Shopify-Buchhaltungseinstellungen in LedgerPort konfigurieren

Der Tab "Buchhaltung" in der LedgerPort-Sync-Konfiguration ist ausschließlich für Shopify-Verbindungen bestimmt. Er umfasst Einstellungen, die nicht für WooCommerce gelten und die die meisten Shopify-Händler mindestens einmal während der Einrichtung überprüfen müssen: wie Steuern an QuickBooks übertragen werden, wie Rundungsdifferenzen behandelt werden und optionale Klassifizierungsregeln, mit denen Sie Einnahmen aus verschiedenen Shopify-Kanälen, Standorten, Kundengruppen oder Bestell-Tags in separate QuickBooks-Konten, -Klassen oder -Standorte leiten können.

Die meisten Händler benötigen nur die Abschnitte "Steuereinstellungen" und "Erweitert". Die vier Zuordnungsfunktionen – Kanal, Standort, Kundensegment und Bestell-Tag – sind für Unternehmen gedacht, die möchten, dass QuickBooks ihre operative Struktur (Einzelhandel vs. Großhandel, Geschäft A vs. Geschäft B, Online vs. POS) widerspiegelt, ohne dass nach der Tatsache eine manuelle Neuklassifizierung in QBO erforderlich ist.

Gehen Sie zu LedgerPort » Sync Config und klicken Sie auf den Tab Accounting. Dieser Tab wird nur angezeigt, wenn die aktive Verbindung ein Shopify-Store ist.

Nachdem Sie Änderungen im Tab "Buchhaltung" vorgenommen haben, erscheint am unteren Bildschirmrand eine schwebende Save Bar. Klicken Sie auf Save changes, um die Änderungen zu übernehmen.

Steuereinstellungen

Standardmäßig wendet QuickBooks seine eigenen Steuersätze auf Rechnungen an, was beim Synchronisieren von Shopify zu einem Problem führt: Shopify hat die genaue Steuer vom Kunden bereits berechnet und eingezogen, und wenn QuickBooks diese zusätzlich neu berechnet, entsteht eine Diskrepanz. Die Option Show taxes as line items löst dieses Problem, indem sie den von Shopify vorab berechneten Steuerbetrag als eigenen Posten auf der QBO-Rechnung überträgt und jeden anderen Posten als nicht steuerpflichtig kennzeichnet, sodass QuickBooks keine zusätzliche Steuer erhebt.

So aktivieren Sie Steuerposten:

1. Sie können Show taxes as line items aktivieren.
2. Wählen Sie im Feld Tax Product den QuickBooks-Produkt- oder Dienstleistungsartikel aus, den Sie zur Darstellung des Steuerpostens verwenden möchten. Dies ist in der Regel ein Artikel ohne Lagerbestand mit einem Namen wie „Umsatzsteuer“, den Sie im Voraus in QuickBooks eingerichtet haben.
3. Geben Sie optional eine Tax Description ein, um die Bezeichnung anzupassen, die auf dem Rechnungs-Posten erscheint (z. B. „Shopify Sales Tax“).

Hinweis: Das Steuerprodukt muss in Ihrem QuickBooks-Konto vorhanden sein, bevor es in der Dropdown-Liste angezeigt wird. Wenn die Liste leer ist, erstellen Sie den Artikel zuerst in QuickBooks und kehren Sie dann hierher zurück.

Rundungsanpassungen

Even when taxes are synced correctly, fractional rounding can produce tiny discrepancies between the Shopify order total and the sum of line items in QuickBooks typically a few cents. If left unaddressed, these discrepancies cause invoices to show an outstanding balance that does not match the real payment, which can trigger false payment mismatches in your books.

Enabling rounding adjustments tells LedgerPort to post any remainder to a dedicated QuickBooks product so the invoice total balances exactly.

To enable rounding adjustments:

1. You can Check the box that says Enable rounding adjustments.
2. Select a Rounding Product from the dropdown – a QuickBooks item you have created specifically to absorb rounding differences (commonly named “Rounding Adjustment” or similar). The amounts posted here are typically less than $0.01 per order.

Note: This setting only affects invoices or sales receipts created by LedgerPort going forward. It does not retroactively adjust already-synced records.

Channel Mapping

Shopify sells across multiple channels – your online store, Shopify POS, Instagram, Facebook, and so on. By default, LedgerPort posts all channel revenue to the same QuickBooks accounts. If you want to see a breakdown by channel in QuickBooks (for example, to compare POS revenue versus online revenue), channel mapping lets you assign each Shopify channel to a specific QuickBooks Bank Account, Class, or Location, so that classification is applied automatically when orders sync.

