Come configurare le impostazioni di contabilità di Shopify in LedgerPort

La scheda Contabilità nella Configurazione Sincronizzazione di LedgerPort è esclusiva per le connessioni Shopify. Copre le impostazioni che non si applicano a WooCommerce e che la maggior parte dei commercianti Shopify dovrà rivedere almeno una volta durante la configurazione: come le tasse vengono trasferite a QuickBooks, come gestire le differenze di arrotondamento e le regole di classificazione opzionali che ti consentono di instradare le entrate da diversi canali Shopify, località, gruppi di clienti o tag d'ordine in conti, classi o località separati di QuickBooks.

La maggior parte dei commercianti avrà bisogno solo delle sezioni Impostazioni Tasse e Avanzate. Le quattro funzionalità di mappatura – Canale, Località, Segmento Cliente e Tag Ordine – sono per le aziende che desiderano che QuickBooks rifletta la loro struttura operativa (vendita al dettaglio vs. all'ingrosso, negozio A vs. negozio B, online vs. POS) senza richiedere una riclassificazione manuale all'interno di QBO a posteriori.

Vai su LedgerPort » Configurazione Sincronizzazione e fai clic sulla scheda Contabilità. Questa scheda appare solo quando la connessione attiva è un negozio Shopify.

Dopo aver apportato modifiche nella scheda Contabilità, una Barra di Salvataggio mobile appare in fondo allo schermo. Fai clic su Salva modifiche per applicare.

Impostazioni Tasse

Per impostazione predefinita, QuickBooks applica le proprie aliquote fiscali alle fatture, il che crea un problema durante la sincronizzazione da Shopify: Shopify ha già calcolato e riscosso l'imposta esatta dal cliente, e facendo sì che QuickBooks la ricalcoli in aggiunta si crea una discrepanza. L'opzione Mostra tasse come voci di riga risolve questo problema trasferendo l'importo delle tasse precalcolato da Shopify come voce di riga dedicata sulla fattura QBO e contrassegnando ogni altra voce di riga come non tassabile, in modo che QuickBooks non applichi tasse aggiuntive.

Per abilitare le voci di riga delle tasse:

1. Puoi selezionare Mostra tasse come voci di riga.
2. Nel campo Prodotto Tasse, seleziona l'articolo prodotto o servizio di QuickBooks che desideri utilizzare per rappresentare la voce di riga delle tasse. Questo è tipicamente un articolo non di inventario chiamato qualcosa come "Imposta sulle vendite" che hai configurato in anticipo in QuickBooks.
3. Facoltativamente, inserisci una Descrizione Tasse per personalizzare l'etichetta che appare sulla riga della fattura (ad esempio, "Imposta sulle vendite Shopify").

Nota: Il Prodotto Tasse deve esistere nel tuo account QuickBooks prima che appaia nel menu a discesa. Se l'elenco è vuoto, crea prima l'articolo in QuickBooks, quindi torna qui.

Aggiustamenti di Arrotondamento

Anche quando le imposte vengono sincronizzate correttamente, l'arrotondamento frazionario può produrre minuscole discrepanze tra il totale dell'ordine Shopify e la somma delle voci di riga in QuickBooks, solitamente pochi centesimi. Se non affrontate, queste discrepanze fanno sì che le fatture mostrino un saldo insoluto che non corrisponde al pagamento reale, il che può innescare falsi disallineamenti di pagamento nei tuoi libri contabili.

L'abilitazione degli aggiustamenti di arrotondamento indica a LedgerPort di registrare qualsiasi resto su un prodotto QuickBooks dedicato in modo che il totale della fattura sia esattamente bilanciato.

Per abilitare gli aggiustamenti di arrotondamento:

1. Puoi selezionare la casella che dice Abilita aggiustamenti di arrotondamento.
2. Seleziona un Prodotto di arrotondamento dal menu a discesa: un articolo QuickBooks che hai creato specificamente per assorbire le differenze di arrotondamento (comunemente chiamato "Aggiustamento di arrotondamento" o simile). Gli importi registrati qui sono solitamente inferiori a $0,01 per ordine.

