Hoe Shopify boekhoudinstellingen te configureren in LedgerPort

Het tabblad Boekhouding in LedgerPort’s Sync Config is exclusief voor Shopify-verbindingen. Het bevat instellingen die niet van toepassing zijn op WooCommerce en die de meeste Shopify-verkopers minstens één keer tijdens de installatie moeten bekijken: hoe belastingen worden overgedragen naar QuickBooks, hoe om te gaan met afrondingsverschillen, en optionele classificatieregels waarmee u inkomsten van verschillende Shopify-kanalen, locaties, klantgroepen of order-tags naar afzonderlijke QuickBooks-accounts, -klassen of -locaties kunt routeren.

De meeste verkopers hebben alleen de secties Belastinginstellingen en Geavanceerd nodig. De vier mappingfuncties – Kanaal, Locatie, Klantsegment en Order-tag – zijn bedoeld voor bedrijven die willen dat QuickBooks hun operationele structuur (retail vs. wholesale, winkel A vs. winkel B, online vs. POS) weerspiegelt zonder dat er na afloop handmatige herclassificatie in QBO nodig is.

Ga naar LedgerPort » Sync Config en klik op het tabblad Boekhouding. Dit tabblad verschijnt alleen wanneer de actieve verbinding een Shopify-winkel is.

Nadat u wijzigingen hebt aangebracht op het tabblad Boekhouding, verschijnt er een zwevende Opslaan-balk onderaan het scherm. Klik op Wijzigingen opslaan om toe te passen.

Belastinginstellingen

Standaard past QuickBooks zijn eigen belastingtarieven toe op facturen, wat een probleem veroorzaakt bij het synchroniseren vanuit Shopify: Shopify heeft de exacte belasting al berekend en geïnd bij de klant, en wanneer QuickBooks dit nogmaals berekent, ontstaat er een discrepantie. De optie Belastingen als afzonderlijke regels weergeven lost dit op door het vooraf berekende belastingbedrag van Shopify over te dragen als een apart regelitem op de QBO-factuur en elk ander regelitem als niet-belastbaar te markeren, zodat QuickBooks geen extra belasting toepast.

Om belastingregels in te schakelen:

1. U kunt Belastingen als afzonderlijke regels weergeven aanvinken.
2. Selecteer in het veld Belastingproduct het QuickBooks-product of -service-item dat u wilt gebruiken om de belastingregel weer te geven. Dit is doorgaans een niet-voorraadartikel met een naam als "Omzetbelasting" dat u van tevoren in QuickBooks hebt ingesteld.
3. Voer optioneel een Belastingomschrijving in om het label aan te passen dat op de factuurregel verschijnt (bijvoorbeeld "Shopify Omzetbelasting").

Opmerking: Het Belastingproduct moet bestaan in uw QuickBooks-account voordat het in de dropdown verschijnt. Als de lijst leeg is, maakt u eerst het item aan in QuickBooks en keert u daarna hier terug.

Afrondingsaanpassingen

Zelfs wanneer belastingen correct worden gesynchroniseerd, kunnen fractionele afrondingen kleine verschillen opleveren tussen het Shopify-ordertotaal en de som van de orderregels in QuickBooks, meestal een paar cent. Als deze verschillen niet worden aangepakt, zullen facturen een openstaand saldo vertonen dat niet overeenkomt met de werkelijke betaling, wat kan leiden tot valse betalingsverschillen in uw boekhouding.

Door afrondingsaanpassingen in te schakelen, wordt LedgerPort verteld om elk restbedrag te boeken naar een speciaal QuickBooks-product, zodat het factuurtotaal exact in evenwicht is.

Afrondingsaanpassingen inschakelen:

1. U kunt het vakje aanvinken met de tekst Afrondingsaanpassingen inschakelen.
2. Selecteer een Afrondingsproduct uit de dropdown – een QuickBooks-artikel dat u speciaal hebt aangemaakt om afrondingsverschillen op te vangen (vaak "Afrondingsaanpassing" of iets soortgelijks genoemd). De hier geboekte bedragen zijn doorgaans minder dan € 0,01 per bestelling.

