Kategori karmaşık olduğu için arama sonuçları da karmaşık. Ürün adlandırmadan önce nasıl satış yaptığınızı adlandırmak, tüm kararı yönetilebilir tek bir soruya indirger.
Salı gecesi saat 9:40, ve açık üç sekmeniz var.
Birinci sekme, "muhasebe içerir" diyen bir satış noktası (POS) sistemidir. İkinci sekme, "perakende sürümü" reklamı yapan bir muhasebe paketidir. Üçüncü sekme, ekran görüntüleri 2011'de çekilmiş gibi görünen perakende yönetim sistemi adlı bir şeydir. Her üçü de aynı aramadan geldi: perakende muhasebe yazılımı.
Hiçbiri, sizi ilk aramaya gönderen sorunu - banka hesabınızdaki henüz geçen ay sattığınızı söylediğiniz tutarlarla eşleşmeyen ödemeleri - belirtmiyor.
Zarara neden olan varsayım şudur: perakende muhasebe yazılımı tek bir ürün kategorisidir ve benim işim en iyisini bulmaktır. Arama sonuçlarının size sattığı yalan budur. Tek bir kategori değildir. Ortak bir adı paylaşan üç farklı yığındır - ve hangisine ihtiyacınız olduğu tamamen nasıl satış yaptığınıza bağlıdır.
"Perakende Muhasebe Yazılımı" Üç Farklı Yığın Demektir
Bir satıcı "perakende muhasebesi" dediğinde, üç kurulumdan birini kasteder:
| Nasıl satış yaptığınız | Yığının görünümü | Onu ne demirler |
|---|---|---|
| Sadece mağaza içi | POS sistemi + yerel muhasebe entegrasyonu | POS (Square, Lightspeed, Clover) |
| Sadece çevrimiçi | Mağaza platformu + genel muhasebe + senkronizasyon katmanı | Platform (Shopify, WooCommerce) |
| Omnichannel | Yukarıdakilerin her ikisi de tek bir muhasebede birleştirilmiş | Muhasebe (genellikle QuickBooks Online) |
Açık olan sekmeler üç rakip değildi. Üç farklı sorunun üç cevabıydı ve bu sorulardan sadece biri sizindi.
Eğer tamamen fiziksel mağaza perakendecisiyseniz, kendinize karşı dürüst olun - ve bize karşı dürüst olalım. Muhasebe yığınınız POS'unuz etrafında oluşturulmalıdır. Square, Lightspeed ve Clover, kendi QuickBooks entegrasyonlarını sürdürürler ve yaptıkları işte iyidirler: kasa düzeyinde satışlar, nakit çekme mutabakatı, mağaza içi envanter. LedgerPort - bu blogun ait olduğu araç - bir POS sistemi değildir ve bu kasalardan herhangi birine bağlanmaz. Satışlarınız bir veznede gerçekleşiyorsa, POS-yerel yol doğrudur ve aşağıdakilerin hiçbiri bunu değiştirmez.
Bu kılavuzun geri kalanı diğer iki satır içindir: fiziksel bir varlığın yanı sıra bir Shopify veya WooCommerce mağazası aracılığıyla satış yapan ve defterlerini QuickBooks Online'da tutan perakendeciler. Eğer bu sizseniz, sorununuz asla "en iyi perakende muhasebe yazılımını bulmak" olmadı. Sorun, platformunuzun satışlarının, ücretlerinin, iadelerinin ve ödemelerinin zaten sahip olduğunuz muhasebeye temiz bir şekilde ulaşmamasıdır.
Perakende Muhasebe Sistemleri Çevrimiçi Olarak Neleri Ele Almalı
Pazarlamayı soyun ve çalışan perakende muhasebe sistemlerini genel muhasebeden ayıran beş mekanizma vardır. Bir araç bunları halledemiyorsa, adının ne önemi var.
1. Satışlar satış tarihinde, ödemeler hesaba geçme tarihinde. Platformunuz, satışlardan günler sonra, ücretler düşülmüş halde toplu ödemeler yapar. Geliri banka hesabınıza para yattığında kaydederseniz, satışlarınız yanlış tarihlendirilir, ücret tutarı kadar eksik gösterilir ve mutabakatı imkansız hale gelir. Bu tek zamanlama farkı, çoğu uyumsuzluğun temel nedenidir — tüm mekaniği Shopify Ödemelerini QuickBooks'te Mutabık Kılma bölümünde ele alıyoruz.