Nota: Questa impostazione influisce solo sulle fatture o sulle ricevute di vendita create da LedgerPort in futuro. Non corregge retroattivamente i record già sincronizzati.

Mappatura canali

Shopify vende su più canali: il tuo negozio online, Shopify POS, Instagram, Facebook, ecc. Per impostazione predefinita, LedgerPort registra tutte le entrate dei canali negli stessi conti QuickBooks. Se desideri vedere una ripartizione per canale in QuickBooks (ad esempio, per confrontare le entrate POS rispetto alle entrate online), la mappatura dei canali ti consente di assegnare ciascun canale Shopify a un Conto Bancario, Classe o Posizione QuickBooks specifica, in modo che tale classificazione venga applicata automaticamente quando gli ordini vengono sincronizzati.

Per impostare la mappatura dei canali:

1. Puoi selezionare Abilita mappatura canali.
2. Nella riga di immissione che appare, seleziona un canale Shopify dal primo menu a discesa; l'elenco mostra i canali attualmente pubblicati sul tuo negozio Shopify.
3. Assegna una Classe QuickBooks, una Posizione QuickBooks o un Conto Bancario QuickBooks (puoi impostarne uno, due o tutti e tre).
4. Fai clic su Aggiungi. La mappatura appare nella tabella sottostante.
5. Ripeti per ogni canale che desideri classificare separatamente.

Per rimuovere una mappatura, fai clic sull'icona del cestino in quella riga.

Nota: Devi selezionare un canale Shopify e almeno una destinazione QuickBooks prima che il pulsante Aggiungi diventi attivo.

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Mappatura posizioni Shopify

Se il tuo negozio Shopify opera da più sedi fisiche (magazzini separati, negozi al dettaglio o centri di evasione), Shopify associa ogni ordine alla sede che lo evaderà. Per impostazione predefinita, queste differenze di sede sono invisibili in QuickBooks. La mappatura delle sedi ti consente di riportare tali informazioni assegnando ciascuna sede Shopify a una Posizione o Classe QuickBooks, in modo da poter eseguire report a livello di sede in QBO senza dover ricodificare manualmente le voci.

Per impostare la mappatura delle sedi:

1. Seleziona Abilita mappatura sedi Shopify.
2. Nella riga di immissione, seleziona una sede Shopify dal primo menu a discesa; l'elenco riflette le sedi attive sul tuo account Shopify.
3. Assegna una Posizione QuickBooks, una Classe QuickBooks, o entrambe.
4. Fai clic su Aggiungi. La mappatura appare nella tabella sottostante.
5. Ripeti per ogni posizione Shopify che desideri tracciare separatamente.

Nota: Le posizioni Shopify vengono estratte dal tuo account Shopify live. Se una posizione non compare nel menu a discesa, conferma che sia attiva in Shopify Admin » Posizioni.

Mappatura Segmenti Cliente

Shopify ti consente di creare segmenti cliente — gruppi salvati in base a criteri come cronologia acquisti, tag, area geografica o tipo di cliente (ad esempio, all'ingrosso vs. al dettaglio). Se questi segmenti sono significativi per la tua contabilità, la mappatura dei segmenti cliente trasferisce tale classificazione in QuickBooks assegnando automaticamente una Classe o Posizione QBO agli ordini di ciascun segmento.

Ciò è particolarmente utile per i commercianti B2B che desiderano tracciare separatamente i ricavi all'ingrosso e al dettaglio in QuickBooks, o per le aziende con livelli di fidelizzazione che desiderano rendicontare ciascun livello in modo indipendente senza dover etichettare manualmente ogni fattura in QBO.

Per impostare la mappatura dei segmenti cliente:

1. Seleziona Abilita mappatura segmenti cliente.
2. Seleziona un Segmento cliente dal primo menu a discesa.
3. Assegna una Classe QuickBooks, una Posizione QuickBooks, o entrambe.
4. Fai clic su Aggiungi.
5. Ripeti per ogni segmento che desideri classificare.

