Configurar Mapeamentos de Contas no LedgerPort

Os mapeamentos indicam ao LedgerPort como traduzir os seus dados do WooCommerce para o QuickBooks Online. Antes da sua primeira sincronização, precisa de mapear as entidades do WooCommerce – produtos, clientes, códigos fiscais e métodos de pagamento – para as contas ou itens correspondentes na sua empresa QuickBooks.

Este guia abrange como abrir a página de Mapeamentos, como usar o Mapeamento Automático, como sincronizar mapeamentos das suas plataformas e como ajustar manualmente mapeamentos individuais.

Antes de Começar

• O LedgerPort tem de estar instalado e conectado tanto ao WooCommerce como ao QuickBooks Online. Veja Instalar o LedgerPort e Conectar ao QuickBooks Online se ainda não se conectou.
• O Plano de Contas do seu QuickBooks Online deve estar configurado com as contas de receitas e despesas que pretende usar para as suas transações do WooCommerce. O LedgerPort mapeia para contas QuickBooks existentes – não cria novas.

Abrir a Página de Mapeamentos

1. No seu admin WordPress, vá a LedgerPort » Mapeamentos.

A página de Mapeamentos lista as entidades do WooCommerce que precisam de ser mapeadas para o QuickBooks. As entidades são organizadas por tipo. Pode filtrar por estado do mapeamento (mapeado, não mapeado, todos) e pesquisar por nome.

Sincronizar Mapeamentos das Suas Plataformas

Antes de configurar mapeamentos manualmente, execute uma sincronização para importar as entidades mais recentes do WooCommerce e QuickBooks para o LedgerPort. Isto garante que todos os seus produtos, clientes e contas atuais estão disponíveis para mapeamento.

1. 1. Na página de Mapeamentos, clique no produto que tem de usar para Mapear e em Guardar Alterações.
2. 2. O LedgerPort obtém os dados mais recentes do WooCommerce e do QuickBooks Online.
3. 3. Aguarde a conclusão do mapeamento. Em lojas com grandes catálogos de produtos, isto pode demorar um minuto ou dois.

Execute uma sincronização sempre que adicionar novos produtos ou contas em qualquer uma das plataformas para manter a lista de mapeamentos atualizada.

Usar o Mapeamento Automático

O Mapeamento Automático tenta corresponder entidades do WooCommerce a entidades do QuickBooks automaticamente com base na semelhança de nomes. É a forma mais rápida de configurar mapeamentos numa nova conexão.

1. Na página de Mapeamentos, clique em Mapeamento Automático.
2. O LedgerPort compara os nomes das entidades em ambas as plataformas e propõe correspondências.
3. Reveja os mapeamentos sugeridos. As entradas mapeadas automaticamente são marcadas para que possa confirmá-las ou substituí-las.

O Mapeamento Automático funciona melhor quando os nomes dos seus produtos WooCommerce e os nomes dos itens QuickBooks são consistentes. As entidades que não podem ser correspondidas automaticamente permanecerão não mapeadas e podem ser definidas manualmente.

Mapear uma Entidade Manualmente

Para entidades que o Mapeamento Automático não correspondeu, ou para corrigir uma sugestão do Mapeamento Automático:

1. Encontre a entidade não mapeada na lista.
2. Clique na linha da entidade para a expandir (ou clique no ícone de edição).
3. No campo QuickBooks, selecione a conta ou item QBO correspondente no menu suspenso.
4. Clique em Guardar.

Repita para cada entidade não mapeada. Pode filtrar a lista para mostrar apenas itens não mapeados para trabalhar neles de forma eficiente.

Atualizar Mapeamentos em Massa

Para atualizar vários mapeamentos de uma vez:

1. Selecione no menu suspenso os produtos que deseja mapear.
2. Depois de todos estarem selecionados, pode clicar em Guardar para aplicar as alterações.

O que Acontece se uma Entidade Não For Mapeada

Se uma encomenda WooCommerce chegar que contenha uma entidade não mapeada (como um novo produto que ainda não foi mapeado), o LedgerPort registará um erro de sincronização nos Registos de Auditoria. A encomenda não será enviada para o QuickBooks até que o mapeamento seja resolvido.

Para corrigir isto:

1. Vá a LedgerPort » Mapeamentos e mapeie a entidade em falta.
2. Vá a LedgerPort » Sincronização Manual para reenviar as encomendas afetadas.
3. Confirme que as entradas aparecem no QuickBooks.

Perguntas Frequentes

Preciso de mapear cada produto individualmente? Sim, cada produto ou categoria de produto WooCommerce precisa de ser mapeado para uma conta de rendimento ou item de serviço do QuickBooks. Se tiver muitos produtos, utilize primeiro o Mapeamento Automático para tratar da maioria deles, e depois resolva manualmente os itens restantes não mapeados.

E se eu adicionar um novo produto no WooCommerce após a configuração? Novos produtos não são mapeados automaticamente. Quando um novo produto é criado no WooCommerce, regresse a LedgerPort » Mapeamentos, execute uma Sincronização para importar o novo produto e mapeie-o para a conta QBO apropriada.

Posso mapear múltiplos produtos WooCommerce para a mesma conta QuickBooks? Sim. Múltiplos produtos WooCommerce podem ser mapeados para a mesma conta de rendimento QuickBooks. Isto é comum para lojas que agrupam toda a receita de produtos numa única conta de Vendas.

O que significa se uma entidade aparecer como Não Mapeada? Não Mapeada significa que o LedgerPort não sabe qual conta ou item do QuickBooks utilizar para essa entidade ao sincronizar encomendas. Encomendas que contenham entidades não mapeadas registarão um erro e não serão enviadas para o QuickBooks até que o mapeamento seja definido.

Posso alterar um mapeamento após o início da sincronização? Sim. Pode atualizar mapeamentos a qualquer momento. As alterações aplicam-se a sincronizações futuras. Não atualizam retroativamente transações já enviadas para o QuickBooks.

Se encontrar algum problema, não hesite em contactar-nos clicando aqui. A nossa equipa de suporte poderá ajudá-lo.