2. Ücretlerin gelirden ayrılması. 3,20 ABD doları işlem ücreti olan 100 ABD doları tutarındaki bir satış, 96,80 ABD doları gelir değil, 100 ABD doları gelir ve 3,20 ABD doları giderdir. Net ödeme muhasebesi, hem üst satırınızı hem de maliyetlerinizi sessizce eksik gösterir, bu da karar vermek için kullandığınız her kar marjı sayısını bozar.
3. İadeler ve değişimler birinci sınıf olaylar olarak. Bir iade, temizlemek için gerçekleştiği gün negatif bir satış değildir. Geliri tersine çevirir, vergiyi geri alır ve bazen işlem ücreti hiç geri gelmez. Perakendenin neredeyse her iş modelinden daha fazla bu tür olayı vardır — E-ticaret Muhasebesinde İadeler ve Değişimler bunların nasıl gönderilmesi gerektiğini kapsar.
4. Satış vergisi bir yükümlülük olarak, asla gelir olarak değil. Kasa sırasında toplanan vergi, bir hükümet için elinizde tuttuğunuz paradır. Platformun kendi vergi satırlarıyla ayrılmış bir yükümlülük hesabına yatırılmalıdır — satışlara karıştırılmamalıdır. Herhangi bir aracın doğru bir şekilde gönderim yapabilmesi için hesap planınızın bu şekilde yapılandırılması gerekir.
5. Stok ve satılan malın maliyeti zamanlaması. Ürün maliyeti, stok satın aldığınızda değil, ürün satıldığında muhasebenize yansımalıdır. Bunu yanlış yaparsanız, aylık karınız satışlarınıza göre değil, satın alma programınıza göre dalgalanır.
Bu listede olmayanları fark edin: faturalama, bordro, gösterge panelleri. QuickBooks zaten bunları yapıyor. Yukarıdaki beş öğe, perakendeye özgü katmandır — ve hepsi platformunuz ile defteriniz arasındaki boşlukta yaşar.
Çevrimiçi Perakende Yığını Uygulamada
Çevrimiçi perakende için çalışma yığını tam olarak üç parçadan oluşur: platformunuz (Shopify veya WooCommerce), defteriniz (QuickBooks Online) ve aralarındaki bir senkronizasyon katmanı. Platform ve defter zaten sizde var. Senkronizasyon katmanı, aslında aradığınız parçadır — yukarıdaki beş mekaniğin tamamının çözüldüğü yer burasıdır.
Bu somut olarak şuna benziyor, LedgerPort'u örnek olarak kullanıyoruz.
Satışlar nasıl kaydedilir. Senkronizasyon katmanı, her siparişin QuickBooks'te ne olacağına karar verir: işlem düzeyinde ayrıntı isteyen mağazalar için sipariş başına satış makbuzu, toptan satış koşulları için fatura artı ödeme veya günde 300 satırla defteri karıştırmak istemeyen yüksek hacimli mağazalar için tek bir günlük özet defter kaydı. Ayrıca hangi varlıkların otomatik olarak, ne sıklıkla ve hangi başlangıç tarihinden itibaren senkronize olacağını da kontrol eder — böylece defterinizin davranışı, dışa aktarmanın ürettiği bir kaza değil, sizin seçtiğiniz bir ayardır. Beş kayıt yönteminin tamamı ve hangisinin ne zaman uygun olduğu Sipariş Senkronizasyon Yöntemlerini Anlama bölümünde belgelenmiştir.
Eşlemeler: çevirinin aslında gerçekleştiği yer. Mağazanızdaki her ürün, müşteri, ödeme yöntemi ve vergi satırının QuickBooks'ta bir hedefi olması gerekir. Eşleme ekranı, kataloğunuzu her ürünün gönderildiği QuickBooks öğesinin yanında listeler; Otomatik Eşleme geçişi, bunların çoğunu SKU veya ada göre eşleştirir ve eşlenmemiş kalan her şey işaretlenir — eşlenmemiş bir ürün içeren siparişler, yanlış hesaba gönderilip sessizce kayıtlarınızı bozmak yerine görünür şekilde başarısız olur. Bu varsayılan olarak başarısız olma davranışı bir sakıncası gibi gelebilir. Aslında özelliktir: yanlış ama gönderilmiş, kayıtlarınızın olabileceği en pahalı durumdur.