Nota: I segmenti cliente vengono estratti dal tuo account Shopify. I segmenti devono esistere in Shopify prima di comparire qui nel menu a discesa.

Mappatura Tag Ordine

I tag ordine sono etichette che tu o le tue automazioni allegate agli ordini Shopify — ad esempio, per contrassegnare ordini promozionali, acquisti di buoni regalo, ordini B2B o qualsiasi altro raggruppamento da te definito. La mappatura dei tag ordine trasforma tali tag in classificazioni QuickBooks, assegnando automaticamente una Classe o Posizione QBO a qualsiasi ordine che riporti un tag specifico.

Ad esempio: se il tuo team etichetta tutti gli ordini effettuati tramite un programma di referral partner con un tag come "partner-referral", puoi mappare quel tag a una classe QuickBooks dedicata per tracciare i ricavi provenienti da partner senza alcun lavoro manuale all'interno di QBO.

Per impostare la mappatura dei tag ordine:

1. Seleziona Abilita mappatura tag ordine.
2. Nella riga di inserimento, digita il testo esatto del tag ordine Shopify nel campo Tag ordine. I tag sono sensibili alle maiuscole/minuscole — inseriscili esattamente come appaiono in Shopify.
3. Assegna una Classe QuickBooks, una Posizione QuickBooks, o entrambe.
4. Fai clic su Aggiungi.
5. Ripeti per ogni tag che desideri instradare.

Nota: La mappatura dei tag ordine funziona su corrispondenza esatta del testo. Se un ordine riporta più tag, LedgerPort applicherà la mappatura per il primo tag nell'elenco per cui è configurata una regola.

Impostazioni Avanzate

La sezione Avanzate controlla come quattro componenti specifici dell'ordine — spedizione, sconti, mance e visualizzazione fattura per il cliente — vengono registrati in QuickBooks. Queste impostazioni si applicano a ogni ordine sincronizzato e dovrebbero essere riviste prima della prima sincronizzazione.

Spedizione

Shopify addebita la spedizione come importo separato su ogni ordine. Hai due opzioni su come LedgerPort la registra in QuickBooks:

• Voce di riga : La spedizione viene aggiunta come voce separata sulla fattura o ricevuta di vendita di QBO, utilizzando un prodotto QuickBooks selezionato. Scegli questa opzione se desideri monitorare le entrate o i costi di spedizione come voce distinta nei tuoi report. Quando selezionato, appare un menu a discesa Prodotto QuickBooks per la spedizione, seleziona il prodotto (tipicamente una voce di servizio) che rappresenta la spedizione.
• Campo Spedizione : La spedizione viene registrata nel campo importo spedizione nativo di QuickBooks sulla fattura. Scegli questa opzione per un layout di fattura più semplice in cui l'importo della spedizione appare in fondo accanto all'imposta anziché come voce di fattura.

Sconti

Gli importi degli sconti di Shopify devono essere registrati da qualche parte in QuickBooks. Le tue opzioni:

• Voce di riga : Lo sconto viene aggiunto come voce negativa sulla fattura. Ciò rende lo sconto visibile e tracciabile separatamente nei report QBO. Quando selezionato, appare un menu a discesa Prodotto QuickBooks per gli sconti.
• All'interno della voce originale : Lo sconto viene assorbito nel prezzo della voce originale, riducendo l'importo della voce anziché aggiungere una voce separata. Ciò produce una fattura più pulita ma rende più difficile la rendicontazione sugli sconti totali concessi.

Mance

Se il tuo negozio Shopify o POS accetta mance, hai due opzioni:

• Voce di riga : Le mance vengono aggiunte come voce positiva separata sulla fattura. Seleziona un Prodotto QuickBooks per le mance nel menu a discesa che appare.
• Campo Mance : Le mance vengono registrate nel campo mance nativo di QuickBooks sulla transazione.

