Cómo configurar los ajustes de contabilidad de Shopify en LedgerPort

La pestaña Contabilidad en la Configuración de Sincronización de LedgerPort es exclusiva para las conexiones de Shopify. Cubre ajustes que no se aplican a WooCommerce y que la mayoría de los comerciantes de Shopify necesitarán revisar al menos una vez durante la configuración: cómo se transfieren los impuestos a QuickBooks, cómo manejar las diferencias de redondeo y las reglas de clasificación opcionales que le permiten dirigir los ingresos de diferentes canales, ubicaciones, grupos de clientes o etiquetas de pedidos de Shopify a cuentas, clases o ubicaciones separadas de QuickBooks.

La mayoría de los comerciantes solo necesitarán las secciones de Configuración de Impuestos y Avanzada. Las cuatro funciones de mapeo (Canal, Ubicación, Segmento de Cliente y Etiqueta de Pedido) son para empresas que desean que QuickBooks refleje su estructura operativa (minorista frente a mayorista, tienda A frente a tienda B, en línea frente a TPV) sin requerir una reclasificación manual dentro de QBO después del hecho.

Vaya a LedgerPort » Configuración de Sincronización y haga clic en la pestaña Contabilidad. Esta pestaña solo aparece cuando la conexión activa es una tienda de Shopify.

Después de realizar cambios en la pestaña Contabilidad, aparece una Barra de Guardado flotante en la parte inferior de la pantalla. Haga clic en Guardar cambios para aplicar.

Configuración de Impuestos

Por defecto, QuickBooks aplica sus propias tasas de impuestos a las facturas, lo que causa un problema al sincronizar desde Shopify: Shopify ya calculó y cobró el impuesto exacto al cliente, y que QuickBooks lo recalcule adicionalmente crea una discrepancia. La opción Mostrar impuestos como partidas lo soluciona transfiriendo el monto del impuesto precalculado de Shopify como una partida dedicada en la factura de QBO y marcando todas las demás partidas como no sujetas a impuestos, para que QuickBooks no aplique impuestos adicionales.

Para habilitar las partidas de impuestos:

1. Puede marcar Mostrar impuestos como partidas.
2. En el campo Producto de Impuesto, seleccione el artículo de producto o servicio de QuickBooks que desea utilizar para representar la partida de impuesto. Normalmente, se trata de un artículo no inventariable llamado algo como "Impuesto sobre las ventas" que haya configurado previamente en QuickBooks.
3. Opcionalmente, introduzca una Descripción del Impuesto para personalizar la etiqueta que aparece en la línea de la factura (por ejemplo, "Impuesto sobre las ventas de Shopify").

Nota: El Producto de Impuesto debe existir en su cuenta de QuickBooks antes de que aparezca en el menú desplegable. Si la lista está vacía, cree primero el artículo en QuickBooks y luego vuelva aquí.

Ajustes de Redondeo

Incluso cuando los impuestos se sincronizan correctamente, el redondeo fraccionario puede producir peque tilde;as discrepancias entre el total del pedido de Shopify y la suma de los art tilde;culos de l tilde;nea en QuickBooks, normalmente unos pocos centavos. Si no se abordan, estas discrepancias hacen que las facturas muestren un saldo pendiente que no coincide con el pago real, lo que puede generar desajustes de pago falsos en sus libros.

Habilitar los ajustes de redondeo indica a LedgerPort que publique cualquier resto en un producto dedicado de QuickBooks para que el total de la factura cuadre exactamente.

Para habilitar los ajustes de redondeo:

1. Puede marcar la casilla que dice Habilitar ajustes de redondeo.
2. Seleccione un Producto de redondeo en el men tilde; desplegable: un art tilde;culo de QuickBooks que haya creado espec tilde;ficamente para absorber las diferencias de redondeo (com tilde;nmente llamado "Ajuste de redondeo" o similar). Los importes publicados aqu tilde; suelen ser inferiores a 0,01 por pedido.

Nota: Esta configuraci tilde;n solo afecta a las facturas o recibos de venta creados por LedgerPort en el futuro. No ajusta retroactivamente los registros ya sincronizados.

Mapeo de canales

Shopify vende a trav tilde;s de m tilde;ltiples canales: su tienda en l tilde;nea, Shopify POS, Instagram, Facebook, etc. De forma predeterminada, LedgerPort publica todos los ingresos de los canales en las mismas cuentas de QuickBooks. Si desea ver un desglose por canal en QuickBooks (por ejemplo, para comparar los ingresos de POS con los ingresos en l tilde;nea), el mapeo de canales le permite asignar cada canal de Shopify a una cuenta bancaria, clase o ubicaci tilde;n espec tilde;fica de QuickBooks, de modo que la clasificaci tilde;n se aplique autom tilde;ticamente cuando se sincronicen los pedidos.

