Hur man konfigurerar Shopifys redovisningsinställningar i LedgerPort

Fliken Redovisning i LedgerPorts Sync Config är exklusiv för Shopify-anslutningar. Den täcker inställningar som inte gäller för WooCommerce och som de flesta Shopify-handlare behöver granska minst en gång under installationen: hur skatter överförs till QuickBooks, hur avrundningsdifferenser hanteras och valfria klassificeringsregler som låter dig dirigera intäkter från olika Shopify-kanaler, platser, kundgrupper eller orderetiketter till separata QuickBooks-konton, klasser eller platser.

De flesta handlare behöver bara avsnitten Skatteinställningar och Avancerat. De fyra mappningsfunktionerna – Kanal, Plats, Kundsegment och Orderetikett – är för företag som vill att QuickBooks ska återspegla deras operativa struktur (detaljhandel vs. grossist, butik A vs. butik B, online vs. POS) utan att kräva manuell omklassificering inuti QBO i efterhand.

Gå till LedgerPort » Sync Config och klicka på fliken Redovisning. Denna flik visas bara när den aktiva anslutningen är en Shopify-butik.

Efter att ha gjort ändringar på fliken Redovisning visas en flytande Spara-fält längst ner på skärmen. Klicka på Spara ändringar för att tillämpa.

Skatteinställningar

Som standard tillämpar QuickBooks sina egna skattesatser på fakturor, vilket orsakar ett problem vid synkronisering från Shopify: Shopify har redan beräknat och samlat in den exakta skatten från kunden, och när QuickBooks beräknar den igen ovanpå skapar det en diskrepans. Alternativet Visa skatter som specificerade rader löser detta genom att överföra Shopifys förberäknade skattebelopp som en dedikerad specificerad rad på QBO-fakturan och markera varje annan specificerad rad som icke-skattepliktig, så att QuickBooks inte tillämpar ytterligare skatt ovanpå.

För att aktivera skatter som specificerade rader:

1. Du kan markera Visa skatter som specificerade rader.
2. I fältet Skatteprodukt, välj den QuickBooks-produkt eller tjänst som du vill använda för att representera skatteraden. Detta är vanligtvis en icke-lagerförd artikel med namnet något i stil med "Försäljningsskatt" som du har konfigurerat i QuickBooks i förväg.
3. Ange valfritt en Skattebeskrivning för att anpassa etiketten som visas på fakturaraden (till exempel "Shopify Försäljningsskatt").

Obs: Skatteprodukten måste finnas i ditt QuickBooks-konto innan den visas i listrutan. Om listan är tom, skapa artikeln i QuickBooks först och återvänd sedan hit.

Avrundningsjusteringar

Även när skatter synkroniseras korrekt kan bråkdelar avrundning ge små skillnader mellan Shopifys order total och summan av produktposter i QuickBooks, vanligtvis några få cent. Om dessa skillnader inte åtgärdas, kommer fakturor att visa en utestående balans som inte stämmer överens med den verkliga betalningen, vilket kan utlösa falska betalningsavvikelser i dina böcker.

Genom att aktivera avrundningsjusteringar instruerar du LedgerPort att bokföra eventuella rester till en dedikerad QuickBooks-produkt så att fakturans totalbelopp balanseras exakt.

För att aktivera avrundningsjusteringar:

1. Du kan markera rutan som säger Aktivera avrundningsjusteringar.
2. Välj en Avrundningsprodukt från rullgardinsmenyn – en QuickBooks-artikel som du har skapat specifikt för att hantera avrundningsskillnader (ofta kallad "Avrundningsjustering" eller liknande). Beloppen som bokförs här är vanligtvis mindre än 0,01 USD per order.

Notera: Denna inställning påverkar endast fakturor eller försäljningskvitton som skapats av LedgerPort framöver. Den justerar inte retroaktivt redan synkroniserade poster.

Kanalmappning

Shopify säljer via flera kanaler – din onlinebutik, Shopify POS, Instagram, Facebook och så vidare. Som standard bokför LedgerPort alla kanalintäkter till samma QuickBooks-konton. Om du vill se en uppdelning per kanal i QuickBooks (till exempel för att jämföra POS-intäkter med onlineintäkter), låter kanalmappning dig tilldela varje Shopify-kanal till ett specifikt QuickBooks Bankkonto, Klass eller Plats, så att klassificeringen tillämpas automatiskt när ordrar synkroniseras.