Integrazione Storefront

L'integrazione Storefront collega le tue fatture QuickBooks ai tuoi account cliente Shopify, consentendo ai clienti di visualizzare e pagare le loro fatture in sospeso direttamente dal portale clienti del tuo negozio Shopify. Questa opzione è facoltativa ed è utile solo se i tuoi clienti accedono ai loro account Shopify e tu emetti fatture (comune nei negozi B2B e all'ingrosso).

Per abilitare l'integrazione Storefront:

1. Seleziona Mostra fatture QuickBooks sugli account cliente.
2. Nel menu a discesa Transazioni da visualizzare, scegli quale tipo di transazione i clienti possono vedere: Fattura, Ricevuta di vendita o Entrambi.
3. Facoltativamente, seleziona Mostra stato pagamento per indicare se ogni fattura è stata pagata, parzialmente pagata o è in sospeso.
4. Facoltativamente, seleziona Abilita pulsante Paga ora per aggiungere un link di pagamento su ogni fattura visualizzata. Quando abilitato, seleziona un Provider di link di pagamento attualmente è disponibile QuickBooks, che utilizza il link del portale di pagamento nativo di QuickBooks.

Nota: L'integrazione Storefront richiede che il tuo tema Shopify supporti le pagine dell'account cliente. Se i clienti non possono accedere alla sezione account del tuo negozio, le fatture non saranno visibili anche se questa impostazione è abilitata.

Domande Frequenti

Devo configurare tutte queste impostazioni prima di iniziare la sincronizzazione? No. Le Impostazioni fiscali e le opzioni Avanzate (Spedizione, Sconti, Mance) meritano una revisione prima della prima sincronizzazione, poiché influiscono su come ogni ordine viene registrato. Le funzionalità di mappatura — Canale, Posizione, Segmento cliente e Tag ordine — sono facoltative e possono essere aggiunte in qualsiasi momento. Si applicano solo agli ordini sincronizzati dopo il salvataggio della mappatura.

Il mio canale o la mia posizione non vengono visualizzati nel menu a discesa. Cosa dovrei controllare? LedgerPort estrae questi elenchi direttamente dal tuo account Shopify. Conferma che il canale o la posizione sia attivo in Shopify Admin. Se è stato aggiunto di recente, prova a salvare le impostazioni correnti di Configurazione sincronizzazione e a riaprire la scheda Contabilità per attivare una nuova ricerca.

Un singolo ordine può corrispondere a più regole di mappatura contemporaneamente? Un ordine può corrispondere a una regola di mappatura del canale, una regola di mappatura della posizione, una regola di mappatura del segmento cliente e una regola di mappatura del tag ordine contemporaneamente, e ciascuna può applicare una classe o una posizione diversa. Se più regole assegnano lo stesso campo (ad esempio, due regole tentano entrambe di impostare la classe QBO), l'ultima regola corrispondente ha la precedenza.

Cosa succede agli ordini che non corrispondono a nessuna regola di mappatura? Vengono sincronizzati normalmente senza alcuna classificazione di classe, posizione o conto bancario dalla scheda Contabilità. Le altre impostazioni di Configurazione sincronizzazione continuano ad applicarsi.

Ho abilitato Mostra tasse come voci di riga ma il mio menu a discesa Prodotto fiscale è vuoto. Il menu a discesa mostra solo articoli che esistono già nel tuo account QuickBooks. Crea un articolo non di inventario in QuickBooks (ad esempio, "Imposta sulle vendite") e torna qui per selezionarlo.

Il pulsante Paga ora dell'integrazione Storefront funziona immediatamente dopo averlo abilitato? Il pulsante genera un link di pagamento QuickBooks per ogni fattura. Il link porta al portale di pagamento di QuickBooks, quindi i clienti devono completare il pagamento lì. Se il tuo account QuickBooks non ha l'elaborazione dei pagamenti abilitata, il link non funzionerà correttamente.

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