Opmerking: Deze instelling heeft alleen invloed op facturen of ontvangstbewijzen die door LedgerPort worden aangemaakt. Het past reeds gesynchroniseerde records niet met terugwerkende kracht aan.

Kanaaltoewijzing

Shopify verkoopt via meerdere kanalen – uw online winkel, Shopify POS, Instagram, Facebook, enzovoort. Standaard boekt LedgerPort alle kanaalinkomsten naar dezelfde QuickBooks-rekeningen. Als u een uitsplitsing per kanaal in QuickBooks wilt zien (bijvoorbeeld om POS-inkomsten te vergelijken met online-inkomsten), kunt u met kanaaltoewijzing elk Shopify-kanaal toewijzen aan een specifieke QuickBooks-bankrekening, klasse of locatie, zodat die classificatie automatisch wordt toegepast wanneer bestellingen worden gesynchroniseerd.

Kanaaltoewijzing instellen:

1. U kunt Kanaaltoewijzing inschakelen aanvinken.
2. Selecteer in de invoerrij die verschijnt een Shopify-kanaal uit de eerste dropdown; de lijst toont de kanalen die momenteel op uw Shopify-winkel zijn gepubliceerd.
3. Wijs een QuickBooks-klasse, QuickBooks-locatie of QuickBooks-bankrekening toe (u kunt één, twee of alle drie instellen).
4. Klik op Toevoegen. De toewijzing verschijnt in de onderstaande tabel.
5. Herhaal dit voor elk kanaal dat u afzonderlijk wilt classificeren.

Om een toewijzing te verwijderen, klikt u op het prullenbak-icoon in die rij.

Opmerking: U moet een Shopify-kanaal en ten minste één QuickBooks-bestemming selecteren voordat de knop Toevoegen actief wordt.

---

Shopify Locatietoewijzing

Als uw Shopify-winkel vanuit meerdere fysieke locaties opereert – aparte magazijnen, winkels of fulfilmentcentra – koppelt Shopify elke bestelling aan de locatie die deze verwerkt. Standaard zijn deze locatieverschillen onzichtbaar in QuickBooks. Locatietoewijzing stelt u in staat die informatie mee te nemen door elke Shopify-locatie toe te wijzen aan een QuickBooks-locatie of -klasse, zodat u rapporten op locatieniveau in QBO kunt uitvoeren zonder handmatig vermeldingen te hercoderen.

Locatietoewijzing instellen:

1. Schakel Shopify-locatietoewijzing inschakelen in.
2. Selecteer in de invoerrij een Shopify-locatie uit de eerste dropdown – de lijst weerspiegelt de actieve locaties in uw Shopify-account.
3. Wijs een QuickBooks Locatie, een QuickBooks Klasse, of beide toe.
4. Klik op Toevoegen. De toewijzing verschijnt in de onderstaande tabel.
5. Herhaal dit voor elke Shopify-locatie die u afzonderlijk wilt bijhouden.

Opmerking: Shopify-locaties worden opgehaald uit uw live Shopify-account. Als een locatie niet in de vervolgkeuzelijst verschijnt, controleer dan of deze actief is in Shopify Admin » Locaties.

Klantsegment-mapping

Shopify stelt u in staat om klantsegmenten te maken - opgeslagen groepen op basis van criteria zoals aankoopgeschiedenis, tags, geografie of klanttype (bijvoorbeeld groothandel versus detailhandel). Als die segmenten van betekenis zijn voor uw boekhouding, draagt klantsegment-mapping die classificatie over naar QuickBooks door automatisch een QBO Klasse of Locatie toe te wijzen aan bestellingen van elk segment.

Dit is met name handig voor B2B-verkopers die groothandels- en detailhandelsinkomsten afzonderlijk in QuickBooks willen bijhouden, of voor bedrijven met loyaliteitsniveaus die over elk niveau afzonderlijk willen rapporteren zonder elke factuur handmatig in QBO te taggen.

Om klantsegment-mapping in te stellen:

1. Vink Klantsegment-mapping inschakelen aan.
2. Selecteer een Klantsegment uit de eerste vervolgkeuzelijst.
3. Wijs een QuickBooks Klasse, een QuickBooks Locatie, of beide toe.
4. Klik op Toevoegen.
5. Herhaal dit voor elk segment dat u wilt classificeren.

