LedgerPortがShopifyからQuickBooksに注文を同期する際、QuickBooks側でどのような種類のトランザクションを作成する必要があるかを把握する必要があります。これは注文同期方法によって制御されます。
LedgerPortは、売上伝票、請求書、見積書、日次サマリー、タグベースの5つの方法をサポートしています。それぞれ異なるタイプのストアやワークフローに適しています。最初に適切な方法を選択することで、後々の多くの修正作業を省くことができます。
5つの同期方法を理解する
売上伝票
QuickBooksの売上伝票は、購入時に支払いを受け取った販売を記録します。これは、顧客がチェックアウト時に支払う標準的なShopifyストアにとって最も一般的な方法です。
次のような場合にこれを使用します：
- ほとんどの注文が、Shopify Payments、PayPal、またはその他の支払いゲートウェイを通じて即時に支払われる場合。
- 直販ストアを運営しており、顧客に信用供与や支払い条件を提供しない場合。
- QuickBooksで、各注文に対して直接的な1対1の記録を保持したい場合。
各Shopify注文は、品目、税金、配送料、割引を含めて、QuickBooksに1つの売上伝票を作成します。
請求書
QuickBooksの請求書は、後で支払いが見込まれる販売を記録します。LedgerPortが注文を請求書として同期する場合、まず請求書を作成し、次にShopifyで注文が支払われたときに支払い記録を作成します。
次のような場合にこれを使用します：
- 卸売またはB2B販売を行い、支払い条件（例：30日後払い、60日後払い）を提供している場合。
- フルフィルメント後に支払う顧客の未払い残高を追跡する必要がある場合。
- 会計士がQuickBooksで未収金を把握することを好む場合。
注意：請求書を使用する場合、LedgerPortは注文ごとに2つのレコードを作成します。注文時に請求書が作成され、Shopifyで支払い済みとマークされたときに支払い記録が作成されます。
見積書
QuickBooksの見積書は、潜在的または保留中の販売を表すために使用される、投稿されていないレコードです。請求書または売上伝票に変換されるまで、帳簿に影響しません。
次のような場合にこれを使用します：
- まだ確定または支払いが行われていない注文を受ける場合。
- 販売を確定する前に顧客に見積もりを行うワークフローの場合。
- 実際の収益として記録される前に、QuickBooksでレビューのために注文を表示したい場合。
これはShopifyストアでは最も一般的でない方法です。必要かどうか不明な場合は、おそらく必要ありません。
日次サマリー
注文ごとに1つのレコードを作成する代わりに、日次サマリーモードでは、その日のすべての注文を集計する単一の仕訳伝票を毎日終わりに作成します。忙しい時期でも、QuickBooksはクリーンで管理しやすくなります。
次のような場合にこれを使用します：
- 大量の注文（1日あたり約100件以上）を処理し、QuickBooksで注文ごとの詳細を必要としない場合。
- 会計士または簿記係が個々のトランザクションではなく合計から作業する場合。
- 精度を失うことなく、QuickBooksの煩雑さを軽減したい場合。
注意：日次サマリー投稿は、GrowthおよびScaleプランで利用可能です。Starterプランには含まれていません。
タグベース
タグベースモードを使用すると、Shopifyの注文タグを使用して、各注文がQuickBooksにどのように記録されるかを制御できます。特定のタグを特定のトランザクションタイプにマッピングするルールを作成するため、さまざまな種類の注文が手動作業なしで異なる方法で処理されます。
例：
- wholesaleタグが付いた注文は請求書として同期されます。
- retailタグが付いた注文は売上レシートとして同期されます。
- do-not-syncタグが付いた注文は完全にスキップされます。
次のような場合にこれを使用します：
- 小売顧客と卸売顧客の両方にサービスを提供する、混合注文ストアをお持ちです。
- 特定の注文を同期から除外したい（返品、内部注文、テスト注文）。
- 販売チャネルまたは注文タイプごとに異なるQuickBooksワークフローが必要です。
注意：タグベースのルーティングはScaleプランでのみ利用可能です。
適切な方法の選択
どれがあなたのストアに合っているかわかりませんか？簡単な考え方をご紹介します。
| もしあなたが… | この方法を使用する |
|---|---|
| 顧客がチェックアウト時に支払う標準的なDTCストアを実行する | 売上伝票 |
| B2B販売を行う、または顧客に支払い条件を提供する | 請求書 |
| 支払いを確認する前にカスタム注文または保留中の注文を受け付ける | 見積書 |
| 大量の注文を処理し、要約された帳簿を好む | 日次サマリー |
| 小売、卸売、または除外すべき注文の混合がある | タグベース |
それでも不明な場合は、ほとんどのストアにとって売上レシートが適切な出発点です。
同期方法は後でSync Config » Ordersからいつでも変更できます。
同期方法の設定方法
- 左側のサイドバーから、同期設定をクリックします。
- 注文タブをクリックします。
- Sync Methodの下で、ストアに合ったオプションを選択してください。
- Tag-Basedを選択した場合は、下の表にタグルールを追加してください。各Shopifyタグと、それがマッピングされるべきQuickBooksのトランザクションタイプを入力します。
- Daily Summaryを選択した場合は、ドロップダウンの下に表示されるアカウントマッピングフィールドを設定してください。
- 変更を適用するには、Saveをクリックしてください。
注意：同期方法を変更しても、既に同期された注文には影響しません。今後の注文にのみ適用されます。
問題が発生した場合は、お問い合わせください。サポートチームがお手伝いします。