För att ställa in kanalmappning:

1. Du kan markera Aktivera kanalmappning.
2. I inmatningsraden som visas väljer du en Shopify-kanal från den första rullgardinsmenyn. Listan hämtar de kanaler som för närvarande är publicerade i din Shopify-butik.
3. Tilldela en QuickBooks Klass, QuickBooks Plats eller QuickBooks Bankkonto (du kan ställa in en, två eller alla tre).
4. Klicka på Lägg till. Mappningen visas i tabellen nedan.
5. Upprepa för varje kanal du vill klassificera separat.

För att ta bort en mappning, klicka på sopikonen i den raden.

Notera: Du måste välja en Shopify-kanal och minst en QuickBooks-destination innan knappen Lägg till blir aktiv.

---

Shopify Platsmappning

Om din Shopify-butik verkar från flera fysiska platser – separata lager, detaljhandelsbutiker eller distributionscenter – associerar Shopify varje order med den plats som hanterar den. Som standard är dessa platskillnader osynliga i QuickBooks. Platsmappning låter dig överföra den informationen genom att tilldela varje Shopify-plats till en QuickBooks Plats eller Klass, så att du kan köra platsbaserade rapporter i QBO utan att manuellt koda om poster.

För att ställa in platsmappning:

1. Markera Aktivera Shopify platsmappning.
2. I inmatningsraden, välj en Shopify-plats från den första rullgardinsmenyn – listan återspeglar de aktiva platserna i ditt Shopify-konto.
3. Assign a QuickBooks Location, a QuickBooks Class, or both.
4. Klicka på Lägg till. Mappningen visas i tabellen nedan.
5. Repeat for each Shopify location you want to track separately.

Note: Shopify locations are pulled from your live Shopify account. If a location is not appearing in the dropdown, confirm it is active in Shopify Admin » Locations.

Customer Segment Mapping

Shopify lets you create customer segments — saved groups based on criteria like purchase history, tags, geography, or customer type (wholesale vs. retail, for example). If those segments are meaningful to your accounting, customer segment mapping carries that classification into QuickBooks by automatically assigning a QBO Class or Location to orders from each segment.

This is particularly useful for B2B merchants who want to track wholesale and retail revenue separately in QuickBooks, or for businesses with loyalty tiers who want to report on each tier independently without tagging each invoice manually in QBO.

To set up customer segment mapping:

1. Check Enable customer segment mapping.
2. Select a Customer segment from the first dropdown.
3. Assign a QuickBooks Class, a QuickBooks Location, or both.
4. Click Add.
5. Repeat for each segment you want to classify.

Note: Customer segments are pulled from your Shopify account. Segments must exist in Shopify before they appear in the dropdown here.

Order Tag Mapping

Order tags are labels that you or your automations attach to Shopify orders — for example, to flag promotional orders, gift card purchases, B2B orders, or any other grouping you define. Order tag mapping turns those tags into QuickBooks classification, automatically assigning a QBO Class or Location to any order that carries a specific tag.

For example: if your team tags all orders placed through a partner referral program with a tag like “partner-referral,” you can map that tag to a dedicated QuickBooks class to track partner-sourced revenue without any manual work inside QBO.

To set up order tag mapping:

1. Check Enable order tag mapping.
2. In the input row, type the exact Shopify order tag text in the Order tag field. Tags are case-sensitive — enter them exactly as they appear in Shopify.
3. Assign a QuickBooks Class, a QuickBooks Location, or both.
4. Click Add.
5. Repeat for each tag you want to route.

Note: Order tag mapping works on exact-match text. If an order carries multiple tags, LedgerPort will apply the mapping for the first tag in the list that has a rule configured.

Advanced Settings

The Advanced section controls how four specific order components — shipping, discounts, tips, and customer-facing invoice display — are recorded in QuickBooks. These settings apply to every synced order and should be reviewed before your first sync.

Frakt

Shopify charges shipping as a separate amount on each order. You have two options for how LedgerPort records it in QuickBooks:

• Artikelrad : Frakt läggs till som en separat rad på QBO-fakturan eller försäljningskvittot, med hjälp av en QuickBooks-produkt du väljer. Välj detta om du vill spåra fraktintäkter eller kostnader som en distinkt rad i dina rapporter. När detta valts visas en rullgardinsmeny för QuickBooks-produkt för frakt, välj produkten (vanligtvis en tjänstepost) som representerar frakt.
• Fraktfält : Frakt registreras i QuickBooks inbyggda fraktbeloppsfält på fakturan. Välj detta för en enklare fakturalayout där fraktbeloppet visas längst ner tillsammans med skatt snarare än som en fakturarad.

