Shopifyクライアント間の差異は、あなたが考えているよりも小さいです。そして、そのすべてをテンプレート化できます。これは5段階のプロセスで、所要時間も示されています。
オンボーディングのコールは2時からです。午後のすべてをブロックしました。なぜなら、前回のオンボーディングは1時間かかるはずだったのに、午後いっぱいかかったからです。
もしあなたが数人のShopifyクライアントをオンボードしたことがあるなら、そのうちのいくつかは経験したことがあるでしょう。あなたはコール中に勘定科目表の半分を再構築しました。あなたは、送信されなかったShopifyコラボレーターのリクエストを20分待ちました。コール中に「QuickBooks」がDesktop版を意味することを知りました。すべてのエンゲージメントが、クライアントの時計を気にしながら、あなたが明らかに試行錯誤している状態で、ゼロから始まるように感じられました。
ほとんどの事務所が導き出す結論は、コストのかかるものです。「すべてのeコマースクライアントはユニークであり、オンボーディングを標準化することはできない」ということです。それは嘘です。Shopifyクライアント間の差異は、ほとんどすべて勘定科目表のマッピングと履歴データの期間の2つの要素です。どちらもテンプレート化できます。残りの80％の作業は、あなたがオンボードするすべてのクライアントで同一です。
このガイドは、その80％を書き起こしたものです。ShopifyクライアントをQuickBooksに5段階でオンボードする方法、実作業時間55分、3人目のクライアントからはジュニアスタッフに引き継げるほど繰り返し可能です。
Shopifyクライアントのオンボーディングが長引く理由
オンボーディングがうまくいかないのは、作業が難しいからではありません。それは、コール前に完了すべき決定やアクセスリクエストが、コール中に発生するからです。
最悪だったオンボーディングで時間を消費したことを考えてみてください。認証情報の待ち時間。クライアントが見ている前で、どの口座にマーチャント手数料を計上すべきかを議論すること。これらは会計上の難しさではなく、シーケンスの失敗です。
解決策は構造的なものです。エンゲージメントをステージに分割し、すべての決定を可能な限り早いステージに配置し、上流のステージが完了したと確認されるまで下流のステージを開始しないことです。それが全体のメソッドです。以下の時間は、入力がスケジュール通りに到着した場合の実際の所要時間です：10 + 5 + 20 + 5 + 15 = 55分。
正直な注意点：この時計は、クライアントの既存のQuickBooksファイルが使用可能であることを前提としています。もしそれが数ヶ月分の二重計上された収入や、一度もゼロになっていないクリアリング口座を抱えている場合、それは別のエンゲージメントです — クリーンアップガイドを使用して別途スコープし、ファイルを修正してから、ここに戻ってください。破損したファイルへのオンボーディングは、単に混乱を自動化するだけです。
ステージ1：事前準備 — 10分
このステージのすべては、1週間前に送信するメールです。収集するものは次のとおりです。
- ShopifyストアのURLと管理者アクセス。接続は、ストアへの管理者またはオーナーレベルのアクセス権を持つユーザーによって承認される必要があります。クライアントが通話中に承認するか、事前に担当者に共同作業者アクセスを付与します。通話前にどちらかを確認してください。
- QuickBooks Onlineへのアクセスと、それがOnlineであることの確認。デスクトップはサポートされておらず、ライブで確認するのは、オンボーディングを頓挫させる典型的な方法です。クライアントに、貴社のログインに会計士の招待を送信してもらい、どのQuickBooks会社と同期する必要があるかを確認してください。LedgerPortでは、ビジネスの会計接続が確立されると、後で切り替えることはできません。この決定は、クライアントファイルごとに永続的です。
- バックフィルする期間。Shopifyデータからどのくらい過去の帳簿を再構築する必要がありますか？日付を尋ねてください。「1月1日から」は「しばらくの間」よりも優れています。LedgerPortのタイムマシンは、最大24か月の過去の注文データをインポートするため、2年以内のものはツールで処理され、データ入力ではありません。
返信を待っている間に、ステージ3を迅速に進めるための成果物、つまり貴社の標準的なeコマース勘定科目表を準備します。マッピングは、Shopifyデータを既存のQuickBooks勘定科目に割り当てるものであり、それらを作成するものではありません。クライアントの勘定科目に未払金勘定または手数料費用勘定がない場合は、通話前にQuickBooksに追加してください。（まだ標準勘定科目表がない場合は、このテンプレートから一度作成して、すべてのクライアントで再利用してください。）
ステージ2：接続と権限 — 5分
2つの接続は、どちらも1つのページから行われ、どちらもOAuthによって承認されます。クライアントはQuickBooksとShopify内で直接アクセスを承認し、パスワードがツールや貴社と共有されることはありません。これは、クライアントがアクセスリクエストが安全である理由を尋ねたときの答えであり、通話中に声に出して言う価値があります。
LedgerPortでは、次の順序で行います。クライアントのビジネスを作成し（1つのビジネス= 1つのShopifyストアと1つのQuickBooks会社をペアリング）、次にサイドバーで**接続**を開きます。