Para configurar el mapeo de canales:

1. Puede marcar Habilitar mapeo de canales.
2. En la fila de entrada que aparece, seleccione un canal de Shopify en el primer men tilde; desplegable; la lista muestra los canales publicados actualmente en su tienda de Shopify.
3. Asigne una Clase de QuickBooks, una Ubicaci tilde;n de QuickBooks o una Cuenta bancaria de QuickBooks (puede configurar una, dos o las tres).
4. Haga clic en A tilde;adir. El mapeo aparece en la tabla de abajo.
5. Repita para cada canal que desee clasificar por separado.

Para eliminar un mapeo, haga clic en el icono de la papelera en esa fila.

Nota: Debe seleccionar un canal de Shopify y al menos un destino de QuickBooks antes de que el bot tilde;n A tilde;adir se active.

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Mapeo de ubicaciones de Shopify

Si su tienda de Shopify opera desde m tilde;ltiples ubicaciones f tilde;sicas (almacenes, tiendas minoristas o centros de cumplimiento independientes), Shopify asocia cada pedido con la ubicaci tilde;n que lo procesa. De forma predeterminada, esas diferencias de ubicaci tilde;n son invisibles en QuickBooks. El mapeo de ubicaciones le permite trasladar esa informaci tilde;n asignando cada ubicaci tilde;n de Shopify a una Ubicaci tilde;n o Clase de QuickBooks, de modo que pueda ejecutar informes a nivel de ubicaci tilde;n en QBO sin tener que recodificar manualmente las entradas.

Para configurar el mapeo de ubicaciones:

1. Marque Habilitar mapeo de ubicaciones de Shopify.
2. En la fila de entrada, seleccione una ubicaci tilde;n de Shopify en el primer men tilde; desplegable; la lista refleja las ubicaciones activas en su cuenta de Shopify.
3. Assign a QuickBooks Location, a QuickBooks Class, or both.
4. Haga clic en A tilde;adir. El mapeo aparece en la tabla de abajo.
5. Repeat for each Shopify location you want to track separately.

Note: Shopify locations are pulled from your live Shopify account. If a location is not appearing in the dropdown, confirm it is active in Shopify Admin » Locations.

Customer Segment Mapping

Shopify lets you create customer segments — saved groups based on criteria like purchase history, tags, geography, or customer type (wholesale vs. retail, for example). If those segments are meaningful to your accounting, customer segment mapping carries that classification into QuickBooks by automatically assigning a QBO Class or Location to orders from each segment.

This is particularly useful for B2B merchants who want to track wholesale and retail revenue separately in QuickBooks, or for businesses with loyalty tiers who want to report on each tier independently without tagging each invoice manually in QBO.

To set up customer segment mapping:

1. Check Enable customer segment mapping.
2. Select a Customer segment from the first dropdown.
3. Assign a QuickBooks Class, a QuickBooks Location, or both.
4. Click Add.
5. Repeat for each segment you want to classify.

Note: Customer segments are pulled from your Shopify account. Segments must exist in Shopify before they appear in the dropdown here.

Order Tag Mapping

Order tags are labels that you or your automations attach to Shopify orders — for example, to flag promotional orders, gift card purchases, B2B orders, or any other grouping you define. Order tag mapping turns those tags into QuickBooks classification, automatically assigning a QBO Class or Location to any order that carries a specific tag.

For example: if your team tags all orders placed through a partner referral program with a tag like “partner-referral,” you can map that tag to a dedicated QuickBooks class to track partner-sourced revenue without any manual work inside QBO.

To set up order tag mapping:

1. Check Enable order tag mapping.
2. In the input row, type the exact Shopify order tag text in the Order tag field. Tags are case-sensitive — enter them exactly as they appear in Shopify.
3. Assign a QuickBooks Class, a QuickBooks Location, or both.
4. Click Add.
5. Repeat for each tag you want to route.

Note: Order tag mapping works on exact-match text. If an order carries multiple tags, LedgerPort will apply the mapping for the first tag in the list that has a rule configured.

Advanced Settings

The Advanced section controls how four specific order components — shipping, discounts, tips, and customer-facing invoice display — are recorded in QuickBooks. These settings apply to every synced order and should be reviewed before your first sync.

Envío

Shopify charges shipping as a separate amount on each order. You have two options for how LedgerPort records it in QuickBooks:

• Elemento de línea: El envío se añade como un elemento de línea separado en la factura o el recibo de ventas de QBO, utilizando un producto de QuickBooks que usted seleccione. Elija esta opción si desea realizar un seguimiento de los ingresos o costes de envío como un elemento distinto en sus informes. Cuando se selecciona, aparece un menú desplegable Producto de QuickBooks para el envío; seleccione el producto (normalmente un artículo de servicio) que representa el envío.
• Campo de envío: El envío se registra en el campo de importe de envío nativo de QuickBooks en la factura. Elija esta opción para un diseño de factura más sencillo donde el importe del envío aparece en la parte inferior junto con el impuesto en lugar de como un elemento de línea de la factura.