Kayıtlarınız gerideyken yetişmek. Çoğu perakendeci bir senkronizasyon katmanını işin ilk gününde benimsemez — bunun yerine aylarca kaydedilmemiş veya kötü kaydedilmiş bir geçmişle benimserler. Manuel bir gönderme sayfası, her kaydı — siparişler, ürünler, müşteriler, ödemeler, her biri kendi sekmesinde — senkronizasyon durumuyla birlikte listeler, böylece bir tarih aralığını geriye dönük doldurabilir, bir eşleme hatasında başarısız olan birkaç kaydı yeniden gönderebilir veya tüm birikimi gönderebilir ve gönderilmesini izleyebilirsiniz. Zaten senkronize edilmiş kayıtlar otomatik olarak atlanır, bu nedenle bir göndermeyi yeniden çalıştırmak yinelenenler oluşturmaz.
Bunların hiçbiri egzotik değil. Bu tesisat. Ancak bu perakendeye özgü bir tesisat ve tam olarak bir POS paketi, genel bir "perakende sürümü" ve 2011 dönemi perakende yönetim sisteminin bir Shopify veya WooCommerce mağazası için yapamadığı kısımdır.
Omnichannel ve Çok Mağazalı Perakende
Birden fazla mağaza aracılığıyla satış yapmak — bir Shopify mağazası ve bir WooCommerce mağazası, iki marka, bir ABD ve bir AB mağazası — yığını değiştirmez. Çoğaltır. Her mağazanın kendi bağlantısına, kendi eşlemelerine ve genellikle kendi QuickBooks şirketine ihtiyacı vardır, çünkü harmanlanmış kayıtlar mağaza başına karlılığı görünmez ve vergi beyannamelerini acı verici hale getirir.
Senkronizasyon katmanı, her mağazayı tek bir oturum açma altında ayrı, izole bir işletme olarak ele almalıdır, böylece üç araç veya üç abonelik sürdürmezsiniz. LedgerPort'ta, Shopify ve WooCommerce mağazaları tek bir hesapta yan yana yer alır — Ölçek planı 3 mağazaya kadar kapsar, Kurumsal sınırsızdır. Konumlarla tek bir şirket yerine ayrı QuickBooks şirketlerinin ne zaman kullanılacağını içeren tam kurulum, Çoklu Mağaza E-ticaret Muhasebesi bölümündedir.
Mekanik olarak "izole edilmiş" teriminin anlamı budur. LedgerPort'ta her mağaza bir İşletmedir: tek bir mağaza vitrini, tek bir QuickBooks şirketiyle eşleştirilir, kendi para birimi, saat dilimi, bağlantıları, eşlemeleri, senkronizasyon günlükleri ve ayarları bulunur. İkincisini eklemek dört alan gerektirir — kontrol panelinin sol üst köşesindeki işletme adına tıklayın, İşletme Ekle'ye tıklayın, bir ad girin, bir para birimi ve saat dilimi seçin ve bu mağazanın platformunu ve QuickBooks hesabını ilkini bağladığınız şekilde bağlayın. Aynı sol üst değiştirici, oturumu kapatmadan işletmeler arasında geçiş yapmanızı sağlar: bir mağaza seçin ve kontrol paneli, bağlantılar ve günlükler o işletmeye geçer. Birinde yaptığınız hiçbir şey — bir eşleme, bir senkronizasyon ayarı, bağlantısı kesilmiş bir hesap — diğerini etkilemez.
Bu izolasyon, bir mağazanın ömrünün sonuna kadar devam eder. Bir markayı kapatırsanız, İşletmesini Ayarlar'dan silebilirsiniz; yalnızca o mağazanın LedgerPort senkronizasyon geçmişi, günlükleri ve eşlemeleri kaldırılır. Diğer işletmeleriniz çalışmaya devam eder ve mağazanın Shopify veya WooCommerce hesabı ile QuickBooks şirketi asla etkilenmez.
Fiziksel bir gişesi olan çok kanallı perakendeciler için dürüst bir not: mağaza içi satışlarınız Shopify POS üzerinden yapılıyorsa, çevrimiçi satışlarınızla aynı Shopify sipariş akışına girerler. Square veya Lightspeed gibi ayrı bir kasa sistemi üzerinden çalışıyorlarsa, bu ikinci bir yığındır — POS'un kendi QuickBooks entegrasyonuna bağlayın ve çevrimiçi senkronizasyon katmanını mağaza vitrini için saklayın. Her ikisi olmasını bekleyerek bir araç satın almayın.
