הבנת שיטות סנכרון הזמנות

כאשר LedgerPort מסנכרן הזמנה מ-Shopify ל-QuickBooks, הוא צריך לדעת איזה סוג עסקה ליצור בצד של QuickBooks. זה מה ששיטת סנכרון ההזמנות שולטת בו.

LedgerPort תומך בחמש שיטות: קבלת מכירה, חשבונית, הצעת מחיר, סיכום יומי ותג-מבוסס. כל אחת מתאימה לסוג שונה של חנות או תהליך עבודה. בחירה נכונה מראש חוסכת הרבה עבודת ניקיון בהמשך.

הבנת חמש שיטות הסנכרון

קבלת מכירה

קבלת מכירה ב-QuickBooks רושמת מכירה שבה התשלום נאסף בזמן הרכישה. זו השיטה הנפוצה ביותר עבור חנויות Shopify סטנדרטיות שבהן לקוחות משלמים בעת התשלום.

השתמש בזה אם:

• רוב ההזמנות שלך משולמות באופן מיידי דרך Shopify Payments, PayPal או שער תשלום אחר.
• אתה מנהל חנות ישירה לצרכן ואינך מעניק אשראי או תנאי תשלום ללקוחות.
• אתה רוצה רישום פשוט, אחד לאחד, עבור כל הזמנה ב-QuickBooks.

כל הזמנת Shopify יוצרת קבלת מכירה אחת ב-QuickBooks, כולל פריטים, מיסים, משלוח והנחות.

חשבונית

חשבונית ב-QuickBooks רושמת מכירה שבה התשלום צפוי בהמשך. כאשר LedgerPort מסנכרן הזמנה כחשבונית, הוא יוצר תחילה את החשבונית, ואז יוצר רישום תשלום כאשר ההזמנה משולמת ב-Shopify.

השתמש בזה אם:

• אתה מוכר בסיטונאות או B2B ומציע תנאי תשלום (לדוגמה, נטו-30 או נטו-60).
• אתה צריך לעקוב אחר יתרות פתוחות עבור לקוחות שמשלמים לאחר הביצוע.
• הרואה חשבון שלך מעדיף לראות חיובים פתוחים ב-QuickBooks.

הערה: אם אתה משתמש בחשבוניות, LedgerPort ייצור שני רישומים להזמנה: החשבונית כאשר ההזמנה מבוצעת, ותשלום כאשר היא מסומנת כמשולמת ב-Shopify.

הצעת מחיר

הצעת מחיר ב-QuickBooks היא רישום שאינו מפורסם המשמש לייצוג מכירה פוטנציאלית או ממתינה. היא אינה משפיעה על הספרים שלך עד שהיא מומרת לחשבונית או קבלת מכירה.

השתמש בזה אם:

• אתה מקבל הזמנות שעדיין לא אושרו או שולמו.
• תהליך העבודה שלך כולל הצעת מחיר ללקוחות לפני סיום מכירה.
• אתה רוצה שהזמנות יופיעו ב-QuickBooks לבדיקה לפני שהן נרשמות כהכנסה בפועל.

זו השיטה הכי פחות נפוצה עבור חנויות Shopify. אם אינך בטוח אם אתה צריך אותה, כנראה שאתה לא.

סיכום יומי

במקום ליצור רישום אחד להזמנה, מצב סיכום יומי יוצר ערך יומן יחיד בסוף כל יום המאגד את כל ההזמנות מאותו יום. ה-QuickBooks שלך נשאר נקי וניתן לניהול, גם בתקופות עמוסות.

השתמש בזה אם:

• אתה מעבד נפח הזמנות גבוה (בערך 100 או יותר ביום) ואינך זקוק לפירוט הזמנה ב-QuickBooks.
• הרואה חשבון או מנהל החשבונות שלך עובד מסכומים במקום מעסקאות בודדות.
• אתה רוצה להפחית עומס ב-QuickBooks מבלי לאבד דיוק.

הערה: פרסום סיכום יומי זמין בתוכניות Growth ו-Scale. הוא אינו כלול בתוכנית Starter.

תג-מבוסס

מצב תג-מבוסס מאפשר לך להשתמש בתגי הזמנות של Shopify כדי לשלוט כיצד כל הזמנה נרשמת ב-QuickBooks. אתה יוצר כללים הממפים תגים ספציפיים לסוגי עסקאות ספציפיים, כך שסוגים שונים של הזמנות מטופלים באופן שונה ללא כל עבודה ידנית.

לדוגמה:

• הזמנות עם תגית wholesale מסונכרנות כחשבוניות.
• הזמנות עם תגית retail מסונכרנות כקבלות מכירה.
• הזמנות עם תגית do-not-sync מדולגות לחלוטין.

השתמש בזה אם:

• יש לך חנות מעורבת המשרתת לקוחות קמעונאיים וסיטונאיים כאחד.
• ברצונך להוציא הזמנות מסוימות מסנכרון (החזרות, הזמנות פנימיות, הזמנות בדיקה).
• אתה זקוק לתהליכי עבודה שונים ב-QuickBooks עבור ערוצי מכירה או סוגי הזמנות שונים.

הערה: ניתוב מבוסס תגיות זמין רק בחבילת Scale.

בחירת השיטה הנכונה

לא בטוח איזו מהן מתאימה לחנות שלך? הנה דרך מהירה לחשוב על זה.

אם אתה…	השתמש בשיטה זו
מנהל חנות DTC רגילה שבה לקוחות משלמים בעת התשלום	קבלת מכירה
מוכר B2B או מציע תנאי תשלום ללקוחות	חשבונית
מקבל הזמנות מותאמות אישית או ממתינות לפני אישור התשלום	הצעת מחיר
מעבד נפח הזמנות גבוה ומעדיף ספרים מסוכמים	סיכום יומי
יש לך שילוב של קמעונאות, סיטונאות, או הזמנות שיש להוציא	תג-מבוסס

אם אתה עדיין לא בטוח, קבלת מכירה היא נקודת ההתחלה הנכונה עבור רוב החנויות.

אתה תמיד יכול לשנות את שיטת הסנכרון שלך מאוחר יותר מתוך Sync Config » Orders.

כיצד להגדיר את שיטת הסנכרון שלך

1. מהסרגל הצדדי השמאלי, לחץ על Sync Config.
2. לחץ על הכרטיסייה הזמנות.
3. תחת Sync Method, בחר את האפשרות המתאימה לחנות שלך.
4. אם בחרת Tag-Based, הוסף את כללי התגיות שלך בטבלה מתחת לתפריט הנפתח. הזן כל תגית Shopify וסוג העסקה ב-QuickBooks שאליה היא אמורה להיות ממופה.
5. אם בחרת Daily Summary, הגדר את שדות מיפוי החשבונות המופיעים מתחת לתפריט הנפתח.
6. לחץ על Save כדי להחיל את השינויים שלך.

הערה: שינוי שיטת הסנכרון שלך אינו משפיע על הזמנות שכבר סונכרנו. הוא חל רק על הזמנות מעתה ואילך.

אם אתה נתקל בבעיות כלשהן, צור איתנו קשר וצוות התמיכה שלנו ישמח לעזור.