Descuentos

Los importes de los descuentos de Shopify deben registrarse en algún lugar de QuickBooks. Sus opciones:

• Elemento de línea: El descuento se añade como un elemento de línea negativo en la factura. Esto hace que el descuento sea visible y rastreable por separado en los informes de QBO. Cuando se selecciona, aparece un menú desplegable Producto de QuickBooks para descuentos.
• Dentro del elemento original: El descuento se absorbe en el precio del artículo original, reduciendo el importe del elemento de línea en lugar de añadir un elemento de línea separado. Esto produce una factura más limpia, pero dificulta la generación de informes sobre los descuentos totales concedidos.

Propinas

Si su tienda Shopify o TPV acepta propinas, tiene dos opciones:

• Elemento de línea: Las propinas se añaden como un elemento de línea positivo separado en la factura. Seleccione un Producto de QuickBooks para propinas en el menú desplegable que aparece.
• Campo de propinas: Las propinas se registran en el campo de propinas nativo de QuickBooks en la transacción.

Integración con la tienda online

La Integración con la tienda online conecta sus facturas de QuickBooks con las cuentas de sus clientes de Shopify, permitiendo a los clientes ver y pagar sus facturas pendientes directamente desde el portal de clientes de su tienda Shopify. Esto es opcional y solo es útil si sus clientes inician sesión en sus cuentas de Shopify y usted emite facturas (común en tiendas B2B y mayoristas).

Para habilitar la Integración con la tienda online:

1. Marque Mostrar facturas de QuickBooks en las cuentas de los clientes.
2. En el menú desplegable Transacciones a mostrar, elija qué tipo de transacción pueden ver los clientes: Factura, Recibo de ventas o Ambos.
3. Opcionalmente, marque Mostrar estado de pago para ver si cada factura ha sido pagada, pagada parcialmente o está pendiente.
4. Opcionalmente, marque Habilitar botón Pagar ahora para añadir un enlace de pago en cada factura mostrada. Cuando se habilita, seleccione un Proveedor de enlace de pago; actualmente está disponible QuickBooks, que utiliza el enlace del portal de pago nativo de QuickBooks.

Nota: La Integración con la tienda online requiere que su tema de Shopify admita páginas de cuentas de clientes. Si los clientes no pueden acceder a la sección de cuentas de su tienda, las facturas no serán visibles incluso si esta configuración está habilitada.

Preguntas frecuentes

¿Necesito configurar todas estas opciones antes de empezar a sincronizar? No. Vale la pena revisar la Configuración de impuestos y las opciones avanzadas (envío, descuentos, propinas) antes de tu primera sincronización, ya que afectan a cómo se registra cada pedido. Las funciones de mapeo — Canal, Ubicación, Segmento de cliente y Etiqueta de pedido — son opcionales y se pueden añadir en cualquier momento. Solo se aplican a los pedidos sincronizados después de guardar el mapeo.

Mi canal o ubicación no aparece en el menú desplegable. ¿Qué debo comprobar? LedgerPort extrae estas listas directamente de tu cuenta de Shopify. Confirma que el canal o la ubicación esté activo en Shopify Admin. Si se añadió recientemente, intenta guardar la configuración de Sincronización actual y reabrir la pestaña de Contabilidad para activar una nueva búsqueda.

¿Puede un solo pedido coincidir con varias reglas de mapeo a la vez? Un pedido puede coincidir simultáneamente con una regla de mapeo de canal, una regla de mapeo de ubicación, una regla de mapeo de segmento de cliente y una regla de mapeo de etiqueta de pedido, y cada una puede aplicar una clase o ubicación diferente. Si varias reglas asignan el mismo campo (por ejemplo, dos reglas intentan establecer la clase de QBO), la última regla coincidente tiene prioridad.

¿Qué sucede con los pedidos que no coinciden con ninguna regla de mapeo? Se sincronizan normalmente sin ninguna clasificación de clase, ubicación o cuenta bancaria desde la pestaña de Contabilidad. Tus otras configuraciones de Sincronización siguen aplicándose.

Habilité Mostrar impuestos como artículos de línea, pero mi menú desplegable de Producto de impuestos está vacío. El menú desplegable solo muestra artículos que ya existen en tu cuenta de QuickBooks. Crea un artículo no inventariable en QuickBooks (por ejemplo, "Impuesto sobre las ventas") y vuelve aquí para seleccionarlo.

¿El botón Pagar ahora de la Integración de la tienda funciona inmediatamente después de habilitarlo? El botón genera un enlace de pago de QuickBooks para cada factura. El enlace va al portal de pago de QuickBooks, por lo que los clientes deben completar el pago allí. Si tu cuenta de QuickBooks no tiene habilitada la procesamiento de pagos, el enlace no funcionará correctamente.

Si tiene algún problema, no dude en contactarnos haciendo clic aquí. Nuestro equipo de soporte podrá ayudarle.