To set up channel mapping:

1. You can check Enable channel mapping.
2. In the input row that appears, select a Shopify channel from the first dropdown, the list pulls in the channels currently published on your Shopify store.
3. Assign a QuickBooks Class, QuickBooks Location, or QuickBooks Bank Account (you can set one, two, or all three).
4. Click Add. The mapping appears in the table below.
5. Repeat for each channel you want to classify separately.

To remove a mapping, click the trash icon on that row.

Note: You must select a Shopify channel and at least one QuickBooks destination before the Add button becomes active.

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Shopify Location Mapping

If your Shopify store operates from multiple physical locations — separate warehouses, retail stores, or fulfillment centers — Shopify associates each order with the location that fulfills it. By default, those location differences are invisible in QuickBooks. Location mapping lets you carry that information across by assigning each Shopify location to a QuickBooks Location or Class, so you can run location-level reports in QBO without manually recoding entries.

To set up location mapping:

1. Check Enable Shopify location mapping.
2. In the input row, select a Shopify location from the first dropdown — the list reflects the active locations on your Shopify account.
3. Weisen Sie einen QuickBooks-Standort, eine QuickBooks-Klasse oder beides zu.
4. Click Add. The mapping appears in the table below.
5. Wiederholen Sie dies für jeden Shopify-Standort, den Sie separat verfolgen möchten.

Hinweis: Shopify-Standorte werden aus Ihrem Live-Shopify-Konto abgerufen. Wenn ein Standort nicht im Dropdown-Menü angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass er in Shopify Admin » Standorte aktiv ist.

Zuordnungsregeln für Kundensegmente

Shopify ermöglicht es Ihnen, Kundensegmente zu erstellen – gespeicherte Gruppen, die auf Kriterien wie Kaufhistorie, Tags, Geografie oder Kundentyp (z. B. Großhandel vs. Einzelhandel) basieren. Wenn diese Segmente für Ihre Buchhaltung sinnvoll sind, überträgt die Zuordnung von Kundensegmenten diese Klassifizierung in QuickBooks, indem automatisch eine QBO-Klasse oder ein Standort für Bestellungen aus jedem Segment zugewiesen wird.

Dies ist besonders nützlich für B2B-Händler, die Großhandels- und Einzelhandelsumsätze separat in QuickBooks verfolgen möchten, oder für Unternehmen mit Loyalitätsstufen, die über jede Stufe unabhängig berichten möchten, ohne jede Rechnung manuell in QBO zu taggen.

So richten Sie die Zuordnung von Kundensegmenten ein:

1. Aktivieren Sie Zuordnung von Kundensegmenten aktivieren.
2. Wählen Sie ein Kundensegment aus dem ersten Dropdown-Menü.
3. Weisen Sie eine QuickBooks-Klasse, einen QuickBooks-Standort oder beides zu.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Wiederholen Sie dies für jedes Segment, das Sie klassifizieren möchten.

Hinweis: Kundensegmente werden aus Ihrem Shopify-Konto abgerufen. Segmente müssen in Shopify vorhanden sein, bevor sie hier im Dropdown-Menü angezeigt werden.

Zuordnungsregeln für Bestell-Tags

Bestell-Tags sind Bezeichnungen, die Sie oder Ihre Automatisierungen Shopify-Bestellungen zuweisen – zum Beispiel, um Aktionsbestellungen, Geschenkkaufkäufe, B2B-Bestellungen oder jede andere von Ihnen definierte Gruppierung zu kennzeichnen. Die Zuordnung von Bestell-Tags wandelt diese Tags in QuickBooks-Klassifizierungen um, indem automatisch eine QBO-Klasse oder ein Standort für jede Bestellung zugewiesen wird, die einen bestimmten Tag trägt.

Wenn Ihr Team beispielsweise alle Bestellungen, die über ein Partnerempfehlungsprogramm aufgegeben wurden, mit einem Tag wie „partner-referral“ versieht, können Sie diesen Tag einer speziellen QuickBooks-Klasse zuordnen, um Partnerumsätze ohne manuelle Arbeit in QBO zu verfolgen.

So richten Sie die Zuordnung von Bestell-Tags ein:

1. Aktivieren Sie Zuordnung von Bestell-Tags aktivieren.
2. Geben Sie in der Eingabezeile den exakten Shopify-Bestell-Tag-Text in das Feld Bestell-Tag ein. Tags sind Groß-/Kleinschreibung-sensitiv – geben Sie sie genau so ein, wie sie in Shopify erscheinen.
3. Weisen Sie eine QuickBooks-Klasse, einen QuickBooks-Standort oder beides zu.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Wiederholen Sie dies für jeden Tag, den Sie weiterleiten möchten.