Opmerking: Klantsegmenten worden opgehaald uit uw Shopify-account. Segmenten moeten bestaan in Shopify voordat ze hier in de vervolgkeuzelijst verschijnen.

Bestel-tag-mapping

Bestel-tags zijn labels die u of uw automatiseringen aan Shopify-bestellingen koppelen - bijvoorbeeld om promotionele bestellingen, cadeaubonaankopen, B2B-bestellingen of een andere door u gedefinieerde groepering te markeren. Bestel-tag-mapping zet die tags om in QuickBooks-classificatie, waarbij automatisch een QBO Klasse of Locatie wordt toegewezen aan elke bestelling die een specifieke tag bevat.

Bijvoorbeeld: als uw team alle bestellingen die via een partnerverwijzingsprogramma zijn geplaatst, tagt met een tag zoals 'partner-verwijzing', kunt u die tag toewijzen aan een speciale QuickBooks-klasse om door partners gegenereerde inkomsten bij te houden zonder handmatig werk in QBO.

Om bestel-tag-mapping in te stellen:

1. Vink Bestel-tag-mapping inschakelen aan.
2. Typ in de invoerrij de exacte Shopify-bestel-tagtekst in het veld Bestel-tag. Tags zijn hoofdlettergevoelig - voer ze exact in zoals ze in Shopify verschijnen.
3. Wijs een QuickBooks Klasse, een QuickBooks Locatie, of beide toe.
4. Klik op Toevoegen.
5. Herhaal dit voor elke tag die u wilt routeren.

Opmerking: Bestel-tag-mapping werkt op basis van exacte tekstovereenkomsten. Als een bestelling meerdere tags bevat, past LedgerPort de mapping toe voor de eerste tag in de lijst waarvoor een regel is geconfigureerd.

Geavanceerde instellingen

De sectie Geavanceerd regelt hoe vier specifieke bestelcomponenten - verzending, kortingen, fooien en factuurweergave voor de klant - worden vastgelegd in QuickBooks. Deze instellingen zijn van toepassing op elke gesynchroniseerde bestelling en moeten worden beoordeeld vóór uw eerste synchronisatie.

Verzending

Shopify brengt verzendkosten in rekening als een apart bedrag op elke bestelling. U hebt twee opties voor hoe LedgerPort deze in QuickBooks vastlegt:

• Regelitem : Verzendkosten worden als een aparte regel op de QBO-factuur of kassabon toegevoegd, met behulp van een QuickBooks-product dat u selecteert. Kies dit als u verzendinkomsten of -kosten wilt bijhouden als een afzonderlijke regel in uw rapporten. Wanneer geselecteerd, verschijnt een vervolgkeuzelijst QuickBooks-product voor verzending, selecteer het product (meestal een service-item) dat verzending vertegenwoordigt.
• Verzendveld : Verzendkosten worden geregistreerd in het native verzendbedragveld van QuickBooks op de factuur. Kies dit voor een eenvoudigere factuurlay-out waarbij het verzendbedrag onderaan verschijnt naast de belasting in plaats van als factuurregel.

Kortingen

Shopify-kortingsbedragen moeten ergens in QuickBooks worden geregistreerd. Uw opties:

• Regelitem : De korting wordt toegevoegd als een negatief regelitem op de factuur. Dit maakt de korting zichtbaar en afzonderlijk bij te houden in QBO-rapporten. Wanneer geselecteerd, verschijnt een vervolgkeuzelijst QuickBooks-product voor kortingen.
• Binnen Origineel Item : De korting wordt opgenomen in de oorspronkelijke artikelprijs, waardoor het regelitembedrag wordt verlaagd in plaats van een aparte regel toe te voegen. Dit resulteert in een schonere factuur, maar maakt het moeilijker om de totale kortingen te rapporteren.

Fooien

Als uw Shopify-winkel of POS fooien accepteert, heeft u twee opties:

• Regelitem : Fooien worden toegevoegd als een apart positief regelitem op de factuur. Selecteer een QuickBooks-product voor fooien in de vervolgkeuzelijst die verschijnt.
• Fooienveld : Fooien worden geregistreerd in het native fooienveld van QuickBooks op de transactie.