最初にQuickBooksを接続します。**QuickBooksを接続**をクリックし、サインインして、会社を選択し、承認します。確認すべき瞬間は会社選択です。承認をクリックする前に正しいQuickBooksファイルであることを確認してください。後で切り替えることはできません。
次にストアです。**Shopifyストアを接続**をクリックし、ストアURL（client-store.myshopify.com）を入力します。クライアントはShopify側で**アプリをインストール**をクリックします。クライアントが代わりにShopify App StoreからLedgerPortをインストールした場合、ストアはすでに接続されており、この手順は表示されなくなります。
ダッシュボードには、3つのセットアップチェックリスト項目が表示されます。「ストアを接続」、「QuickBooksを接続」、「自動同期を有効にする」です。自動同期は、現時点ではオフのままにしておきます。同期が自動で行われる前に、履歴のバックフィルと最初の検証を完了させたいからです。自動同期の有効化は、ステージ5で最後にチェックする項目です。
ステージ3：勘定科目表のマッピング — 20分
このステージはクライアントによって異なり、テンプレート化が最も難しいステージとなります。実際に重要なマッピングの決定は5つです。手数料の行き先、返金の行き先、ギフトカードの行き先、売上税の行き先、そして配送料の行き先です。それ以外のすべては、ツールが処理する製品レベルの詳細です。
ほとんどのShopifyクライアントに適用できる標準的なマッピングを以下に示します。
| Shopifyの要素 | QuickBooks勘定科目 | 勘定科目タイプ |
|---|---|---|
| 製品販売 | 売上収益 | 収入 |
| 顧客に請求された配送料 | 配送料収益 | 収入 |
| 割引 | 割引額 | 収益（相殺） |
| 返金 | 払い戻しおよび値引き | 収益（相殺） |
| 徴収された売上税 | 売上税（未払） | その他の流動負債 |
| 販売されたギフトカード | ギフトカード負債 | その他の流動負債 |
| Shopify Payments / ゲートウェイ手数料 | マーチャント処理手数料 | 費用 |
| 入金クリアリング | Shopifyクリアリング | その他流動資産 |
これらの行のうち2つは、eコマース初心者ファイルが常に間違える場所なので、ポリシーとして明記します。販売されたギフトカードは収益ではなく負債です。収益は償還時に発生します。また、返金は売上から差し引かれるのではなく、売上原価に計上されるため、クライアントの実際の返品率が可視化されたままになります。
機械的には、2つの機能によりマッピングは迅速に進みます。自動マッピングは、クライアントのShopify製品とQuickBooksの品目を比較し、SKUまたは名前が一致するものをリンクします。ワンクリックでカタログの大部分を処理でき、ゼロから構築するのではなく、レビューと上書きを行います。残りはマッピング未了として表示されるため、マッピング未了のみにフィルタリングされたドロップダウンから手動で割り当てます。
会計事務所にとっては、乗数となるのはマスターテンプレートです。LedgerPortのCPAパートナープログラムは、標準的な勘定科目表の設定を複数のクライアントに適用することをサポートします。クライアント1で費やした20分が、クライアント2の開始点となり、再構築ではなくなります。
意図的に行うべき判断が1つあります。マッピング未了項目の処理です。フォールバック項目を設定することで、マッピングしていない製品を含む注文が失敗する代わりに同期されるようにできます。これは、製品ごとのレポート作成を犠牲にしたレジリエンスです。数千の低価値SKUを持つクライアントには合理的ですが、製品レベルの利益率を求めるクライアントには不適切です。クライアントごとに、意図的に決定してください。（詳細な仕組み：製品マッピングおよび勘定科目マッピング。）
ステージ4：履歴データのバックフィル — トリガーまで5分
マッピングを設定したら、履歴をプッシュします。手動同期ページ（QuickBooksに送信と表示）には、クライアントの製品、顧客、注文、および支払いと、行ごとの同期ステータスがリストされます。合意された履歴期間を選択してプッシュするか、すべてプッシュします。タイムマシンは最大24ヶ月前までカバーします。そのため、ステージ1で日付を尋ねたのです。
プッシュはバックグラウンドで実行され、プログレスモーダルで各レコードの着陸または失敗が表示されます。トリガーには5分かかります。完了までの壁時計時間はボリュームによって異なります。これは、オンボーディングコールでの自然なコーヒーブレークです。
実行中に知っておくべきことが2つあります。まず、重複排除保証：同期済みステータスのレコードは、再プッシュ時にスキップされ、失敗したレコードは重複するのではなく再試行されます。マッピングを修正した後のプッシュは常に安全です。次に、注意すべき点：マッピングされていないエンティティを含む注文はエラーを記録し、QuickBooksに投稿されません。これは正しい動作です。保留中の注文は修正可能ですが、誤って投稿された注文はクリーンアップが必要です。ステージ5はこれをチェックします。
ステージ5：最初の照合チェック — 15分