Perakende Mağaza Muhasebe Yazılımı Nasıl Değerlendirilir: 5 Soru
Yığınınıza ad verdikten sonra, kısa liste küçülür. Senkronizasyon katmanı için karşılaştırdığınız hangi perakende mağazası muhasebe yazılımı olursa olsun, bu beş soruyu sorun — Shopify muhasebe araçları incelememizde kullandığımız kriterler bunlardır:
- Satışları satış tarihinde kaydedip ödemeleri banka mevduatlarına mahsup ediyor mu? Yalnızca mevduatları içe aktarıyorsa, bu bir banka akışıdır, muhasebe katmanı değildir.
- Ücretleri, iadeleri ve vergiyi otomatik olarak kendi hesaplarına ayırıyor mu? Senkronize edilmiş bir işlemi satır satır görmek isteyin.
- Bir şey başarısız olduğunda ne olur? Eşlenmemiş ürün, silinmiş öğe, API aksaklığı. Sessiz atlamalar değil, görünür hatalar, günlükler ve seçici yeniden senkronizasyon arayın.
- Platformlarınızı ve mağaza sayınızı karşılıyor mu? Çoklu mağaza ve Shopify artı WooCommerce desteği, herhangi bir fiyatlandırma sayfasının gösterdiğinden daha fazla değişiklik gösterir.
- Ortadan kaldırdığı saatlere karşı maliyeti nedir? Anlamlı hacimdeki mağazalar her hafta saatler kazandıklarını bildiriyor. Bunu abonelikle dürüstçe karşılaştırın — mevcut planlar fiyatlandırma sayfasında, ayda 30 siparişe kadar ücretsiz olarak başlıyor.
Soru 3'ün bir kısayolu var: demoda, denetim izini görmeyi isteyin. Pazarlama sayfası değil — gerçek ekran. LedgerPort'ta bu, her senkronizasyon denemesinin açık bir durumla bir satır olduğu Denetim Kaydı'dır: Senkronize Edildi, Hata, Beklemede (sıraya alınmış, henüz işlenmemiş) veya Beklemede (ödeme durumu gibi bir tetikleyici koşulun karşılanmasını bekliyor). Her satır, ait olduğu sipariş numarasını, ürünü veya müşteriyi taşır ve hata satırları nedenini adlandırarak genişler — "Ürün eşlenmedi", "Müşteri QuickBooks'ta bulunamadı" — böylece bir hata kendi düzeltmesine işaret eder. Durum = Hata'ya göre filtreleme, otuz saniyelik günlük bir kontroldür; bağlantı kesintisinden sonra tarih aralığına göre filtreleme, penceresini kaçıran kayıtları tam olarak yüzeye çıkarır ve yeniden göndermeye hazır hale getirir. Ekranın kendisi Denetim Kaydını Okuma ve Filtreleme bölümünde belgelenmiştir. Bir satıcı size eşdeğer bir şey gösteremezse, hataların sessiz olduğunu varsayın — ve sessiz hatalar, kimse fark edene kadar aylarca defterlerin nasıl kaydığını gösterir.
Her beşini de iyi yanıtlayan herhangi bir araç meşru bir seçimdir. Farklılıklar kenarlarda ortaya çıkar — hata kurtarma, ücret doğruluğu, iade işlemleri — ki bu tam olarak perakende defterlerinin yaşadığı veya öldüğü yerdir.
Aslında Aradığınız Yazılım
O üç sekmeye geri dönün. Bir POS paketi, bir perakende sürümü, eski bir perakende sistemi. Üçünü de bir ay boyunca değerlendirebilirdiniz ve hiçbiri banka akışınızda uzlaştırılamayan ödemeleri düzeltmezdi — çünkü hiçbiri zaten sahip olduğunuz yığın için tasarlanmamıştı.
Arama teriminin ironisi bu. Perakende muhasebe yazılımı aramıyordunuz. Zaten üçte ikisi monte edilmiş bir yığının eksik katmanını arıyordunuz: bir tarafta mağazanız, diğer tarafta QuickBooks ve aralarında bir çeviri boşluğu.
LedgerPort, Shopify ve WooCommerce perakendecileri için bu katmandır. Ücretsiz plan, tek bir mağaza ile ayda 30 siparişe kadar kapsar, kurulum yaklaşık 15 dakika sürer ve her ücretli plan, sorgusuz sualsiz 14 günlük para iade garantisi sunar. Mağazanızı bağlayın ve ilk siparişlerinizin QuickBooks'a gönderildiğini görün →