Hinweis: Die Zuordnung von Bestell-Tags funktioniert über exakte Textübereinstimmungen. Wenn eine Bestellung mehrere Tags enthält, wendet LedgerPort die Zuordnung für den ersten Tag in der Liste an, für den eine Regel konfiguriert ist.

Erweiterte Einstellungen

Der Abschnitt „Erweitert“ steuert, wie vier spezifische Bestellkomponenten – Versand, Rabatte, Trinkgelder und kundenbezogene Rechnungsanzeige – in QuickBooks erfasst werden. Diese Einstellungen gelten für jede synchronisierte Bestellung und sollten vor Ihrer ersten Synchronisierung überprüft werden.

Versand

Shopify berechnet den Versand als separaten Betrag für jede Bestellung. Sie haben zwei Möglichkeiten, wie LedgerPort ihn in QuickBooks erfasst:

• Line Item : Shipping is added as a separate line on the QBO invoice or sales receipt, using a QuickBooks product you select. Choose this if you want to track shipping revenue or costs as a distinct line in your reports. When selected, a QuickBooks Product for shipping dropdown appears, select the product (typically a service item) that represents shipping.
• Shipping Field : Shipping is recorded in QuickBooks’ native shipping amount field on the invoice. Choose this for a simpler invoice layout where the shipping amount appears at the bottom alongside tax rather than as an invoice line.

Rabatte

Shopify discount amounts need to be recorded somewhere in QuickBooks. Your options:

• Line Item : The discount is added as a negative line item on the invoice. This makes the discount visible and separately trackable in QBO reports. When selected, a QuickBooks Product for discounts dropdown appears.
• Within Original Item : The discount is absorbed into the original item price, reducing the line item amount rather than adding a separate line. This produces a cleaner invoice but makes it harder to report on total discounts given.

Tips

If your Shopify store or POS accepts tips, you have two options:

• Line Item : Tips are added as a separate positive line item on the invoice. Select a QuickBooks Product for tips in the dropdown that appears.
• Tips Field : Tips are recorded in QuickBooks’ native tips field on the transaction.

Storefront Integration

Storefront Integration connects your QuickBooks invoices to your Shopify customer accounts, allowing customers to view and pay their outstanding invoices directly from your Shopify store’s customer portal. This is optional and is only useful if your customers log in to their Shopify accounts and you issue invoices (common in B2B and wholesale stores).

To enable Storefront Integration:

1. Check Show QuickBooks invoices on customer accounts.
2. In the Transactions to display dropdown, choose which transaction type customers can see: Invoice, Sales Receipt, or Both.
3. Optionally check Display payment status to show whether each invoice has been paid, partially paid, or is outstanding.
4. Optionally check Enable Pay Now button to add a payment link on each displayed invoice. When enabled, select a Payment link provider currently QuickBooks is available, which uses QuickBooks’ native payment portal link.

Note: Storefront Integration requires your Shopify theme to support customer account pages. If customers cannot access the accounts section of your store, the invoices will not be visible even if this setting is enabled.

Häufig gestellte Fragen

Do I need to configure all of these settings before I start syncing? No. Tax Settings and the Advanced options (Shipping, Discounts, Tips) are worth reviewing before your first sync, since they affect how every order is recorded. The mapping features — Channel, Location, Customer Segment, and Order Tag — are optional and can be added at any time. They only apply to orders synced after the mapping is saved.

My channel or location is not showing in the dropdown. What should I check? LedgerPort pulls these lists directly from your Shopify account. Confirm that the channel or location is active in Shopify Admin. If it was recently added, try saving your current Sync Config settings and reopening the Accounting tab to trigger a fresh lookup.

Can a single order match multiple mapping rules at once? An order can match one channel mapping rule, one location mapping rule, one customer segment mapping rule, and one order tag mapping rule simultaneously, and each can apply a different class or location. If multiple rules assign the same field (for example, two rules both try to set the QBO class), the last matching rule takes precedence.

What happens to orders that do not match any mapping rule? They sync normally without any class, location, or bank account classification from the Accounting tab. Your other Sync Config settings still apply.

I enabled Show taxes as line items but my Tax Product dropdown is empty. The dropdown only shows items that already exist in your QuickBooks account. Create a non-inventory item in QuickBooks (for example, “Sales Tax”) and return here to select it.

Does the Storefront Integration Pay Now button work immediately after enabling it? The button generates a QuickBooks payment link for each invoice. The link goes to QuickBooks’ payment portal, so customers need to complete payment there. If your QuickBooks account does not have payment processing enabled, the link will not function correctly.

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