Winkelintegratie

Winkelintegratie verbindt uw QuickBooks-facturen met uw Shopify-klantaccounts, waardoor klanten hun openstaande facturen rechtstreeks vanuit de klantenportal van uw Shopify-winkel kunnen bekijken en betalen. Dit is optioneel en is alleen nuttig als uw klanten inloggen op hun Shopify-accounts en u facturen uitgeeft (gebruikelijk in B2B- en groothandelswinkels).

Winkelintegratie inschakelen:

1. Vink QuickBooks-facturen weergeven op klantaccounts aan.
2. Kies in de vervolgkeuzelijst Te tonen transacties welk transactietype klanten kunnen zien: Factuur, Verkoopbon of Beide.
3. Vink optioneel Betalingsstatus weergeven aan om te laten zien of elke factuur is betaald, gedeeltelijk is betaald of openstaat.
4. Vink optioneel Nu betalen-knop inschakelen aan om een betalingslink toe te voegen aan elke weergegeven factuur. Wanneer ingeschakeld, selecteer een Betalingslinkprovider, momenteel is QuickBooks beschikbaar, die de native betalingsportalink van QuickBooks gebruikt.

Opmerking: Winkelintegratie vereist dat uw Shopify-thema klantaccountpagina's ondersteunt. Als klanten geen toegang hebben tot het accountgedeelte van uw winkel, zijn de facturen niet zichtbaar, zelfs niet als deze instelling is ingeschakeld.

Veelgestelde vragen

Moet ik al deze instellingen configureren voordat ik begin met synchroniseren? Nee. Belastinginstellingen en de geavanceerde opties (Verzending, Kortingen, Fooien) zijn de moeite waard om te bekijken vóór uw eerste synchronisatie, aangezien deze van invloed zijn op hoe elke bestelling wordt vastgelegd. De mappingfuncties — Kanaal, Locatie, Klantsegment en Bestel tag — zijn optioneel en kunnen op elk moment worden toegevoegd. Ze zijn alleen van toepassing op bestellingen die worden gesynchroniseerd nadat de mapping is opgeslagen.

Mijn kanaal of locatie wordt niet weergegeven in de vervolgkeuzelijst. Wat moet ik controleren? LedgerPort haalt deze lijsten rechtstreeks uit uw Shopify-account. Bevestig dat het kanaal of de locatie actief is in Shopify Admin. Als het onlangs is toegevoegd, probeer dan uw huidige Sync Config-instellingen op te slaan en de Accounting-tab opnieuw te openen om een nieuwe zoekopdracht te activeren.

Kan een enkele bestelling overeenkomen met meerdere mappingregels tegelijk? Een bestelling kan tegelijkertijd overeenkomen met één kanaalmappingregel, één locatiemappingregel, één klantsegmentmappingregel en één bestel tagmappingregel, en elk kan een andere klasse of locatie toepassen. Als meerdere regels hetzelfde veld toewijzen (bijvoorbeeld, twee regels proberen beide de QBO-klasse in te stellen), heeft de laatst overeenkomende regel voorrang.

Wat gebeurt er met bestellingen die niet overeenkomen met een mappingregel? Ze worden normaal gesynchroniseerd zonder enige klasse, locatie of bankrekeningclassificatie vanuit de Accounting-tab. Uw andere Sync Config-instellingen blijven van kracht.

Ik heb Belastingen weergeven als regelitems ingeschakeld, maar mijn Belastingproduct-vervolgkeuzelijst is leeg. De vervolgkeuzelijst toont alleen items die al bestaan in uw QuickBooks-account. Maak een niet-voorraadartikel aan in QuickBooks (bijvoorbeeld, "Verkoopbelasting") en keer hier terug om het te selecteren.

Werkt de Storefront Integration Pay Now-knop onmiddellijk na het inschakelen ervan? De knop genereert een QuickBooks-betalingslink voor elke factuur. De link gaat naar het betalingsportaal van QuickBooks, dus klanten moeten de betaling daar voltooien. Als uw QuickBooks-account geen betalingsverwerking heeft ingeschakeld, werkt de link niet correct.

Als u problemen ondervindt, neem dan gerust contact met ons op door hier te klikken. Ons ondersteuningsteam kan u helpen.