विशेषता है। रेफरल प्रवाह एक स्पष्ट 'हाँ' पर तेजी से प्रतिक्रिया करता है।

प्रतिद्वंद्वी-उपयोगकर्ता दीवार से टकरा रहे हैं। स्टोर मालिक और फर्म जो पहले से ही सिंक टूल का उपयोग कर रहे हैं, वे अप्रत्याशित तरीकों से उनसे आगे निकल जाते हैं — एक टूल जो अमेज़ॅन मार्केटप्लेस निपटान के लिए उत्कृष्ट है लेकिन मल्टी-गेटवे Shopify सेटअप द्वारा तनावग्रस्त है, प्रति-क्लाइंट मूल्य निर्धारण जो पोर्टफोलियो स्केल पर समझ में आना बंद कर देता है। इन संभावनाओं को यह समझाने की आवश्यकता नहीं है कि स्वचालन मायने रखता है; उन्हें एक ऐसी फर्म की आवश्यकता है जो टूलिंग परिदृश्य को जानती हो। तुलना पृष्ठ उपयोगी परिश्रम पठन हैं, तब भी जब उत्तर यह हो कि उनका वर्तमान टूल ठीक है।

मार्केटप्लेस और डायरेक्टरी लिस्टिंग। क्विकबुक्स प्रोएडवाइजर डायरेक्टरी, ऐप-इकोसिस्टम पार्टनर लिस्टिंग, और LedgerPort CPA पार्टनर प्रोग्राम जैसे प्रोग्राम आपके फर्म को ई-कॉमर्स-फ्लुएंट एकाउंटेंट्स की सक्रिय रूप से तलाश करने वाले स्टोर मालिकों के सामने रखते हैं। ये धीमे-बर्न चैनल हैं — एक लिस्टिंग एक पाइपलाइन नहीं है — लेकिन वे चक्रवृद्धि करते हैं, और पार्टनर प्रोग्राम दृश्यता के शीर्ष पर थोक बिलिंग और व्हाइट-ग्लव क्लाइंट ऑनबोर्डिंग जोड़ता है।

बस इतना ही। तीन चैनल, जिनमें से एक को आप सक्रिय रूप से बंद कर रहे हैं। यदि आप अपने लेखा फर्म में ई-कॉमर्स ग्राहकों को जोड़ना चाहते हैं, तो विपणन समस्या ज्यादातर एक पोजिशनिंग समस्या है: सार्वजनिक रूप से, एक दर कार्ड के साथ, हाँ कहें।

अगला रेफरल स्टार्टिंग गन है

अगले एक या दो महीनों में, एक और Shopify रेफरल आपके इनबॉक्स में आएगा। पुराने विश्वास के तहत, इसे विनम्रता से पास कर दिया जाता है जबकि आपकी अनुपालन पुस्तक पर कमोडिटीकरण घड़ी टिक-टिक करती रहती है।

चार-संपत्ति मॉडल के तहत, वह रेफरल 30-60-90 योजना का पहला ग्राहक है - वह श्वेत-दस्ताने जुड़ाव जो आपके चार्ट, आपकी रनशीट और आपकी दर कार्ड बनाता है, जबकि इसे करने के लिए भुगतान प्राप्त करता है।

सिस्टम का इंफ्रास्ट्रक्चर आधा वह हिस्सा है जिसे आप इस सप्ताह खड़ा कर सकते हैं। सीपीए ऑनबोर्डिंग शुरू करें और इसके माध्यम से एक ग्राहक चलाएं - डायग्नोस्टिक, टेम्प्लेट मैपिंग, पहला सुलह सिंक - और आप महीने के बंद होने से पहले जान जाएंगे कि सेवा लाइन गणित आपके फर्म के लिए काम करता है या नहीं। यह आमतौर पर करता है। इसीलिए रेफरल आते रहते हैं।