När LedgerPort synkroniserar en order från Shopify till QuickBooks, behöver den veta vilken typ av transaktion som ska skapas på QuickBooks-sidan. Det är vad orderns synkroniseringsmetod styr.
LedgerPort stöder fem metoder: Försäljningskvitto, Faktura, Offert, Daglig sammanfattning och Tag-baserad. Var och en passar en annan typ av butik eller arbetsflöde. Att välja rätt från början sparar mycket städning senare.
Förståelse av fem synkroniseringsmetoder
Försäljningskvitto
Ett Försäljningskvitto i QuickBooks registrerar en försäljning där betalning tas emot vid köptillfället. Detta är den vanligaste metoden för vanliga Shopify-butiker där kunder betalar vid kassan.
Använd detta om:
- De flesta av dina ordrar betalas omedelbart via Shopify Payments, PayPal eller en annan betalningsgateway.
- Du driver en direkt-till-konsument-butik och inte erbjuder kredit eller betalningsvillkor till kunder.
- Du vill ha en enkel, en-till-en-post för varje order i QuickBooks.
Varje Shopify-order skapar ett Försäljningskvitto i QuickBooks, inklusive artiklar, skatter, frakt och rabatter.
Faktura
En Faktura i QuickBooks registrerar en försäljning där betalning förväntas senare. När LedgerPort synkroniserar en order som en Faktura, skapar den först Fakturan och sedan en Betalningspost när ordern betalas i Shopify.
Använd detta om:
- Du säljer grossist eller B2B och erbjuder betalningsvillkor (till exempel netto-30 eller netto-60).
- Du behöver spåra utestående saldon för kunder som betalar efter leverans.
- Din revisor föredrar att se öppna kundfordringar i QuickBooks.
Notera: Om du använder Fakturor, kommer LedgerPort att skapa två poster per order: Fakturan när ordern läggs, och en Betalning när den markeras som betald i Shopify.
Offert
En Offert i QuickBooks är en ej bokförd post som används för att representera en potentiell eller väntande försäljning. Den påverkar inte dina böcker förrän den konverteras till en Faktura eller ett Försäljningskvitto.
Använd detta om:
- Du tar emot ordrar som ännu inte är bekräftade eller betalda.
- Ditt arbetsflöde innebär att du ger kunder offerter innan du slutför en försäljning.
- Du vill att ordrar ska visas i QuickBooks för granskning innan de registreras som faktiska intäkter.
Detta är den minst vanliga metoden för Shopify-butiker. Om du är osäker på om du behöver den, så behöver du det troligtvis inte.
Daglig sammanfattning
Istället för att skapa en post per order, skapar läget Daglig sammanfattning en enda journalpost i slutet av varje dag som aggregerar alla ordrar från den dagen. Din QuickBooks förblir ren och hanterbar, även under hektiska perioder.
Använd detta om:
- Du hanterar en hög volym av ordrar (ungefär 100 eller fler per dag) och behöver inte detaljer per order i QuickBooks.
- Din revisor eller bokförare arbetar med totalsummor snarare än enskilda transaktioner.
- Du vill minska röran i QuickBooks utan att förlora noggrannhet.
Notera: Bokföring av daglig sammanfattning är tillgänglig på tillväxt- och skalplanerna. Den ingår inte i startplanen.
Tag-baserad
Läget Tag-baserad låter dig använda Shopify-orderetiketter för att styra hur varje order registreras i QuickBooks. Du skapar regler som mappar specifika etiketter till specifika transaktionstyper, så att olika typer av ordrar hanteras olika utan manuellt arbete.
Till exempel:
- Ordrar märkta med wholesale synkroniseras som Fakturor.
- Ordrar märkta med retail synkroniseras som Försäljningskvitton.
- Ordrar märkta med do-not-sync hoppas över helt.
Använd detta om:
- Du har en butik med blandade ordrar som betjänar både återförsäljnings- och grossistkunder.
- Du vill exkludera vissa ordrar från synkronisering (returer, interna ordrar, testordrar).
- Du behöver olika QuickBooks-arbetsflöden för olika försäljningskanaler eller ordertyper.
Notera: Regelbaserad dirigering är endast tillgänglig i Scale-planen.
Att välja rätt metod
Osäker på vilken som passar din butik? Här är ett snabbt sätt att tänka.
| Om du… | Använd denna metod |
|---|---|
| Driver en standardbutik för direktförsäljning (DTC) där kunder betalar vid kassan | Försäljningskvitto |
| Säljer B2B eller erbjuder betalningsvillkor till kunder | Faktura |
| Tar anpassade eller väntande ordrar innan betalning bekräftas | Offert |
| Bearbetar ett stort antal ordrar och föredrar sammanfattade böcker | Daglig sammanfattning |
| Har en blandning av återförsäljnings-, grossist- eller ordrar som bör exkluderas | Tag-baserad |
Om du fortfarande är osäker är Försäljningskvitto rätt utgångspunkt för de flesta butiker.
Du kan alltid ändra din synkroniseringsmetod senare från Synkroniseringskonfiguration » Ordrar.
Hur du konfigurerar din synkroniseringsmetod
- Klicka på Synkroniseringskonfiguration i sidofältet till vänster.
- Klicka på fliken Ordrar.
- Under Synkroniseringsmetod, välj det alternativ som passar din butik.
- Om du valde Regelbaserad, lägg till dina regelregler i tabellen nedanför rullgardinsmenyn. Ange varje Shopify-tagg och den QuickBooks-transaktionstyp den ska mappas till.
- Om du valde Daglig sammanfattning, konfigurera mappningsfälten för konton som visas under rullgardinsmenyn.
- Klicka på Spara för att tillämpa dina ändringar.
Notera: Att ändra din synkroniseringsmetod påverkar inte ordrar som redan har synkroniserats. Den gäller endast för framtida ordrar.
Om du stöter på några problem, kontakta oss så hjälper vårt supportteam dig gärna.