Rabatter

Shopify-rabattbelopp måste registreras någonstans i QuickBooks. Dina alternativ:

• Artikelrad : Rabatten läggs till som en negativ artikelrad på fakturan. Detta gör rabatten synlig och separat spårbar i QBO-rapporter. När detta valts visas en rullgardinsmeny för QuickBooks-produkt för rabatter.
• Inom ursprunglig artikel : Rabatten absorberas i den ursprungliga artikelpriset, vilket minskar artikelradens belopp snarare än att lägga till en separat rad. Detta ger en renare faktura men gör det svårare att rapportera om totala rabatter som ges.

Dricks

Om din Shopify-butik eller POS accepterar dricks har du två alternativ:

• Artikelrad : Dricks läggs till som en separat positiv artikelrad på fakturan. Välj en QuickBooks-produkt för dricks i rullgardinsmenyn som visas.
• Dricksfält : Dricks registreras i QuickBooks inbyggda dricksfält på transaktionen.

Butiksintegration

Butiksintegration ansluter dina QuickBooks-fakturor till dina Shopify-kundkonton, vilket gör det möjligt för kunder att se och betala sina utestående fakturor direkt från din Shopify-butiks kundportal. Detta är valfritt och är endast användbart om dina kunder loggar in på sina Shopify-konton och du utfärdar fakturor (vanligt i B2B- och grossistbutiker).

För att aktivera Butiksintegration:

1. Markera Visa QuickBooks-fakturor på kundkonton.
2. I rullgardinsmenyn Transaktioner att visa, välj vilken transaktionstyp kunder kan se: Faktura, Försäljningskvitto eller Båda.
3. Markera valfritt Visa betalningsstatus för att visa om varje faktura har betalats, delvis betalats eller är utestående.
4. Markera valfritt Aktivera "Betala nu"-knapp för att lägga till en betalningslänk på varje visad faktura. När detta är aktiverat, välj en Betalningslänkleverantör, för närvarande är QuickBooks tillgängligt, vilket använder QuickBooks inbyggda betalningsportal-länk.

Notera: Butiksintegration kräver att ditt Shopify-tema stöder kundkontosidor. Om kunder inte kan komma åt kontosektionen i din butik, kommer fakturorna inte att vara synliga även om denna inställning är aktiverad.

Vanliga frågor

Do I need to configure all of these settings before I start syncing? No. Tax Settings and the Advanced options (Shipping, Discounts, Tips) are worth reviewing before your first sync, since they affect how every order is recorded. The mapping features — Channel, Location, Customer Segment, and Order Tag — are optional and can be added at any time. They only apply to orders synced after the mapping is saved.

My channel or location is not showing in the dropdown. What should I check? LedgerPort pulls these lists directly from your Shopify account. Confirm that the channel or location is active in Shopify Admin. If it was recently added, try saving your current Sync Config settings and reopening the Accounting tab to trigger a fresh lookup.

Can a single order match multiple mapping rules at once? An order can match one channel mapping rule, one location mapping rule, one customer segment mapping rule, and one order tag mapping rule simultaneously, and each can apply a different class or location. If multiple rules assign the same field (for example, two rules both try to set the QBO class), the last matching rule takes precedence.

What happens to orders that do not match any mapping rule? They sync normally without any class, location, or bank account classification from the Accounting tab. Your other Sync Config settings still apply.

I enabled Show taxes as line items but my Tax Product dropdown is empty. The dropdown only shows items that already exist in your QuickBooks account. Create a non-inventory item in QuickBooks (for example, “Sales Tax”) and return here to select it.

Does the Storefront Integration Pay Now button work immediately after enabling it? The button generates a QuickBooks payment link for each invoice. The link goes to QuickBooks’ payment portal, so customers need to complete payment there. If your QuickBooks account does not have payment processing enabled, the link will not function correctly.

Om du stöter på några problem är du välkommen att kontakta oss genom att klicka här. Vårt supportteam kommer att kunna hjälpa dig.