「同期が実行された」でクライアントをライブにしないでください。「出力が検証された」でライブにしてください。2つのチェックを順番に実行します。
チェック1：監査ログ。すべての同期試行は、ステータス（同期済み、エラー、保留中、または一時停止中）を持つログエントリを書き込みます。監査ログを開き、ステータスをエラーにフィルタリングします。これが注意が必要なすべてのものの完全なリストであり、空のリストがクリーンな状態です。エラー行を展開すると、詳細列に失敗した内容が表示されます。最初の同期で実際に表示されるのは、商品がマッピングされていません（マッピングに戻ってマッピングしてください）とQuickBooksに顧客が見つかりませんの2つです。後者の修正には1つの設定があります。顧客ごとの追跡が必要ない場合は、顧客戦略を汎用に切り替えて、すべての未一致の顧客を1つのQuickBooks顧客にルーティングします。
修正後、手動同期から影響を受けたレコードを再プッシュし、エラーに再フィルタリングして、リストが空であることを確認します。（監査ログの読み取りとフィルタリングには、すべてのフィルタが含まれています。）
チェック2：1つの支払いサイクルを最初から最後までトレースします。最近のShopifyの支払いを選択し、QuickBooksで追跡します。売上総額、経費アカウントへの手数料、収益勘定への返金、および差金決済勘定がサイクル全体でゼロになるように、銀行預金と一致する純額。完全に一致する1つの支払いは、マッピング、手数料の分離、および差金決済フローを単一のトレースで証明します。（支払いと預金が異なる理由と、自動化された方法がそれらを一致させている方法は、支払い照合ガイドで説明されています。）
両方のチェックに合格しましたか？自動同期を有効にします。セットアップチェックリストの3番目のボックスです。ここからクライアントは自動的に実行されます。
引き継ぎチェックリスト
オンボーディングを実行したスタッフメンバーが、これをパートナーに渡します。すべてのボックスがチェックされているということは、クライアントがライブとしてマークされていることを意味します。チェックされていないボックスは、会話がどれほどスムーズに進んだとしても、エンゲージメントが完了していないことを意味します。
- QuickBooks OnlineとShopifyの両方で、接続ページに接続済みと表示されます
- 承認前に、QuickBooksの会社が正しいことを確認してください（後で切り替えることはできません）
- 会計勘定科目のマッピングは、事務所の標準テンプレートと一致していること。逸脱は文書化されていること
- 手数料、返金、ギフトカード、売上税、配送料は、それぞれ上記の表に従ってマッピングされていること
- マッピングされていない項目の処理は、意図的に決定されていること（フォールバックのオン/オフ）および記録されていること
- 合意された全期間の日付範囲で履歴ウィンドウがプッシュされていること
- 監査ログを「エラー」でフィルタリングすると、ゼロ行になること
- 1つの支払いについて、最初から最後まで追跡すること：総額 → 手数料 → 返金 → 純額 = 銀行預金、クリアリングはゼロになること
- 自動同期が有効になっていること
- 事務所のアカウントにクライアントファイルが追加され、スタッフロールが割り当てられていること
最後のボックスが、これを委任可能にしています。各クライアントは、1つの事務所ログインの下にある個別のビジネスであるため、スタッフは請求や他のクライアントの設定に触れることなく、クライアントファイル上でプロセス全体を実行できます。これが、オンボーディングがパートナーの仕事でなくなる時点です。
2人目のクライアントは25分
これがテンプレート化された後に起こることです。2番目のShopifyクライアントは約25分かかります。なぜなら、事前通話メールはすでに書かれており、標準チャートはすでに構築されており、マスターテンプレートは再構築する代わりにマッピングを適用するからです。5番目のクライアントは15分で、スタッフがあなたが請求可能な作業をしている間に実行します。
それはクライアントタイプの経済性を変えます。Eコマースのエンゲージメントを避けている事務所は、標準化されていないオンボーディングの苦痛について間違っているわけではありません。標準化できないと考えているのが間違いです。反復可能な55分間のオンボーディングは、Eコマースクライアントを損失リーダーではなく収益性の高いセグメントにするもの、そしてエンゲージメントの価格設定をクリーンアップ時間ではなく価値に基づいて正当化するものです。
ツールは同じように拡張されます。パートナープログラムは、この正確なワークフローを中心に構築されています。1つのダッシュボードからの階層的なクライアント管理、事務所レベルでの一括請求、収益分配またはパススルークライアント割引（選択可能）、そしてLedgerPortチームがクライアントを接続し、最初の同期をあなたと共に調整するホワイトグローブオンボーディングです。
最初のクライアントは私たちと一緒に実行しましょう
これで、5つのステージ、標準マッピングテーブル、および引き継ぎチェックリストができました。すべてが紙の上で55分です。それを現実に近づける最速の方法は、それを数百回行ったことがある人と一緒に一度実行することです。
CPAオンボーディングコールを予約する→と、最初のShopifyクライアントの接続、マッピング、バックフィル、および支払い追跡についてご案内します。これにより、2番目のクライアントは本当に25分で完了します。
